La persistencia de la mentalidad de "si no está roto, no lo arregles" en lo que respecta a los sistemas de contratación no es sorprendente. La función contractual en la mayoría de las empresas sigue siendo, al menos en parte, competencia de asesores jurídicos internos y externos. Por formación, los abogados son conservadores y reacios al cambio.

Y, sin embargo, hasta el departamento jurídico más inamovible reconoce que la contratación está plagada de ineficiencias, desde documentos extraviados a cláusulas contractuales erróneas, pasando por la mera dificultad de hacer un seguimiento de las obligaciones de una empresa en todo un corpus de acuerdos.

Durante décadas, esas ineficiencias parecían insuperables, un coste fijo de la actividad empresarial. Ahora ya no. He aquí las mejoras que las empresas pueden introducir ahora en su sistema de contratos mediante la implantación de una plataforma configurable de gestión del ciclo de vida de los contratos (CLM).

Una biblioteca inteligente de contenidos contractuales

Empecemos por lo básico. Una plataforma de CLM es el núcleo de un sistema de contratos. Se integra en todas las funciones de contratación de una empresa. Lo ideal es que la implantación incluya la digitalización y centralización de todos los contratos del sistema de contratos heredado hasta donde llegue el sistema. Esto constituye el corpus de contratación de la empresa.

Una solución CLM sirve de repositorio del corpus. No se trata sólo de una carpeta en un servidor. Una plataforma de CLM actúa como un archivador de investigación inteligente que aprovecha el aprendizaje automático basado en IA para analizar el corpus y hacer que no solo se puedan buscar palabras, sino también conceptos.

¿Quiere saber cuántos contratos han incluido cláusulas de indemnización cruzada a lo largo de los años? Una plataforma de CLM puede decírselo. ¿Necesita modelos de contratos de venta que haya celebrado históricamente con clientes de una jurisdicción determinada? Muy sencillo. Su sistema de contratos nunca volverá a sufrir de sobrecarga de contenido o miopía. En lugar de eso, su sistema de contratos pondrá a su alcance todo el contenido sustantivo del corpus en un formato útil y funcional.

Un flujo de trabajo de contratación eficaz y sin frustraciones

El correo electrónico y el tratamiento de textos constituyeron grandes avances tecnológicos para el mundo de los negocios, pero nos sigue pareciendo asombroso cómo la mayoría de los sistemas contractuales metieron con calzador esos avances en modos de contratación que resultarían familiares a los empresarios que redactaban los contratos a mano.

¿Quién no se ha tirado de los pelos intentando seguir la pista a las "versiones", cada vez más numerosas, de un borrador de contrato redactado en rojo y enviado por correo electrónico? ¿A quién no se le han saltado las lágrimas de frustración al revisar la versión "final completamente ejecutada" de un acuerdo, al descubrir que se ha cortado y pegado un texto de una plantilla que se refiere al cliente equivocado, o que hay párrafos mal numerados que hacen que las referencias cruzadas internas sean ambiguas? Durante décadas, los sistemas contractuales han librado una batalla perdida contra estos problemas.

Con una plataforma de CLM completa y configurable, su empresa puede agilizar por fin el proceso de elaboración, negociación y ejecución de un contrato. Una solución de CLM simplifica la elaboración de contratos integrando el proceso de redacción y montaje de documentos a partir de una plantilla de contenido aprobado. De hecho, se trata de un manual jurídico completo de cláusulas alternativas aceptables.

Además, una solución de CLM permite a las partes interesadas acceder a una única plataforma de negociación. Realiza un seguimiento de los cambios en un formato inteligente y fácil de seguir. Ayuda a corregir errores e incoherencias. Recoge firmas electrónicas, distribuye la versión final de ejecución a las partes e incorpora el nuevo acuerdo al corpus archivado. En resumen, es el sistema de contratos con el que siempre has soñado. Sin tirones de pelo. Sin lágrimas.

Un seguimiento constante y diligente del contrato

Un reto particular de los sistemas de contratos heredados es la tarea de mantenerse al tanto de los contratos actuales para garantizar su ejecución y cumplimiento, y examinar los nuevos contratos para evitar crear tensiones con las obligaciones existentes. Los riesgos de no hacer bien este trabajo afectan a todas las facetas de la empresa.

Por ejemplo, sin una comunicación clara y una gestión activa, las promesas hechas a los clientes por un equipo de ventas agresivo pueden causar estragos en el departamento de compras a la hora de hacer malabarismos con las relaciones con los proveedores. El departamento financiero debe vigilar de cerca el impacto que el lenguaje contractual puede tener en el momento de reconocer los ingresos a efectos de presentación de declaraciones fiscales e informes reglamentarios.

Sus departamentos de operaciones y jurídico deben defenderse contra el peligro siempre presente de perder un plazo para realizar una demanda o enviar un aviso crítico a una contraparte morosa. Podríamos seguir y seguir, pero baste decir que si un sistema de contratos no supervisa eficazmente el rendimiento y el cumplimiento, las consecuencias pueden causar daños duraderos a una empresa.

Afortunadamente, hoy en día se puede configurar una plataforma de CLM como ContractRoom para mitigar este riesgo. Por poner solo algunos ejemplos, puede configurar una solución de CLM para:

• Mantenga al día a sus directivos sobre los hitos de rendimiento y las métricas de cumplimiento;
• Realice un seguimiento e informe de los plazos de entrega para ayudar a sus equipos a coordinar sus esfuerzos;
• Establecer alertas para cuando una contraparte parezca haber incumplido una disposición clave.
• Supervisar la forma en que cada miembro del equipo ejecuta las tareas requeridas por contrato.

En resumen, cuando su sistema de contratos vive dentro de una plataforma de CLM, pasa de ser una colección pasiva de documentos y prácticas a un participante activo las 24 horas del día, los 7 días de la semana, para garantizar que su empresa y sus contrapartes cumplen sus promesas mutuas.

[bctt tweet="La solución CLM adecuada, con el apoyo del socio/proveedor adecuado, puede hacer que la mejora de su sistema de contratos sea relativamente indolora." via="no"]