Antes los conocíamos como «soluciones de escaneo». Con la llegada del CD a mediados de los años 80, apareció de repente un nuevo medio para almacenar datos que garantizaba que estos no pudieran ser manipulados.
Muchos proveedores de software se subieron a este «carro» y comenzaron a ofrecer soluciones para almacenar datos en CD a prueba de manipulaciones.
Al principio, las soluciones se centraban en almacenar los resultados de las aplicaciones principales, como informes diarios, estados financieros, etc. El concepto se conoció como COLD ( Computer Output to Laser Disc, salida de ordenador a disco láser). Gracias a la indexación automática de dicha información, los usuarios empresariales encontraron una forma de almacenar y recuperar al instante los documentos que, históricamente, se imprimían y almacenaban en papel de tamaño A3.
El crecimiento del almacenamiento de contenidos digitales
A medida que el coste del hardware de escaneo comenzó a bajar, los proveedores de software adaptaron rápidamente sus soluciones de gestión documental para dar cabida tanto a los documentos escaneados como a los COLD.
Unos años más tarde, otros tipos de correspondencia, como correos electrónicos y documentos de MS-Office, comenzaron a almacenarse en los mismos sistemas.
Hoy en día, las soluciones de gestión documental se conocen como gestión de contenidos o gestión de contenidos empresariales (ECM). Ofrecen la posibilidad de almacenar electrónicamente todo tipo de documentación relacionada con una empresa y poner esa información a disposición de cualquier persona autorizada para verla de forma instantánea.
Esta «única fuente de verdad» se ha convertido en la columna vertebral de la mayoría de las organizaciones, desde los servicios financieros hasta la logística y los hospitales, y, de hecho, cualquier tipo de negocio en el que sea esencial un acceso rápido y fácil a la documentación. Es posible que muchos usuarios empresariales ni siquiera sepan dónde se almacena su contenido, ya que podrían acceder a él fácilmente desde su aplicación principal a través de una API invisible.
Por supuesto, el fácil acceso no es el único factor determinante; la planificación de la continuidad del negocio depende en gran medida de que la documentación se conserve de forma segura en caso de incendio, inundación o cualquier otro tipo de desastre. El servicio de atención al cliente mejora considerablemente cuando un agente tiene toda la información relevante a su alcance al responder a una llamada de un cliente, y las empresas dependen del nivel de servicio al cliente que ofrecen para sobrevivir o fracasar.
¿Qué se debe buscar en una solución moderna de gestión de contenidos empresariales?
Para satisfacer las exigencias de segmentos altamente regulados y complejos, como los servicios financieros, la sanidad y similares, las organizaciones deben seleccionar entre los distintos productos de software ECM aplicando un riguroso conjunto de criterios de evaluación:
Volumen de datos – ¿Puede el software ECM gestionar grandes cantidades de datos cada hora, cada día, almacenándolos automáticamente de forma segura para su recuperación las 24 horas del día, los 7 días de la semana?
Cumplimiento –¿La solución ayuda a cumplir con las normativas de gobernanza de la información al permitirle implementar fácilmente los requisitos esenciales de cumplimiento?
Minería de datos – ¿Te permite extraer grandes cantidades de datos de innumerables documentos, aplicando múltiples rangos y parámetros para encontrar resultados exactos?
Gestión de registros – ¿Se simplifica mucho más la gestión de registros, permitiendo a los usuarios elegir qué documentos y ¿Cómo se conservan los datos de forma segura, durante cuánto tiempo e incluso cómo se configura la eliminación automática al caducar los datos?
Gestión del flujo de trabajo – ¿La capacidad de flujo de trabajo del software ECM permite tanto el enrutamiento simplificado de documentos como la gestión compleja de procesos empresariales (BPM), lo que brinda a los usuarios flexibilidad para adaptarse a diferentes necesidades de procesos?
Podría decirse que la solución ECM adecuada no solo es relevante para la organización sin papel, sino que es fundamental para facilitar la organización sin papel.
