Me encanta mi trabajo como diseñador de UX/UI, porque me inspira a crear y construir desde cero cosas que aportan un valor significativo y cuantificable. El diseño de un mejor software de retención legal es un ejemplo perfecto.
En este caso, en particular, se me permitió resolver un problema de forma creativa y tener un impacto positivo en las personas y las organizaciones. ¿Cómo? Mejorando uno de los procesos más comunes y, sin embargo, más importantes de cualquier departamento jurídico.
El guante
Hace más de dos años, se me planteó un reto: resolver el problema de la retención legal. Crear y diseñar una solución de software que abordara los mayores dilemas a la hora de gestionar el proceso integral de ejecución de las retenciones legales.
¿Cuáles son los problemas? Cualquiera que trabaje en el ámbito de la retención legal le dirá que los problemas asociados con los enfoques tradicionales o manuales para ejecutar la retención legal son que son complicados, costosos, propensos a errores y están cargados de riesgos, ya que hay mucho en juego en su ejecución competente.
Esos fueron los problemas que dieron lugar a la misión: diseñar una solución SaaS de retención legal que simplificara enormemente todo el proceso de retención legal de principio a fin y, al mismo tiempo, redujera los costes y los riesgos del personal jurídico.
Esta solución tendría que ser lo suficientemente completa y potente como para gestionar todas las complejidades que conlleva la ejecución de retenciones legales competentes y defendibles, pero al mismo tiempo sencilla e intuitiva, de modo que los usuarios tuvieran una curva de aprendizaje mínima y un gran deseo de utilizarla y experimentar todas las ventajas que podría ofrecer.
Una fuente inesperada de inspiración para el diseño
Mi objetivo macro general era diseñar un producto que fuera intuitivo de forma natural, en el que el usuario nunca se preguntara qué debía hacer a continuación. Una de mis fuentes de inspiración provino de un lugar inesperado: TurboTax. Su fama se debía a que había conseguido convertir el proceso de declaración de impuestos, totalmente intimidante y complejo, en algo fácil y nada intimidante, guiando al usuario a través de cada paso del proceso para completar su declaración de impuestos (y, con suerte, obtener una devolución).
Esa es exactamente la misma situación o problema que quería resolver con el proceso de retención legal. Pensé que si TurboTax podía hacerlo con algo tan complicado como los impuestos, entonces yo debería tomar nota de su estrategia de UX/UI y aplicarla a la solución de software de retención legal que necesitaba diseñar, y eso es exactamente lo que hice.
Mi objetivo era diseñar un software de retención legal intuitivo con una interfaz limpia y moderna, un proceso autoguiado y una formación mínima. Los usuarios nunca deberían tener que preguntarse qué hacer a continuación o cómo hacerlo.
Nuestro equipo era pequeño, pero estaba muy motivado para resolver el problema de la retención legal. Éramos un grupo muy unido y nos convertimos en muy buenos narradores, y eso es exactamente lo que se necesita para diseñar una solución: hay que conocer las historias relevantes.
El factor X
Para comprender e interiorizar verdaderamente las historias y diseñar algo moderno e intuitivo, necesitábamos un «factor X»: el conocimiento tribal de personas reales dedicadas a las operaciones legales que se encontraban en primera línea del proceso de retención legal.
Son personas que comprendieron a la perfección los matices de este complejo proceso con un nivel de detalle que nuestro equipo nunca habría podido alcanzar. Hay cosas que simplemente no se pueden prever ni conocer desde el punto de vista de un diseñador, por lo que este tipo de conocimientos y orientación fueron fundamentales para nosotros a la hora de diseñar el producto.
Desde el primer día tomamos la decisión de crear y desarrollar nuestra solución de retención legal en Asociación y colaboración con más de 40 de nuestros clientes de operaciones jurídicas. que contaba con la experiencia y los conocimientos prácticos que necesitábamos para crear, sin lugar a dudas, la solución más potente y fácil de usar del mercado.
La decisión de asociarnos con nuestros clientes fue el factor X que necesitábamos. Nunca había diseñado un producto que contara con tanta colaboración y asociación con usuarios reales. Creo sinceramente que esta es la razón por la que estamos recibiendo comentarios tan positivos de los clientes, los clientes potenciales y el mercado.
Mitratech estuvo presente en LegalTech New York la semana pasada, y nuestro stand estuvo literalmente abarrotado de gente haciendo cola para ver una demostración de nuestro producto recién lanzado, LegalHold. La respuesta positiva al producto ha sido increíble y muy gratificante para mí personalmente y para todo nuestro equipo.
Implacables en nuestra búsqueda de opiniones
Fuimos implacables en cuanto a la minuciosidad de los comentarios que pedimos a nuestros clientes de Legal Ops que se embarcaron en este viaje con nosotros. A medida que compartíamos procesos, diseños y flujos de trabajo, obteníamos comentarios directos de nuestro grupo de usuarios. Si algo no les parecía lógico, recabábamos sus comentarios específicos y volvíamos atrás para realizar los cambios necesarios que resolvieran sus problemas o inquietudes sobre la interacción con el software de retención legal. A veces, tomaba sus comentarios y volvía con opciones A/B para poder probar cuáles eran las que tenían una acogida más positiva.
Trabajamos en ciclos de tres semanas y mostrábamos a nuestro grupo de clientes lo que teníamos previsto crear durante las tres semanas siguientes, recabando sus opiniones antes de empezar a trabajar para poder incorporarlas. Este proceso funcionó muy bien y validó nuestro diseño para el siguiente ciclo, a lo largo de todo el desarrollo del producto.
Los perfiles bien definidos y comprendidos fueron otro factor clave que nos proporcionó nuestro grupo de usuarios y que nos aportó un nivel increíble de detalle y comprensión. ¿Quiénes eran? ¿Cuáles eran sus dificultades? ¿Cuáles eran sus retos? ¿Cuáles eran sus motivaciones? ¿Cuáles eran sus comportamientos? ¿Con quién trabajaban y cómo? El nivel de detalle y comprensión que pudimos obtener de nuestro grupo de usuarios no tiene precio.
Una experiencia gratificante
¿La experiencia de trabajar con un equipo tan dedicado y motivado, que trabajó sin descanso para crear una solución SaaS intuitiva y de vanguardia que resolviera los mayores retos de los enfoques manuales o tradicionales para gestionar las retenciones legales? Ha sido muy gratificante y satisfactorio.
También puedo afirmar con total seguridad que LegalHold no sería el producto que es hoy en día si no fuera por la colaboración y los comentarios constantes que recibimos de nuestro grupo de usuarios de Legal Ops, que nos ayudaron a crear la solución de retención legal más potente e intuitiva del mercado. Desde cada guion gráfico y botón hasta cada flujo de trabajo y elemento de diseño, nos acompañaron en cada paso del camino, ayudándonos a dar forma y moldear el producto final.
Hace más de dos años, se nos presentó el reto del software de retención legal.
Dos años después, puedo decir con orgullo que respondimos con LegalHold.
