Was sind die drei wichtigsten Dinge, die Personalagenturen über das Formular I-9 für Auftragnehmer und die Beschäftigungsüberprüfung wissen müssen, um die Vorschriften einzuhalten? Lassen Sie mich das näher erläutern.

Als Personalvermittlungsagentur ist es unerlässlich, die Vorschriften des Formulars I-9 korrekt einzuhalten.

Müssen unabhängige Auftragnehmer ein I-9-Formular ausfüllen? 

Wann genau muss das Formular ausgefüllt werden? 

Wie lange sollten Sie I-9-Unterlagen aufbewahren? 

Das sind die Fragen, die jede Agentur mit Sicherheit beantworten können muss, da die Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung keine Option, sondern eine gesetzliche Verpflichtung ist.

Was ist ein Formular I-9?

Das Formular I-9 ist das Bundesdokument, das Arbeitgeber verwenden müssen, um die Identität und Arbeitserlaubnis eines Arbeitnehmers in den Vereinigten Staaten zu überprüfen. Es gilt nur für Personen, die als Arbeitnehmer eingestuft sind, d. h. diejenigen, die für Steuerzwecke ein Formular W-2 erhalten. Unabhängige Auftragnehmer, die über 1099 bezahlt werden, müssen kein I-9 ausfüllen.

Möchten Sie mehr erfahren? Lesen Sie unseren Blogbeitrag: Die ultimativen FAQ zum I-9-Formular.

Wo ist das Formular I-9 einzureichen?

In den meisten Fällen sind Arbeitgeber nicht verpflichtet, das Formular I-9 bei einer Behörde einzureichen. Stattdessen muss das Formular ausgefüllt, aufbewahrt und auf Verlangen der Bundesbehörden zur Einsichtnahme bereitgestellt werden.

Einige Arbeitgeber sind jedoch verpflichtet oder können sich dafür entscheiden, das bundesstaatliche E-Verify-System zu verwenden. E-Verify vergleicht elektronisch die Angaben aus dem Formular I-9 mit den Daten der Sozialversicherungsbehörde (SSA) und des Ministeriums für Innere Sicherheit (DHS), um die Arbeitsberechtigung eines Mitarbeiters zu überprüfen.

Da die Anforderungen von E-Verify je nach Bundesstaat und Branche variieren, sollten Arbeitgeber ihre Pflichten mit einem Rechtsberater oder Compliance-Experten abklären.

Formular I-9 und Beschäftigungsbestätigung

Zunächst möchte ich mit dem Mythos aufräumen, dass Personalagenturen nicht verpflichtet sind, Formulare I-9 auszufüllen. Selbst wenn Ihre Belegschaft größtenteils aus Auftragnehmern besteht, dürfen die Anforderungen des Formulars I-9 nicht außer Acht gelassen werden. Das Bundesgesetz schreibt vor, dass jeder Arbeitgeber die Identität und Arbeitserlaubnis jedes in den Vereinigten Staaten eingestellten Mitarbeiters überprüfen muss.

Während unabhängige Auftragnehmer möglicherweise kein Formular I-9 benötigen, müssen Personalagenturen, die Arbeitnehmer auf ihrer Gehaltsliste führen, diese Formulare korrekt ausfüllen und aufbewahren. Es ist von entscheidender Bedeutung zu wissen, wann diese Anforderung gilt (und wie lange die ausgefüllten Unterlagen aufzubewahren sind), um kostspielige Strafen zu vermeiden und die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten.

I-9 für unabhängige Auftragnehmer

Unabhängige Auftragnehmer, die über 1099 bezahlt werden, müssen kein Formular I-9 ausfüllen.

Die US-Einwanderungsbehörde (USCIS) geben an, dass das Formular I-9 nur für Personen erforderlich ist, die als Angestellte eingestellt werden. Echte unabhängige Auftragnehmer, also Selbstständige, die Dienstleistungen für Ihr Unternehmen erbringen, sind selbst für die Überprüfung ihrer Arbeitserlaubnis verantwortlich.

Es gibt jedoch ein wichtiges Detail hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften:

• Wenn eine Personalvermittlungsagentur einen Arbeitnehmer auf ihre Gehaltsliste setzt, gilt diese Person als Angestellter der Agentur und nicht als unabhängiger Auftragnehmer, und die Agentur muss das Formular I-9 ausfüllen.
• Wenn die Agentur einen Vertrag mit einem Drittanbieter oder einem unabhängigen Auftragnehmer abschließt, liegt die Verantwortung für die Überprüfung der Arbeitsberechtigung bei diesem Auftragnehmer und nicht bei der Agentur.
  

Das Risiko entsteht, wenn Arbeitnehmer falsch klassifiziert werden. Wenn jemand als Auftragnehmer behandelt wird, aber tatsächlich als Arbeitnehmer tätig ist, könnte der Arbeitgeber mit Strafen wegen Nichtvorlage des Formulars I-9 belegt werden.

Weitere Informationen zu unabhängigen Auftragnehmern und Zeitarbeits- und Personalvermittlungsagenturen finden Sie in der offiziellen USCIS-Liste der Ausnahmen.

Wenn Sie sich immer noch nicht sicher sind, ob ein Arbeitnehmer als Ausnahme gilt, können wir Ihnen helfen, die Anforderungen hinsichtlich des Ausfüllens des Formulars I-9, der Aufbewahrungsfristen und der für Personalagenturen geltenden Sonderregelungen zu klären.

Die Handhabung von Ausnahmen für bestimmte Arbeitnehmerkategorien und nicht traditionelle Beschäftigungsverhältnisse kann komplex sein. Um Risiken zu minimieren, sollten Sie Ihr Vorgehen stets mit einem qualifizierten Compliance-Berater abstimmen.

Personalvermittlung – I-9 für Personalvermittlungsagenturen

Mit diesen wichtigen Details im Hinterkopf wollen wir uns nun mit den drei wichtigsten Punkten befassen, die jede Personalvermittlungsagentur bei der Einreichung eines Formulars I-9 beachten muss, sowie mit den rechtlichen Konsequenzen, wenn dies nicht geschieht.

Wann muss das Formular I-9 ausgefüllt werden?

Für Personalagenturen ist das Timing beim Formular I-9 entscheidend. Die wichtigste Frage lautet: Sollte das Formular ausgefüllt werden, wenn ein Mitarbeiter ein Angebot Ihrer Agentur annimmt, oder wenn er seinen ersten Auftrag erhält?

Behörden haben im Allgemeinen zwei akzeptable Optionen für die Festlegung des „ersten Arbeitstages“ auf dem Formular I-9:

• Das Datum, an dem der Mitarbeiter seinem ersten Arbeitsplatz zugewiesen wird
  
• Das Datum, an dem der Mitarbeiter in den Einsatzpool aufgenommen wird
  

Beide Ansätze sind akzeptabel, aber Konsistenz ist entscheidend. Unabhängig davon, für welche Option sich Ihre Agentur entscheidet, muss sie für alle Mitarbeiter einheitlich angewendet werden. Diese Standardisierung ist wichtig, falls die Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) Ihre Unterlagen überprüft.

Wichtige Termine, die Sie sich merken sollten:

• Abschnitt 1: Der Arbeitnehmer kann diesen Abschnitt ausfüllen, sobald – aber nicht bevor – er ein Angebot Ihrer Agentur angenommen hat. Er muss spätestens zu dem Datum ausgefüllt werden, das Sie in Abschnitt 2 eintragen.
• Abschnitt 2: Muss von der Agentur innerhalb von drei Werktagen nach dem in Abschnitt 2 als erster Arbeitstag des Mitarbeiters angegebenen Datum ausgefüllt werden.

Formular I-9 Aufbewahrung von Unterlagen

Jede Personalvermittlungsagentur ist dem Risiko einer I-9-Prüfung durch eine Bundesbehörde wie die ICE ausgesetzt. Dieses Risiko steigt rapide an, wenn Formulare nicht ordnungsgemäß ausgefüllt, gespeichert oder aufbewahrt werden. Agenturen müssen zuverlässige Aufzeichnungssysteme unterhalten, die sicherstellen, dass für jeden Mitarbeiter, der auf der Gehaltsliste steht, ein I-9-Formular vorliegt.

Wie lange sollten Arbeitgeber das Formular I-9 aufbewahren?

Arbeitgeber müssen das Formular I-9 jedes Mitarbeiters drei Jahre nach dem Einstellungsdatum oder ein Jahr nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses aufbewahren, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Beispiele:

• Wenn ein Mitarbeiter ein Jahr lang beschäftigt ist, muss das I-9-Formular zwei weitere Jahre aufbewahrt werden (insgesamt drei Jahre ab dem Einstellungsdatum).
• Wenn ein Mitarbeiter zehn Jahre lang beschäftigt ist, muss das Formular I-9 nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ein Jahr lang aufbewahrt werden.
  

Aufbewahrungspflichten gelten für alle Arbeitgeber, unabhängig von ihrer Größe, und die Formulare müssen im Falle einer behördlichen Prüfung jederzeit verfügbar sein. Bei Fragen zu konkreten Fällen wenden Sie sich bitte an einen Rechtsbeistand oder Compliance-Experten.

Formular I-9-Prüfungen

Personalvermittlungsagenturen stehen vor Herausforderungen, die für ihre Branche einzigartig sind, darunter eine hohe Fluktuation (besonders häufig in Bereichen wie Gastgewerbe, Gastronomie und Reinigung). Dies macht eine konsequente Einhaltung von Vorschriften umso wichtiger. 

Wie oben erläutert, sind Arbeitgeber verpflichtet, jedes Formular I-9 drei Jahre nach dem Eintrittsdatum des Mitarbeiters oder ein Jahr nach dessen Ausscheiden aufzubewahren, je nachdem, welcher Zeitpunkt später liegt.

Um vorbereitet zu bleiben, sollten Personalagenturen:

• Führen Sie regelmäßige interne Audits durch , um die Richtigkeit und Aufbewahrung der I-9-Formulare zu überprüfen.
• Häufige Fehler vermeiden (Siehe: Was löst I-9-Prüfungen aus);
• Vermeiden Sie diskriminierende Praktiken, wie die Anforderung bestimmter Dokumente (z. B. einer Green Card) vor der Vermittlung, was gesetzlich verboten ist; und
• Nutzen Sie E-Verify, das eine zusätzliche Validierungsebene bietet, um das Risiko der Einstellung nicht autorisierter Arbeitnehmer zu verringern.
  

Die Folgen einer Nichteinhaltung können schwerwiegend sein, darunter Geldstrafen, Strafen und sogar der Verlust der Betriebsfähigkeit. Angesichts der zunehmenden I-9-Prüfungen bleiben proaktive Audits und Mitarbeiterschulungen die wirksamsten Schutzmaßnahmen.

Haben Sie noch Fragen? Wenn Ihre Personalvermittlungsagentur Beratung dazu benötigt, wann ein I-9-Formular auszufüllen ist, wie lange Unterlagen aufzubewahren sind oder ob Sie für eine neue Vermittlung ein I-9-Formular ausfüllen müssen, kann Ihnen unser Team weiterhelfen.

Partnerschaft mit Mitratech zur Einhaltung der Form I-9-Vorschriften

Arbeitgeber müssen das Formular I-9 rechtzeitig ausfüllen, ordnungsgemäß aufbewahren und auf Verlangen der ICE vorlegen können. Die Einarbeitung neuer Mitarbeiter ist jedoch bereits ein stressiger Prozess, und manuelle Arbeitsabläufe erhöhen nur das Risiko von Fehlern, die zu Compliance-Problemen führen können.

Hier kommt Mitratech ins Spiel. Wir arbeiten mit Personalagenturen zusammen, um sicherzustellen, dass jedes Formular I-9 korrekt ausgefüllt, ordnungsgemäß aufbewahrt und weit vor einer möglichen Bundesprüfung vollständig konform ist. Mit einer über 20-jährigen Erfolgsbilanz ohne Bußgelder für Kunden bei Bundesprüfungen ist Mitratechs Tracker I-9 die bewährte Wahl für die auditbereite I-9-Konformität.

Durch die Zentralisierung der Einstellungs- und Onboarding-Workflows in einem einzigen, automatisierten Dashboard können Sie manuelle Arbeit reduzieren, doppelte Dateneingaben vermeiden und sicherstellen, dass Ihr I-9-Prozess sowohl effizient als auch konform ist, ohne sich auf Papierkram und Manpower verlassen zu müssen.

Vereinfachen Sie die Einhaltung der I-9-Vorschriften mit Tracker I-9. Erfahren Sie, wie Mitratech Personalagenturen dabei hilft, die Einarbeitung neuer Mitarbeiter zu optimieren und jederzeit für Audits bereit zu sein.

Häufig gestellte Fragen zur Personalvermittlung

Gibt es jedes Jahr neue Formulare?

Die US-Einwanderungsbehörde (USCIS) aktualisiert das Bundesformular I-9 nur bei Änderungen der Vorschriften, Aktualisierungen der Richtlinien oder zur Klarstellung von Anweisungen, nicht nach einem festen jährlichen Zeitplan. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie immer die aktuellste, gültige Version auf der USCIS-Website verwenden und das veröffentlichte Datum für die Umsetzung von Aktualisierungen einhalten.

Ich habe gerade das I-9-Formular für einen neuen Mitarbeiter ausgefüllt und festgestellt, dass ich das falsche Datum angegeben habe. Was soll ich tun?

Wenn Sie einen Fehler auf einem I-9-Formular finden, empfiehlt die USCIS Ihnen, Folgendes zu tun:

• Streichen Sie die falschen Angaben durch.
• Geben Sie die richtigen Informationen ein.
• Korrektur mit Initialen und Datum versehen

Nachdem Sie die oben genannten Schritte durchgeführt haben, fügen Sie dem Formular I-9 eine Notiz bei, in der Sie die Gründe für die Änderung erläutern.

Muss ein Auftragnehmer ein I-9-Formular ausfüllen?

Nein. Unabhängige Auftragnehmer füllen das Formular I-9 nicht aus. Die Anforderung gilt nur für Mitarbeiter, die auf die Gehaltsliste eines Unternehmens aufgenommen werden.

Müssen unabhängige Auftragnehmer ein I-9-Formular ausfüllen?

Nein. Echte unabhängige Auftragnehmer, die über 1099 bezahlt werden und nicht als Angestellte behandelt werden, sind selbst dafür verantwortlich, ihre Arbeitsberechtigung zu überprüfen. Arbeitgeber sollten das Formular I-9 nicht für sie ausfüllen.

Müssen 1099-Auftragnehmer ein I-9-Formular ausfüllen?

Nein. Arbeitnehmer, die als 1099-Auftragnehmer eingestuft sind, unterliegen nicht den Anforderungen des Formulars I-9. Eine falsche Einstufung stellt jedoch ein Risiko dar. Wenn ein Arbeitnehmer wie ein Angestellter arbeitet, aber als Auftragnehmer eingestuft ist, kann der Arbeitgeber mit Strafen belegt werden, weil er die erforderlichen I-9-Formulare nicht ausgefüllt hat.

Ist das Ausfüllen des Formulars I-9 obligatorisch?

Ja. Alle Arbeitgeber in den USA müssen das Formular I-9 für jeden W-2-Mitarbeiter ausfüllen, unabhängig davon, ob es sich um Vollzeit- oder Teilzeitbeschäftigte handelt. Unabhängige Auftragnehmer müssen jedoch kein I-9-Formular ausfüllen, da sie nicht als Mitarbeiter eingestuft sind.

Was suchen Kunden, wenn sie eine Personalvermittlungsagentur beauftragen?

Kunden erwarten von Personalagenturen Folgendes:

• Arbeitnehmer ordnungsgemäß als Angestellte oder Auftragnehmer klassifizieren
• Stellen Sie sicher, dass für alle Mitarbeiter der Agentur die I-9-Formulare ausgefüllt sind.
• Führen Sie genaue, revisionsfähige Aufzeichnungen.
• Schützen Sie sie vor Compliance-Risiken im Zusammenhang mit der Beschäftigungsüberprüfung.