I-9 pour les agences de recrutement : Les 3 principales choses à savoir

Quand remplir le formulaire I-9 ? Date de certification appropriée

En tant qu'agence de recrutement, il est important de savoir quand le moment est venu de remplir le formulaire I-9 au nom de votre client. Le formulaire doit-il être rempli à la date à laquelle la personne est placée dans son nouvel emploi ? Ou à la date à laquelle la personne accepte l'offre de rejoindre votre agence ?

En fin de compte, les agences de recrutement ont deux options lorsqu'il s'agit de choisir le bon moment pour remplir le formulaire I-9 :

• la date à laquelle le nouveau salarié est affecté à son premier emploi, ou
• Date d'entrée du nouveau salarié dans le pool d'affectation

L'une ou l'autre option est acceptable. Cependant, la cohérence est essentielle, la cohérence est essentielle. Les agences de recrutement doivent rester cohérentes quant à la date qu'elles choisissent d'utiliser comme premier jour d'emploi lorsqu'elles remplissent les formulaires I-9. Cette date doit être indiquée dans la section 2. Si l'option 1 est utilisée pour un employé, elle doit l'être pour tous les employés. Cette uniformisation sera cruciale si l'entreprise fait l'objet d'un contrôle par les services de l'immigration et des douanes (ICE).

N'oubliez pas que l'employé peut remplir la section 1 du formulaire I-9 dès qu'il accepte l'offre de rejoindre votre agence, mais pas avant. La section 1 doit être remplie au plus tard à la date que vous choisissez d'inscrire à la section 2. La section 2 doit être remplie au plus tard le troisième jour ouvrable suivant la date indiquée à la section 2.

Exceptions aux règles de dépôt

Bien que nous ayons indiqué précédemment que les employeurs sont tenus de remplir le formulaire I-9 pour chaque employé, il existe certaines situations dans lesquelles une agence de recrutement n'est pas tenue de remplir et de conserver un formulaire I-9 pour un nouvel employé. Voici quelques exceptions importantes à garder à l'esprit :

1. Les employés embauchés le ou avant le 6 novembre 1986 ne doivent pas faire l'objet d'une vérification I-9.
2. Les travailleurs domestiques engagés pour un travail sporadique ou "intermittent" ne doivent pas faire l'objet d'une vérification I-9.
3. Les salariés qui poursuivent leur emploi après un congé autorisé ou une mise à pied temporaire. Cela inclut les salariés qui occupent un emploi saisonnier.

Vous ne savez toujours pas si votre candidat est une exception ? Nous pouvons répondre à vos questions concernant les formulaires I-9, la durée de conservation des dossiers ou d'autres exceptions possibles pour les agences de recrutement. Il peut être délicat de traiter avec des catégories spécifiques d'employés et de nouveaux employés, qui ne sont pas embauchés pour un rôle traditionnel. Assurez-vous d'être conseillé.

Bien que nous ayons décrit un certain nombre des cas les plus courants, il existe d'autres circonstances particulières et exceptions. Si vous ne savez pas si un employé nouvellement embauché entre dans la catégorie des travailleurs "spéciaux", nous pouvons vous fournir les conseils nécessaires pour vous aider à déterminer si un formulaire de vérification de l'employé doit ou non être rempli.

Audits I-9 et stockage

Toutes les agences de recrutement risquent de faire l'objet d'un audit I-9 de la part d'une agence fédérale, telle que l'ICE. Bien entendu, cette menace peut rapidement devenir un problème sérieux si une agence de recrutement ne remplit pas ou ne conserve pas correctement ses formulaires I-9. Les agences de recrutement doivent maintenir des systèmes d'archivage adéquats afin de s'assurer qu'elles remplissent correctement les formulaires I-9 pour chaque employé qu'elles placent.

Les agences de recrutement sont également confrontées à des problèmes que d'autres organisations évitent lorsqu'elles recrutent directement de nouveaux employés. L'un de ces problèmes est le taux de rotation élevé, fréquent lors de l'embauche de travailleurs étrangers temporaires ou de travailleurs dans un restaurant, un hôtel ou un service de nettoyage. Les employeurs sont tenus de conserver le formulaire I-9 pendant trois ans après le premier jour de travail de l'employé ou un an après le licenciement de l'employé, la date la plus tardive étant retenue.

Il est essentiel que les agences de recrutement effectuent des audits internes pour s'assurer qu'elles ont rempli et stocké tous les formulaires de manière conforme. Nous avons récemment analysé plus de 1,5 million de formulaires I-9 afin de déterminer les dix erreurs les plus fréquentes du formulaire I-9. les 10 erreurs les plus courantes du formulaire I-9.

Les employeurs qui embauchent des travailleurs qui ne sont pas légalement admissibles à travailler aux États-Unis peuvent faire face à des sanctions rigoureuses, des amendes et une perte potentielle de la capacité à opérer en tant qu'entreprise. Nous avons constaté une augmentation considérable des audits I-9 sur le lieu de travail depuis 2017. Les agences de recrutement sont également confrontées à la question juridique de la discrimination. Il est illégal de demander à un travailleur étranger une carte verte ou une autre preuve de citoyenneté avant de l'aider à trouver un nouvel emploi. La réalisation d'audits internes réguliers permet de s'assurer que les agences de recrutement disposent de dossiers appropriés pour tous les travailleurs munis de documents et qu'elles ne placent pas de travailleurs non autorisés pour les postes à pourvoir. Le système E-Verify aide les employeurs à ajouter des validations supplémentaires à leur processus de vérification de l'admissibilité à l'emploi, ce qui peut réduire considérablement le risque d'embaucher une personne qui pourrait ne pas être autorisée à travailler.

Vous avez encore des questions ?

Si votre agence de recrutement a encore des questions concernant les formulaires I-9, le moment où ils doivent être remplis, ou si votre agence doit ou non remplir un formulaire I-9 pour un nouveau placement, nous sommes là pour vous aider.

Nous travaillons en partenariat avec des agences de recrutement pour nous assurer que les formulaires I-9 de chaque entreprise sont correctement préparés et parfaitement conformes, bien avant tout audit du gouvernement fédéral. De plus, nous proposons la seule offre de conformité au formulaire I-9 avec un bilan parfait de plus de 20 ans d'absence d'amendes pour les clients lors d'audits fédéraux.