Como agencia de colocación de personal, es importante comprender los aspectos básicos del formulario I-9. ¿Todas las nuevas contrataciones requieren un formulario I-9? ¿Cuándo hay que rellenar el formulario y cuánto tiempo hay que guardar los formularios rellenados? Cuando se trata de la elegibilidad de empleo para las agencias de empleo, hay muchas preguntas que responder.
Para empezar, vamos a desmentir el mito de que las agencias de empleo no están obligadas a rellenar los formularios I-9 para cada empleado. En realidad, todos los empleadores, incluidas las agencias de empleo, son responsables de garantizar la correcta cumplimentación del formulario I-9 para todas las personas contratadas para trabajar en Estados Unidos. Esto incluye a las agencias de empleo que gestionan contratos de trabajo temporales o intermitentes.
Así que, con este importante detalle en mente, vamos a profundizar en las cuatro cosas más importantes que toda agencia de empleo debe saber a la hora de presentar un formulario I-9, y las ramificaciones legales de no hacerlo.
¿Cuándo rellenar el formulario I-9? Fecha de certificación correcta
Como agencia de empleo, es importante saber cuándo es el momento adecuado para cumplimentar el formulario I-9 en nombre de su cliente. ¿Completa el formulario en la fecha en que la persona es colocada en su nuevo puesto de trabajo? ¿O en la fecha en que el individuo acepta la oferta de unirse a su agencia?
En última instancia, las agencias de empleo tienen dos opciones a la hora de elegir el momento adecuado para cumplimentar el Formulario I-9:
- La fecha en que el nuevo empleado es asignado a su primer puesto de trabajo, o
- La fecha en la que el nuevo empleado entra en el pool de asignaciones
Cualquiera de las dos opciones es aceptable. Sin embargo, la coherencia es la clave. Las agencias de empleo deben ser coherentes con respecto a la fecha que deciden utilizar como primer día de trabajo al cumplimentar los Formularios I-9. Esta fecha debe introducirse en la Sección 2 del Formulario. Esta fecha debe introducirse en la Sección 2. Si se utiliza la opción 1 para un empleado, debe utilizarse para todos los empleados. Esta estandarización será crucial en caso de que la empresa sea auditada por el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE).
Recuerde que el empleado puede cumplimentar la Sección 1 del Formulario I-9 tan pronto como acepte la oferta para incorporarse a su agencia, pero no antes. La Sección 1 debe completarse a más tardar en la fecha que usted decida introducir en la Sección 2. La Sección 2 debe completarse a más tardar el tercer día hábil después de la fecha introducida en la Sección 2.
Excepciones a las normas de presentación
Aunque anteriormente dijimos que los empleadores son responsables de completar los Formularios I-9 para cada empleado, hay ciertas situaciones en las que no es necesario que una agencia de empleo complete y mantenga un Formulario I-9 para una nueva contratación. Aquí hay algunas excepciones importantes a tener en cuenta:
- Los empleados contratados el 6 de noviembre de 1986 o antes no necesitan la verificación I-9.
- Los trabajadores domésticos contratados para trabajos esporádicos o "intermitentes " no requieren la verificación I-9.
- Empleados que continúan su empleo tras una excedencia o un despido temporal aprobados. Esto incluye a los empleados que ejercen un empleo estacional.
¿Todavía no está seguro de si su candidato es una excepción? Podemos ayudarle a responder a sus preguntas sobre los formularios I-9, cuánto tiempo debe mantenerlos archivados u otras posibles excepciones para las agencias de empleo. Tratar con categorías específicas de empleados y nuevas contrataciones, que no son contratados para un papel tradicional, puede ser complicado. Asegúrese de recibir asesoramiento.
Aunque hemos descrito algunas de las más comunes, existen otras circunstancias especiales y excepciones. Si no está seguro de si un empleado recién contratado entra en la categoría de trabajador "especial", podemos proporcionarle la orientación necesaria para ayudarle a identificar si es necesario o no presentar un formulario de verificación de empleados.
Auditorías I-9 y almacenamiento
Todas las agencias de empleo corren el riesgo de sufrir una auditoría del formulario I-9 por parte de una agencia federal, como el ICE. Por supuesto, esta amenaza puede convertirse rápidamente en un problema grave si una empresa de dotación de personal no está completando o almacenando adecuadamente su Formulario I-9. Las agencias de empleo deben mantener sistemas de registro adecuados para garantizar que archivan adecuadamente el formulario I-9 para todos y cada uno de los empleados que colocan.
Las agencias de colocación también se enfrentan a problemas que otras organizaciones evitan cuando contratan a nuevos empleados directamente. Uno de estos problemas es el alto índice de rotación, que es común cuando se contratan trabajadores extranjeros temporales y trabajadores de restaurantes, hoteles o servicios de limpieza. Los empresarios están obligados a conservar el formulario I-9 durante tres años después del primer día de trabajo del empleado, o un año después de que el empleado sea despedido, lo que ocurra más tarde.
Es crucial que las agencias de empleo realicen auditorías internas para garantizar que han cumplimentado y almacenado todos los formularios de forma correcta. Recientemente analizamos más de 1,5 millones de formularios I-9 para determinar los los 10 errores más comunes del formulario I-9.
Los empleadores que contratan a trabajadores que no son legalmente elegibles para trabajar en los Estados Unidos pueden enfrentar sanciones estrictas, multas y la pérdida potencial de la capacidad de operar como negocio. Hemos visto un aumento drástico de las auditorías I-9 en el lugar de trabajo desde 2017. También está la cuestión legal de la discriminación a la que se enfrentan las agencias de empleo. Es ilegal pedir a un trabajador extranjero una tarjeta verde u otra prueba de ciudadanía antes de ayudarle a encontrar un nuevo trabajo. Llevar a cabo auditorías internas periódicas garantiza que las agencias de colocación tengan registros adecuados de todos los trabajadores documentados y no estén colocando a trabajadores no autorizados en puestos de trabajo. El sistema E-Verify ayuda a las empresas a añadir validaciones adicionales a su proceso de verificación de la elegibilidad para el empleo que pueden reducir en gran medida el riesgo de contratar a alguien que pueda no estar autorizado a trabajar.
¿Aún tiene preguntas?
Si su agencia de empleo todavía tiene preguntas con respecto a los Formularios I-9, cuándo completar el I-9, o si su agencia debe o no completar un I-9 en nombre de una nueva colocación, estamos aquí para ayudar.
Nos asociamos con agencias de empleo para garantizar que los Formularios I-9 de cada empresa estén debidamente preparados y sean totalmente conformes mucho antes de cualquier auditoría del gobierno federal. Y ofrecemos el único presupuesto de cumplimiento del formulario I-9 con un historial perfecto de más de 20 años sin multas a clientes en auditorías federales.
