Business Intelligence - Prendre de meilleures décisions grâce aux données.

Il s'agit de la collecte et de l'analyse de données provenant de sources départementales et sectorielles afin de fournir des informations commerciales et d'améliorer la prise de décision par les utilisateurs finaux. Une solution ELM de premier ordre vous fournira le moteur dont vous avez besoin pour obtenir des informations exploitables sur les données grâce à des tableaux de bord interactifs, pour créer et exécuter des rapports standard et complexes et pour effectuer des recherches dans votre source unique de vérité. Idéalement, vous devriez également être en mesure d'intégrer des données pertinentes provenant d'autres systèmes et sources.

Gestion financière - Maximisez vos ressources en établissant un budget solide et en contrôlant les dépenses.

À une époque où les budgets des entreprises se resserrent mais où le service juridique est de plus en plus sollicité, il est essentiel de gérer les budgets des départements et des dossiers, de suivre les régularisations et les prévisions, d'identifier les tendances en matière de dépenses, de trouver des économies potentielles et des possibilités d'amélioration de l'efficacité. Votre solution ELM devrait vous permettre de créer des budgets automatiquement lors de la création d'un dossier et de vous assurer que toutes les données sont incluses, de budgétiser à plusieurs niveaux, de suivre les régularisations et les réalisations jusqu'au niveau du dossier, de la phase et de la tâche, et d'automatiser les notifications lorsque les étapes du budget sont franchies. 

Gestion des entreprises et des fournisseurs - Développer des relations extérieures porteuses de valeur ajoutée

Les services juridiques devraient diriger la création d'un programme de gestion des cabinets externes et des fournisseurs de services afin d'assurer un soutien de qualité aux avocats externes aux bons tarifs et dans le cadre de conventions d'honoraires optimales. Si votre solution est complète, elle devrait utiliser une combinaison de tableaux de bord et de cartes de pointage pour fournir des informations décisionnelles à vos utilisateurs afin de permettre des comparaisons entre les entreprises.

Au fil du temps, vous pourriez utiliser ces outils pour optimiser la combinaison de conseils externes. Pourquoi est-il important de disposer d'une solution ELM ? Parce que les organisations qui mettent en œuvre la facturation électronique pour la première fois réaliseront au moins 5 % d'économies sur les dépenses juridiques simplement en appliquant de manière cohérente les lignes directrices en matière de facturation. La possibilité d'optimiser la combinaison de chronométreurs sélectionnés permettrait de réaliser des économies supplémentaires de 5 % ou plus sur les dépenses juridiques, au-delà de ce que permet la facturation électronique.

Gouvernance de l'information - Concevoir des politiques de l'information adaptées à votre activité et minimiser les risques

Votre organisation élabore des politiques de gouvernance de l'information, et la solution ELM que vous avez choisie doit contribuer à leur mise en œuvre en exigeant des utilisateurs finaux qu'ils saisissent des données cohérentes dans la gestion des dossiers et qu'ils créent une piste d'audit complète de toutes les modifications apportées à ces données. Dans le service juridique, la sensibilité des données traitées fait de leur sécurité une préoccupation majeure.

Gestion des connaissances - Exploiter les connaissances et les capacités de l'ensemble de l'organisation

La gestion des connaissances doit être l'une des principales fonctionnalités offertes par votre solution logicielle ELM. Vous devez être en mesure d'intégrer les meilleures pratiques juridiques dans vos processus, et les fonctionnalités prêtes à l'emploi du produit doivent également découler d'années d'expérience dans la mise en œuvre de la gestion des dossiers, offrant ainsi à votre organisation des conseils inégalés.

La bonne solution vous apportera cela ainsi que l'autonomie nécessaire pour créer des champs de données, de nouveaux types d'enregistrements et configurer les enregistrements existants à tout moment. La possibilité de réaffecter rapidement les dossiers à partir d'une vue de recherche garantit la continuité de l'activité au fur et à mesure de l'évolution de votre personnel juridique.

Optimisation et santé organisationnelles - Constituer des équipes efficaces et motivées

Les tableaux de bord de votre solution doivent fournir une visibilité sur les objectifs et les indicateurs clés de performance, une visibilité qui contribue à motiver les équipes. L'efficacité et le contrôle qui en découlent atténuent la fatigue et les inquiétudes engendrées par les pratiques traditionnelles, qui peuvent laisser le personnel dans l'ignorance de l'état d'avancement d'un dossier ou d'une initiative, et renforcent l'engagement, la collaboration et le travail d'équipe.

Opérations pratiques - Libérez vos équipes juridiques grâce à des opérations pratiques ciblées

Votre ELM devrait fournir des enregistrements basés sur les meilleures pratiques pour tous vos différents domaines, ainsi que la possibilité d'en créer de nouveaux pour les domaines émergents qui pourraient devenir prioritaires à l'avenir. L'expérience de l'utilisateur final peut être configurée de manière à n'afficher que ce qui est pertinent pour un domaine de pratique spécifique, offrant ainsi un soutien personnalisé.

Gestion de projets/programmes - Lancer et soutenir des programmes et initiatives spéciaux

Toute initiative ELM doit se concentrer non seulement sur la technologie, mais aussi sur les personnes et les processus impliqués dans l'optimisation des opérations juridiques. Comme le dit le CLOC,

Aujourd'hui, les services ont souvent du mal à trouver et à conserver les connaissances et les meilleures pratiques. La plupart d'entre eux s'appuient sur des "connaissances tribales" non structurées qui ne parviennent pas à s'adapter à la croissance ou à l'évolution de l'équipe, ce qui oblige à des remaniements coûteux.

Une plateforme ELM centralisera les informations nécessaires dans une source unique de vérité qui permet d'éviter les erreurs, de gagner du temps et d'améliorer la collaboration entre les équipes. Le "savoir tribal" et les meilleures pratiques peuvent également être intégrés dans les processus et les procédures conçus à l'aide de la solution.

Modèles de prestation de services - Faire correspondre le bon travail à la bonne ressource

Dans quelle mesure votre solution facilite-t-elle la prestation de services juridiques ? Elle devrait le faire en étendant les outils d'automatisation des flux de travail aux utilisateurs professionnels desservis par le service juridique. Les services juridiques peuvent être fournis par le biais de portails en libre-service et de portails de demande qui permettent la transformation numérique de processus qui peuvent être manuels aujourd'hui.

Si votre outil ELM peut automatiquement trier ou assigner le travail à des membres individuels du personnel sur la base des informations saisies dans une demande, il peut réduire considérablement le temps consacré à l' examen et à l'assignation des affaires. Ce n'est là qu'un aspect de la façon dont il peut accélérer votre réactivité aux besoins des clients.

Planification stratégique - Fixer des objectifs stratégiques qui comptent

Aujourd'hui, les équipes juridiques internes peuvent être submergées par des tâches de type "besoin immédiat" qui les empêchent de s'attaquer aux besoins à long terme. Une plateforme ELM peut contribuer à résoudre ce problème en les libérant des efforts excessifs exigés par les processus traditionnels, tels que la gestion manuelle des dossiers, le reporting et la supervision. Le résultat ? Ils sont en mesure de définir et de se concentrer sur de véritables priorités stratégiques qui sont davantage alignées sur les objectifs à long terme de l'entreprise et des parties prenantes.

Technologie - Innover, automatiser et résoudre les problèmes grâce à la technologie

De l'automatisation des processus à l'amélioration de l'efficacité et de la qualité au sein des départements, une solution ELM unique est cruciale. Disposer d'une plateforme de bout en bout qui couvre l'ensemble des besoins de votre département ou de votre organisation est une meilleure réponse à ces défis que des solutions disparates qui peuvent inclure un patchwork de processus manuels et d'applications ad hoc.

Tout aussi important ? Disposer d'un fournisseur de plateforme derrière cette solution ELM qui offre une expérience éprouvée en matière d'assistance et de co-innovation afin de garantir le succès de cet investissement.

Formation et développement - Soutenez votre équipe grâce à une formation professionnelle ciblée

L'utilisation de services professionnels et de ressources de formation tels que ceux proposés par votre fournisseur de logiciels donne à votre équipe les bases dont elle a besoin pour être efficace et dynamique. Vous ne vous contentez pas de préparer vos nouveaux employés et votre personnel à la réussite, mais vous renforcez l'ensemble de l'équipe et vous contribuez à développer les compétences au sein de l'organisation.

Là encore, assurez-vous que votre fournisseur propose la gamme de formations et de matériels dont vous avez besoin pour tirer le maximum de valeur de votre plate-forme ELM.