¿Cuáles son los tres aspectos que las agencias de empleo deben conocer sobre el formulario I-9 para contratistas y la verificación de empleo a fin de cumplir con la normativa? Permítanme explicarlo.

Como agencia de empleo, es fundamental cumplir correctamente con el formulario I-9.

¿Los contratistas independientes deben completar un formulario I-9? 

¿Cuándo exactamente hay que rellenar el formulario? 

¿Cuánto tiempo debe conservar los registros I-9? 

Estas son el tipo de preguntas que toda agencia debe poder responder con seguridad, ya que la verificación de la elegibilidad para el empleo no es opcional, sino un requisito legal.

¿Qué es el formulario I-9?

El formulario I-9 es el documento federal que los empleadores deben utilizar para verificar la identidad y la autorización de empleo de un trabajador en los Estados Unidos. Se aplica únicamente a las personas clasificadas como empleados, es decir, aquellas que reciben un formulario W-2 a efectos fiscales. Los contratistas independientes, a los que se les paga mediante el formulario 1099, no están obligados a completar el formulario I-9.

¿Quieres profundizar más? Echa un vistazo a nuestra entrada del blog: Preguntas frecuentes sobre el formulario I-9.

Dónde presentar el formulario I-9

En la mayoría de los casos, los empleadores no están obligados a presentar el formulario I-9 a ninguna agencia gubernamental. En su lugar, el formulario debe completarse, conservarse y estar disponible para su inspección si así lo solicitan las autoridades federales.

Sin embargo, algunos empleadores están obligados a utilizar el sistema federal E-Verify, o pueden optar por hacerlo. E-Verify compara electrónicamente la información del formulario I-9 con los registros de la Administración del Seguro Social (SSA) y el Departamento de Seguridad Nacional (DHS) para confirmar la elegibilidad de un empleado para trabajar.

Dado que los requisitos de E-Verify varían según el estado y el sector, los empleadores deben confirmar sus obligaciones con asesores legales o expertos en cumplimiento normativo.

Formulario I-9 y verificación de empleo

Para empezar, permítanme desmentir el mito de que las agencias de empleo temporal no están obligadas a completar los formularios I-9. Incluso si su plantilla está compuesta en su mayor parte por contratistas, no se pueden pasar por alto los requisitos del formulario I-9. La ley federal exige que todos los empleadores verifiquen la identidad y la autorización de trabajo de cada empleado contratado en los Estados Unidos.

Aunque los contratistas independientes pueden no necesitar el formulario I-9, las agencias de empleo que contratan a trabajadores deben completar y conservar estos formularios con precisión. Comprender cuándo se aplica este requisito (y durante cuánto tiempo se deben conservar los registros completados) es fundamental para evitar costosas sanciones y garantizar el cumplimiento de la normativa.

I-9 para contratistas independientes

Los contratistas independientes, a los que se les paga mediante el formulario 1099, no están obligados a completar el formulario I-9.

El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) establece que el formulario I-9 solo es necesario para las personas que son contratadas como empleados. Los verdaderos contratistas independientes, aquellos que trabajan por cuenta propia y ofrecen servicios a su empresa, son responsables de verificar su propia autorización de trabajo.

Sin embargo, hay un detalle importante en materia de cumplimiento:

• Si una agencia de empleo contrata a un trabajador, esa persona se considera empleado de la agencia, no un contratista independiente, y la agencia debe completar el formulario I-9.
• Si la agencia contrata a un proveedor externo o a un contratista independiente, la responsabilidad de verificar la elegibilidad laboral recae en dicho contratista, no en la agencia.
  

El riesgo surge cuando los trabajadores son clasificados erróneamente. Si alguien es tratado como contratista pero en realidad funciona como empleado, el empleador podría enfrentarse a sanciones por no completar los formularios I-9.

Puede obtener más información sobre los contratistas independientes y las agencias de trabajo temporal y de selección de personal en la lista oficial de excepciones del USCIS. Excepciones.

Si aún no está seguro de si un trabajador cumple los requisitos para ser considerado una excepción, podemos ayudarle a aclarar los requisitos relativos a la cumplimentación del formulario I-9, los períodos de conservación y las normas especiales que se aplican a las agencias de contratación.

Navegar por las excepciones para ciertas categorías de trabajadores y contrataciones no tradicionales puede ser complejo. Para reducir el riesgo, confirme siempre su enfoque con un asesor legal calificado en materia de cumplimiento normativo.

Contratación de agencias de empleo: formulario I-9 para agencias de empleo

Teniendo en cuenta estos importantes detalles, veamos las tres cosas más importantes que toda agencia de empleo temporal debe saber a la hora de presentar el formulario I-9, así como las consecuencias legales de no hacerlo.

Cuándo completar el formulario I-9

Para las agencias de empleo, el momento oportuno lo es todo cuando se trata del formulario I-9. La pregunta clave es: ¿debe completarse el formulario cuando un empleado acepta una oferta de su agencia o cuando se le asigna su primer trabajo?

Las agencias suelen tener dos opciones aceptables para establecer el «primer día de empleo» en el formulario I-9:

• La fecha en que se asigna al empleado su primer trabajo.
  
• La fecha en que el empleado se incorpora al grupo de asignación.
  

Ambos enfoques son aceptables, pero la coherencia es fundamental. Sea cual sea la opción que elija su agencia, debe aplicarse de la misma manera para todos los empleados. Esta estandarización será importante si el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE) audita sus registros.

Fechas clave a recordar:

• Sección 1: El empleado puede completar esta sección tan pronto como acepte una oferta de su agencia, pero no antes. Debe completarse a más tardar en la fecha que usted registre en la sección 2.
• Sección 2: Debe ser completada por la agencia en un plazo de tres días hábiles a partir de la fecha indicada como primer día de empleo del empleado en la sección 2.

Conservación de registros del formulario I-9

Todas las agencias de empleo temporal corren el riesgo de ser objeto de una auditoría del formulario I-9 por parte de una agencia federal como el ICE. Este riesgo aumenta rápidamente si los formularios no se completan, almacenan o conservan correctamente. Las agencias deben mantener sistemas de registro fiables que garanticen que se archiva un formulario I-9 para cada empleado que figura en la nómina.

¿Durante cuánto tiempo deben conservar los empleadores el formulario I-9?

Los empleadores deben conservar el formulario I-9 de cada empleado en sus archivos durante tres años a partir de la fecha de contratación o un año después de la terminación del empleo, lo que sea posterior.

Ejemplos:

• Si un empleado trabaja durante un año, el formulario I-9 debe conservarse durante dos años más (un total de tres años desde la fecha de contratación).
• Si un empleado trabaja durante diez años, el formulario I-9 debe conservarse durante un año después de la separación.
  

Los requisitos de conservación se aplican a todos los empleadores, independientemente de su tamaño, y los formularios deben estar fácilmente disponibles en caso de una auditoría gubernamental. Si tiene preguntas sobre casos específicos, consulte a un asesor legal o a expertos en cumplimiento normativo.

Auditorías del formulario I-9

Las empresas de selección de personal se enfrentan a retos propios de su sector, como la elevada rotación de personal (especialmente habitual en sectores como la hostelería, la restauración y la limpieza). Esto hace que las prácticas de cumplimiento normativo sean aún más importantes. 

Como expliqué anteriormente, los empleadores deben conservar cada formulario I-9 durante tres años después de la fecha de inicio del empleado o un año después de la terminación, lo que sea posterior.

Para estar preparadas, las agencias de empleo deben:

• Realizar auditorías internas periódicas para verificar la precisión y el almacenamiento del formulario I-9;
• Abordar los errores comunes (Véase: Qué desencadena las auditorías del formulario I-9);
• Evite las prácticas discriminatorias, como solicitar documentos específicos (por ejemplo, una tarjeta de residencia) antes de la colocación, lo cual está prohibido por ley; y
• Aproveche E-Verify, que añade una capa adicional de validación para reducir el riesgo de contratar a trabajadores no autorizados.
  

Las consecuencias del incumplimiento pueden ser graves, incluyendo multas, sanciones e incluso la pérdida de la capacidad de operar. Con el aumento de las auditorías I-9, las auditorías proactivas y la formación del personal siguen siendo las medidas de protección más sólidas.

¿Todavía tiene preguntas? Si su agencia de empleo necesita orientación sobre cuándo completar un formulario I-9, cuánto tiempo conservar los registros o si debe completar un formulario I-9 para una nueva colocación, nuestro equipo puede ayudarle.

Colaboración con Mitratech para el cumplimiento del formulario I-9

Los empleadores deben completar los formularios I-9 a tiempo, almacenarlos correctamente y estar preparados para presentarlos si así lo solicita el ICE. Sin embargo, la incorporación de nuevos empleados ya es un proceso que genera mucha presión, y los flujos de trabajo manuales solo aumentan el riesgo de errores que podrían dar lugar a problemas de cumplimiento normativo.

Ahí es donde entra en juego Mitratech. Colaboramos con agencias de selección de personal para garantizar que todos los formularios I-9 se preparen con precisión, se conserven adecuadamente y cumplan plenamente con la normativa mucho antes de cualquier auditoría federal. Con más de 20 años de trayectoria sin multas a clientes en auditorías federales, el Tracker I-9 es la opción de confianza para el cumplimiento del formulario I-9, listo para cualquier auditoría.

Al centralizar los flujos de trabajo de contratación e incorporación en un único panel automatizado, puede reducir el trabajo manual, eliminar la duplicación de datos y garantizar que su proceso I-9 sea eficiente y cumpla con la normativa, sin depender del papeleo ni del trabajo humano.

Simplifique el cumplimiento del formulario I-9 con Tracker I-9. Descubra cómo Mitratech ayuda a las agencias de empleo a optimizar la incorporación de personal y a estar siempre preparadas para las auditorías.

Preguntas frecuentes sobre la contratación de personal por parte de agencias de empleo

¿Hay nuevos formularios cada año?

El Servicio de Ciudadanía e Inmigración de los Estados Unidos (USCIS) solo actualiza el formulario federal I-9 cuando hay un cambio normativo, una actualización de la política o la necesidad de aclarar las instrucciones, no según un calendario anual fijo. Los empleadores deben asegurarse de que siempre utilizan la versión más reciente y válida del sitio web del USCIS y seguir la fecha de implementación publicada para cualquier actualización.

Acabo de completar el formulario I-9 con un nuevo empleado y me di cuenta de que puse la fecha incorrecta. ¿Qué hago?

Si encuentra un error en un formulario I-9, el USCIS recomienda que haga lo siguiente:

• Trazar una línea sobre la información incorrecta.
• Introduzca la información correcta.
• Inicialice y feche la corrección.

Una vez que haya completado los pasos anteriores, incluya una nota con el formulario I-9 explicando por qué se realizó el cambio.

¿Es necesario que un contratista rellene un formulario I-9?

No. Los contratistas independientes no deben completar el Formulario I-9. El requisito solo se aplica a los empleados contratados en la nómina de una empresa.

¿Los contratistas independientes deben completar un formulario I-9?

No. Los verdaderos contratistas independientes, aquellos a los que se les paga mediante el formulario 1099 y no se les trata como empleados, son responsables de verificar su propia elegibilidad para trabajar. Los empleadores no deben completar los formularios I-9 por ellos.

¿Los contratistas 1099 deben completar un formulario I-9?

No. Los trabajadores clasificados como contratistas 1099 no están sujetos a los requisitos del formulario I-9. Sin embargo, existe el riesgo de una clasificación errónea. Si un trabajador desempeña funciones propias de un empleado, pero está clasificado como contratista, el empleador puede enfrentarse a sanciones por no completar los formularios I-9 requeridos.

¿Es obligatorio rellenar el formulario I-9?

Sí. Todos los empleadores estadounidenses deben completar el formulario I-9 para cada empleado W-2, ya sea a tiempo completo o a tiempo parcial. Sin embargo, los contratistas independientes no están obligados a completar el formulario I-9, ya que no están clasificados como empleados.

¿Qué buscan los clientes al contratar una agencia de selección de personal?

Los clientes esperan que las agencias de empleo temporal:

• Clasificar adecuadamente a los trabajadores como empleados o contratistas.
• Asegúrese de que se completen los formularios I-9 para todas las personas que figuran en la nómina de la agencia.
• Mantenga registros precisos y listos para auditorías.
• Protéjalos del riesgo de incumplimiento normativo relacionado con la verificación del empleo.