Das Fortbestehen der "Wenn es nicht kaputt ist, sollte man es nicht reparieren"-Mentalität, wenn es um Vertragssysteme geht, ist nicht überraschend. Die Vertragsgestaltung bleibt in den meisten Unternehmen zumindest teilweise den internen und externen Rechtsberatern vorbehalten. Juristen sind von ihrer Ausbildung her eher konservativ und resistent gegenüber Veränderungen.

Doch selbst die eingefleischtesten Rechtsabteilungen wissen, dass die Vertragsgestaltung voller Ineffizienzen ist, von verlegten Dokumenten über fehlerhafte Vertragsbedingungen bis hin zur schieren Schwierigkeit, den Überblick über die Verpflichtungen eines Unternehmens in einer ganzen Reihe von Vereinbarungen zu behalten.

Jahrzehntelang schienen diese Ineffizienzen unüberwindbar, ein fester Kostenfaktor im Geschäftsleben zu sein. Das ist vorbei. Hier sind die Verbesserungen, die Unternehmen durch die Implementierung einer konfigurierbaren CLM-Plattform (Contract Lifecycle Management) für ihr Vertragssystem erzielen können.

Eine intelligente Bibliothek mit Vertragsinhalten

Beginnen wir mit den Grundlagen. Eine CLM-Plattform dient als Drehscheibe eines Vertragssystems. Sie ist in alle Vertragsfunktionen eines Unternehmens integriert. Die Implementierung umfasst idealerweise die Digitalisierung und Zentralisierung aller Verträge im alten Vertragssystem, soweit das System zurückreicht. Dies stellt den Vertragsbestand des Unternehmens dar.

Eine CLM-Lösung dient als Repository für den Korpus. Dabei handelt es sich jedoch nicht nur um einen Ordner auf einem Server. Eine CLM-Plattform fungiert als intelligenter Forschungsarchivar, der KI-gestütztes maschinelles Lernen nutzt, um das Korpus zu analysieren und zu analysieren, sodass es nicht nur nach Wörtern, sondern auch nach Konzepten durchsucht werden kann.

Möchten Sie wissen, wie viele Verträge im Laufe der Jahre gegenseitige Haftungsfreistellungsklauseln enthielten? Eine CLM-Plattform kann Ihnen das sagen. Benötigen Sie Mustervorlagen für Verkaufsverträge, die Sie in der Vergangenheit mit Kunden in einer bestimmten Rechtsordnung abgeschlossen haben? Ganz einfach. Ihr Vertragssystem wird nie wieder unter Inhaltsüberlastung oder Kurzsichtigkeit leiden. Stattdessen stellt Ihnen Ihr Vertragssystem den gesamten materiellen Inhalt des Korpus in einem nützlichen und funktionalen Format zur Verfügung.

Ein effizienter, frustfreier Arbeitsablauf bei Vertragsabschlüssen

E-Mail und Textverarbeitung bedeuteten für die Geschäftswelt einen gewaltigen technologischen Sprung nach vorn, aber wir finden es immer noch erstaunlich, wie die meisten Vertragssysteme diese Fortschritte in eine Vertragsform gezwängt haben, die Geschäftsleuten, die Verträge mit der Hand verfasst haben, vertraut war.

Wer hat sich nicht schon einmal die Haare gerauft bei dem Versuch, den Überblick über immer neue "Versionen" eines rot umrandeten Vertragsentwurfs zu behalten, der per E-Mail hin- und hergeschickt wurde? Wer, der noch Haare übrig hat , hat nicht schon einmal Tränen der Frustration verdrückt, als er die "vollständig ausgeführte Endfassung" eines Vertrags durchgesehen hat und dabei feststellte, dass die aus einer Vorlage ausgeschnittene und eingefügte Sprache sich auf den falschen Kunden bezieht oder dass die Absätze falsch nummeriert sind, so dass interne Querverweise unklar sind? Vertragssysteme haben jahrzehntelang einen aussichtslosen Kampf gegen diese Probleme geführt.

Mit einer umfassenden, konfigurierbaren CLM-Plattform kann Ihr Unternehmen endlich den Prozess der Vertragszusammenstellung, -verhandlung und -ausführung rationalisieren. Eine CLM-Lösung vereinfacht die Erstellung von Verträgen, indem sie den Prozess des Entwurfs und der Zusammenstellung von Dokumenten anhand einer Vorlage mit genehmigten Inhalten integriert. Es ist sogar Ihr komplettes juristisches Regelwerk mit akzeptablen Ausweichklauseln.

Darüber hinaus bietet eine CLM-Lösung den relevanten Akteuren Zugang zu einer einzigen Verhandlungsplattform. Sie verfolgt Änderungen in einem intelligenten, leicht zu verstehenden Format. Sie hilft beim Korrekturlesen auf Fehler und Unstimmigkeiten. Sie sammelt elektronische Unterschriften, verteilt die endgültige Ausführungsversion an die Parteien und integriert die neue Vereinbarung in den archivierten Korpus. Kurz gesagt, es ist das Vertragssystem, von dem Sie schon immer geträumt haben. Kein Haareraufen. Keine Tränen.

Eine ständige, sorgfältige Vertragsüberwachung

Eine besondere Herausforderung bei bestehenden Vertragssystemen besteht darin, die laufenden Verträge im Auge zu behalten, um ihre Erfüllung und Einhaltung sicherzustellen, und neue Verträge zu prüfen, um Spannungen mit bestehenden Verpflichtungen zu vermeiden. Die Risiken, die entstehen, wenn diese Aufgabe nicht gut erledigt wird, durchdringen alle Facetten eines Unternehmens.

Ohne klare Kommunikation und aktives Management können beispielsweise die Versprechen, die ein aggressives Vertriebsteam seinen Kunden macht, die Beschaffungsabteilung beim Jonglieren mit den Lieferantenbeziehungen in Schwierigkeiten bringen. Ihre Finanzabteilung muss die Auswirkungen der Vertragsformulierung auf den Zeitpunkt der Umsatzrealisierung für die Steuererklärung und die aufsichtsrechtliche Berichterstattung genau im Auge behalten.

Ihre Betriebs- und Rechtsabteilungen müssen sich gegen die ständige Gefahr wehren, eine Frist zu versäumen, um eine Forderung an eine säumige Gegenpartei zu stellen oder eine kritische Mitteilung an diese zu senden. Die Liste ließe sich beliebig fortsetzen, aber es genügt zu sagen, dass ein Vertragssystem, das die Leistung und Einhaltung von Verträgen nicht wirksam überwacht, dauerhafte Schäden für ein Unternehmen verursachen kann.

Glücklicherweise können Sie heute eine CLM-Plattform wie ContractRoom so konfigurieren, dass dieses Risiko gemindert wird. Um nur ein paar Beispiele zu nennen: Sie können eine CLM-Lösung einrichten, um:

• Halten Sie Ihre Führungskräfte über Leistungsmeilensteine und Konformitätskennzahlen auf dem Laufenden;
• Verfolgen Sie die Liefertermine und erstellen Sie Berichte, damit Ihre Teams ihre Arbeit koordinieren können;
• Einrichtung von Warnmeldungen für den Fall, dass eine Gegenpartei gegen eine wichtige Bestimmung verstoßen zu haben scheint; und
• Überwachen Sie, wie gut die einzelnen Teammitglieder die vertraglich vorgeschriebenen Aufgaben erfüllen.

Kurz gesagt, wenn Ihr Vertragssystem in eine CLM-Plattform integriert ist, verwandelt es sich von einer passiven Sammlung von Dokumenten und Praktiken in einen aktiven Teilnehmer, der rund um die Uhr dafür sorgt, dass Ihr Unternehmen und Ihre Vertragspartner ihre gegenseitigen Versprechen erfüllen.

[bctt tweet="Mit der richtigen CLM-Lösung, die vom richtigen Partner/Anbieter unterstützt wird, kann die Verbesserung Ihres Vertragssystems relativ mühelos erfolgen." via="no"]