Als Personalvermittler ist es wichtig, die Grundlagen des Formulars I-9 zu kennen. Müssen alle neu eingestellten Mitarbeiter ein Formular I-9 ausfüllen? Wann sollte das Formular ausgefüllt werden und wie lange müssen wir die ausgefüllten Formulare aufbewahren? Wenn es um die Beschäftigungsberechtigung von Personalvermittlern geht, gibt es viele Fragen zu beantworten.
Lassen Sie uns zunächst mit dem Mythos aufräumen, dass Personalvermittler nicht verpflichtet sind, das Formular I-9 für jeden Mitarbeiter auszufüllen. In Wirklichkeit istjeder Arbeitgeber, auch Personalvermittler, dafür verantwortlich, dass das Formular I-9 für alle Personen, die in den Vereinigten Staaten eingestellt werden, ordnungsgemäß ausgefüllt wird. Dies gilt auch für Personalvermittler, die befristete oder intermittierende Arbeitsverträge verwalten.
Mit diesem wichtigen Detail im Hinterkopf wollen wir uns nun den vier wichtigsten Dingen widmen, die jeder Personaldienstleister wissen muss, wenn er das Formular I-9 ausfüllt, und den rechtlichen Konsequenzen, die sich ergeben, wenn er dies nicht tut.
Wann ist das Formular I-9 auszufüllen? Datum der ordnungsgemäßen Zertifizierung
Als Personalvermittler ist es wichtig zu wissen, wann der richtige Zeitpunkt für das Ausfüllen des Formulars I-9 im Namen Ihres Kunden gekommen ist. Füllen Sie das Formular an dem Tag aus, an dem die Person ihre neue Stelle antritt? Oder an dem Tag, an dem die Person das Angebot annimmt, bei Ihrer Agentur zu arbeiten?
Letztendlich haben Personalvermittler zwei Möglichkeiten, wenn es darum geht, den richtigen Zeitpunkt für das Ausfüllen des Formulars I-9 zu wählen:
- das Datum, an dem der neue Mitarbeiter seiner ersten Tätigkeit zugewiesen wird, oder
- Datum, an dem der neue Mitarbeiter in den Zuordnungspool aufgenommen wird
Beide Möglichkeiten sind akzeptabel. Allerdings, ist Konsistenz der Schlüssel. Personalagenturen sollten beim Ausfüllen des Formulars I-9 konsequent das Datum verwenden, das sie als ersten Tag der Beschäftigung angeben. Dieses Datum muss in Abschnitt 2 eingetragen werden. Wenn die Option 1 für einen Mitarbeiter verwendet wird, sollte sie für alle Mitarbeiter verwendet werden. Diese Standardisierung ist von entscheidender Bedeutung, sollte das Unternehmen jemals von der Einwanderungs- und Zollbehörde (ICE) überprüft werden.
Denken Sie daran, dass der Arbeitnehmer Abschnitt 1 des Formulars I-9 ausfüllen kann, sobald, aber nicht bevor der Arbeitnehmer das Angebot, in Ihrer Agentur zu arbeiten, angenommen hat. Abschnitt 1 muss spätestens zu dem Datum ausgefüllt werden, das Sie in Abschnitt 2 eintragen. Abschnitt 2 muss spätestens am dritten Arbeitstag nach dem in Abschnitt 2 angegebenen Datum ausgefüllt werden.
Ausnahmen von den Anmeldungsvorschriften
Obwohl wir bereits gesagt haben, dass Arbeitgeber dafür verantwortlich sind, das Formular I-9 für jeden Mitarbeiter auszufüllen, gibt es bestimmte Situationen, in denen es für eine Personalagentur nicht erforderlich ist, ein Formular I-9 für einen neuen Mitarbeiter auszufüllen und zu führen. Hier sind einige wichtige Ausnahmen, die Sie im Auge behalten sollten:
- Mitarbeiter, die am oder vor dem 6. November 1986 eingestellt wurden, benötigen keine I-9-Überprüfung.
- Hausangestellte, die für sporadische oder "intermittierende" Arbeit eingestellt werden, benötigen keine I-9-Überprüfung.
- Arbeitnehmer, die ihre Beschäftigung nach einem genehmigten Urlaub oder einer vorübergehenden Entlassung fortsetzen. Dazu gehören auch Arbeitnehmer, die saisonal beschäftigt sind.
Sind Sie immer noch unsicher, ob Ihr Bewerber eine Ausnahme darstellt? Wir helfen Ihnen bei der Beantwortung Ihrer Fragen zu den I-9-Formularen, zur Aufbewahrungsfrist und zu anderen möglichen Ausnahmen für Personalvermittler. Der Umgang mit bestimmten Mitarbeiterkategorien und Neueinstellungen, die nicht für eine herkömmliche Rolle eingestellt werden, kann schwierig sein. Stellen Sie sicher, dass Sie sich beraten lassen.
Obwohl wir einige der häufigsten Fälle genannt haben, gibt es noch weitere besondere Umstände und Ausnahmen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob ein neu eingestellter Mitarbeiter in die Kategorie der "besonderen" Arbeitnehmer fällt, können wir Ihnen die notwendigen Hinweise geben, um festzustellen, ob ein Formular zur Überprüfung des Mitarbeiters eingereicht werden muss oder nicht.
I-9-Prüfungen und Speicherung
Jeder Personaldienstleister ist dem Risiko einer I-9-Prüfung durch eine Bundesbehörde wie die ICE ausgesetzt. Natürlich kann diese Gefahr schnell zu einem ernsten Problem werden, wenn ein Personaldienstleister seine I-9-Formulare nicht ordnungsgemäß ausfüllt oder aufbewahrt. Personaldienstleister müssen ordnungsgemäße Aufzeichnungssysteme unterhalten, um sicherzustellen, dass sie das Formular I-9 für jeden von ihnen vermittelten Mitarbeiter ordnungsgemäß ausfüllen.
Personaldienstleister haben auch mit Problemen zu kämpfen, die andere Unternehmen vermeiden, wenn sie neue Mitarbeiter direkt einstellen. Eines dieser Probleme ist die hohe Fluktuationsrate, die bei der Einstellung von ausländischen Zeitarbeitskräften und Arbeitnehmern in Restaurants, Hotels oder Reinigungsdiensten häufig auftritt. Arbeitgeber müssen das Formular I-9 drei Jahre lang nach dem ersten Arbeitstag des Mitarbeiters aufbewahren oder ein Jahr nach der Kündigung des Mitarbeiters, je nachdem, was später eintritt.
Es ist von entscheidender Bedeutung, dass Personalvermittler interne Prüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass sie alle Formulare vorschriftsmäßig ausgefüllt und aufbewahrt haben. Vor kurzem haben wir mehr als 1,5 Millionen I-9-Formulare analysiert, um die die 10 häufigsten Fehler im Formular I-9.
Arbeitgeber, die Arbeitnehmer einstellen, die nicht berechtigt sind, in den USA zu arbeiten, müssen mit strengen Strafen, Geldbußen und dem potenziellen Verlust ihrer Geschäftsfähigkeit rechnen. Wir haben seit 2017 einen drastischen Anstieg der I-9-Prüfungen am Arbeitsplatz erlebt. Hinzu kommt das rechtliche Problem der Diskriminierung, mit dem sich Personalvermittler konfrontiert sehen. Es ist illegal, von ausländischen Arbeitnehmern eine Green Card oder einen anderen Nachweis ihrer Staatsbürgerschaft zu verlangen, bevor sie ihnen bei der Suche nach einem neuen Arbeitsplatz behilflich sind. Die Durchführung regelmäßiger interner Prüfungen stellt sicher, dass Personaldienstleister ordnungsgemäße Aufzeichnungen über alle dokumentierten Arbeitnehmer führen und keine unbefugten Arbeitnehmer für Stellen vermitteln. Das E-Verify-System hilft Arbeitgebern dabei, ihr Verfahren zur Überprüfung der Beschäftigungsberechtigung um zusätzliche Validierungen zu erweitern, die das Risiko, jemanden einzustellen, der möglicherweise nicht zur Arbeit berechtigt ist, erheblich verringern können.
Haben Sie noch Fragen?
Wenn Ihr Personalvermittler noch Fragen zu den Formularen I-9 hat, wann das Formular I-9 auszufüllen ist oder ob Ihr Personalvermittler das Formular I-9 im Namen eines neuen Mitarbeiters ausfüllen muss, sind wir für Sie da.
Wir arbeiten mit Personaldienstleistern zusammen, um sicherzustellen, dass die Formulare I-9 eines jeden Unternehmens ordnungsgemäß vorbereitet sind und die Vorschriften bereits lange vor einer Prüfung durch die Bundesbehörden vollständig erfüllt werden. Und wir bieten das einzige Angebot zur Einhaltung des Formulars I-9 mit einer perfekten 20-jährigen Erfolgsbilanz von null Bußgeldern für Kunden bei Bundesprüfungen.
