La pérennité de la mentalité "si ce n'est pas cassé, ne le réparez pas" en ce qui concerne les systèmes contractuels n'est pas surprenante. Dans la plupart des entreprises, la fonction contractuelle reste, du moins en partie, du ressort des conseillers juridiques internes et externes. De par leur formation, les juristes sont conservateurs et résistants au changement.

Pourtant, même le service juridique le plus déterminé reconnaît que la passation de contrats est source d'inefficacité, qu'il s'agisse de documents égarés, de clauses contractuelles erronées ou de la difficulté pure et simple de suivre les obligations d'une entreprise dans tout un ensemble d'accords.

Pendant des décennies, ces inefficacités ont semblé insolubles, un coût fixe de l'activité. Ce n'est plus le cas aujourd'hui. Voici les améliorations que les entreprises peuvent désormais apporter à leur système contractuel en mettant en œuvre une plateforme configurable de gestion du cycle de vie des contrats (CLM).

Une bibliothèque intelligente du contenu des contrats

Commençons par les bases. Une plateforme CLM est le pivot d'un système contractuel. Elle s'intègre à toutes les fonctions contractuelles d'une entreprise. La mise en œuvre comprend idéalement la numérisation et la centralisation de chaque contrat dans le système contractuel existant, en remontant aussi loin que possible dans le système. Cela constitue le corpus contractuel de l'entreprise.

Une solution CLM sert de dépôt au corpus. Il ne s'agit toutefois pas d'un simple dossier sur un serveur. Une plateforme CLM agit comme un archiviste de recherche intelligent qui tire parti de l'apprentissage automatique alimenté par l'IA pour analyser le corpus, le rendant non seulement consultable par mots, mais aussi par concepts.

Vous voulez savoir combien de contrats, au fil des ans, comportaient des clauses d'indemnisation réciproque ? Une plateforme CLM peut vous le dire. Vous avez besoin d'exemples de modèles de contrats de vente que vous avez historiquement exécutés avec des clients dans une juridiction particulière ? C'est simple. Votre système de contrats ne souffrira plus jamais de surcharge de contenu ou de myopie. Au contraire, votre système contractuel mettra l'ensemble du contenu substantiel du corpus à votre portée dans un format utile et fonctionnel.

Un flux de travail efficace et sans frustration pour la passation des marchés

Le courrier électronique et le traitement de texte ont constitué des avancées technologiques considérables pour le monde des affaires, mais nous sommes toujours étonnés de constater que la plupart des systèmes contractuels ont intégré ces avancées dans des modes de conclusion de contrats qui semblaient familiers aux hommes d'affaires qui rédigeaient leurs contrats à la main.

Qui ne s'est jamais arraché les cheveux en essayant de suivre les multiples "versions" d'un projet de contrat rédigé en rouge et transmis par courrier électronique ? Qui n'a jamais étouffé des larmes de frustration en examinant la version "finale entièrement exécutée" d'un accord, en découvrant des termes copiés-collés à partir d'un modèle qui fait référence au mauvais client, ou des paragraphes mal numérotés qui rendent les références croisées internes ambiguës ? Depuis des décennies, les systèmes contractuels mènent une bataille perdue d'avance contre ces problèmes.

Grâce à une plateforme CLM complète et configurable, votre entreprise peut enfin rationaliser le processus d'élaboration, de négociation et d'exécution d'un contrat. Une solution CLM simplifie l'élaboration des contrats en intégrant le processus de rédaction et d'assemblage des documents à partir d'un modèle de contenu approuvé. En fait, il s'agit d'un cahier des charges juridique complet contenant des clauses de repli acceptables.

En outre, une solution CLM permet aux parties prenantes concernées d'accéder à une plateforme de négociation unique. Elle assure le suivi des modifications dans un format intelligent et facile à suivre. Elle aide à la relecture pour détecter les erreurs et les incohérences. Elle recueille les signatures électroniques, distribue la version d'exécution finale aux parties et incorpore le nouvel accord dans le corpus archivé. En bref, c'est le système contractuel dont vous avez toujours rêvé. Pas d'arrachage de cheveux. Pas de larmes.

Un suivi constant et diligent des contrats

L'un des défis particuliers posés par les systèmes contractuels existants est de rester au fait des contrats en cours pour en garantir l'exécution et la conformité, et d'examiner les nouveaux contrats pour éviter de créer des tensions avec les obligations existantes. Les risques liés à une mauvaise exécution de cette tâche se répercutent sur toutes les facettes de l'entreprise.

Par exemple, en l'absence d'une communication claire et d'une gestion active, les promesses faites aux clients par une équipe de vente agressive peuvent causer des problèmes à un service d'approvisionnement qui doit jongler avec les relations avec les fournisseurs. Votre service financier doit surveiller de près l'impact que la formulation des contrats peut avoir sur la date de comptabilisation des revenus pour les déclarations fiscales et les rapports réglementaires.

Vos services opérationnels et juridiques doivent se prémunir contre le risque permanent de ne pas respecter une date limite pour demander ou envoyer un avis critique à un cocontractant défaillant. Nous pourrions continuer ainsi longtemps, mais il suffit de dire que si un système contractuel ne contrôle pas efficacement les performances et la conformité, les conséquences peuvent causer des dommages durables à l'entreprise.

Heureusement, vous pouvez aujourd'hui configurer une plateforme CLM comme ContractRoom pour réduire ce risque. Pour ne citer que quelques exemples, vous pouvez configurer une solution CLM pour :

• Tenez vos dirigeants au courant des étapes de performance et des mesures de conformité ;
• Suivez et signalez les délais de livraison pour aider vos équipes à coordonner leurs efforts ;
• mettre en place des alertes lorsqu'une contrepartie semble avoir enfreint une disposition clé ; et
• Contrôler la manière dont les membres de l'équipe exécutent les tâches prévues par le contrat.

En bref, lorsque votre système contractuel est intégré à une plateforme CLM, il passe du statut de collection passive de documents et de pratiques à celui de participant actif, 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, qui veille à ce que votre entreprise et vos contreparties respectent leurs promesses mutuelles.

[bctt tweet="La bonne solution CLM, soutenue par le bon partenaire/fournisseur, peut rendre l'amélioration de votre système contractuel relativement indolore." via="no"]