Aumentar la productividad reduciendo el tamaño de tu bandeja de entrada

En lo que respecta a la productividad, una de las actividades que más tiempo consume a la mayoría de los empleados durante la jornada laboral es revisar y responder correos electrónicos. Si bien es un mal necesario para realizar el trabajo, también puede suponer una pérdida de tiempo innecesaria. La clave está en darse de baja cuando sea posible y aplicar los filtros adecuados al resto para ayudar a mantener el equilibrio. A continuación, se indican algunas formas de controlar el buzón de entrada y reducir al mínimo los mensajes importantes.

Algunas cosas que debes tener en cuenta sobre tus filtros

Antes de decidir qué correos electrónicos filtrar, deberá examinar su programa de correo electrónico y las formas en que accede a él para determinar lo siguiente.

• ¿Puedes ver fácilmente cuándo las carpetas en las que has filtrado los correos electrónicos tienen mensajes nuevos?
• ¿Puedes acceder a las carpetas en las que has filtrado los correos electrónicos desde dispositivos móviles o aplicaciones web fuera de tu oficina?
• ¿Se pueden aplicar varios filtros/etiquetas a un solo correo electrónico?
• ¿Se pueden aplicar filtros/etiquetas a los correos electrónicos y seguir recibiéndolos en la bandeja de entrada para archivarlos más rápidamente más adelante?

Por ejemplo, si viajas a menudo y no puedes acceder a las subcarpetas de tu bandeja de entrada desde tu móvil, es posible que no quieras filtrar tanto como alguien que sí puede acceder a ellas. Otro conjunto importante de preguntas que debes responder sobre cada correo electrónico que filtras son las siguientes.

• ¿Este correo electrónico requiere una respuesta inmediata?
• ¿Me perderé información urgente si no leo estos correos electrónicos filtrados durante más de un día, una semana, etc.?

Por ejemplo, si usted es el comprador de material de oficina y su jefe le impone un presupuesto ajustado, es posible que no quiera perderse la oportunidad de aprovechar una oferta de un día de uno de sus proveedores.

Una vez que haya respondido a las preguntas anteriores, estará listo para decidir si desea filtrar sus correos electrónicos. A continuación se indican varios tipos de correos electrónicos que puede considerar filtrar.

Boletines informativos y listas de correo

Probablemente, una de las mayores fuentes de desorden en tu bandeja de entrada son los boletines informativos y otras listas de correo. Estos comienzan a acumularse como resultado de la compra o el registro de productos y software empresariales, la suscripción a sitios web profesionales, la descarga de recursos gratuitos como libros electrónicos o aplicaciones, y simplemente por intentar estar al día de las últimas noticias del sector a través de blogs y otras fuentes.

Hay dos problemas que surgen cuando tienes demasiados boletines informativos en tu bandeja de entrada. El primero es que resulta más difícil detectar los mensajes importantes que te esperan cuando están rodeados de tantos otros. Es más fácil encontrar una aguja en un puñado de paja que en un suelo cubierto de paja. El segundo es que, aunque estés inmerso en un buen flujo de trabajo, te distraerá el titular del boletín y te encontrarás con media hora de retraso en el trabajo porque te has detenido a leerlo y a hacer clic en los enlaces relacionados que lo acompañaban.

Entonces, ¿cómo evitar que los boletines informativos afecten tu productividad? En primer lugar, piensa en la frecuencia con la que realmente los lees y obtienes información valiosa de ellos. Si miras un boletín informativo y te das cuenta de que últimamente lo único que has estado haciendo es borrarlos o, peor aún, ignorarlos y dejar que se acumulen en tu bandeja de entrada, entonces probablemente sea el momento de darte de baja. Solo tienes que buscar el enlace para darte de baja o el enlace para editar tus preferencias en la parte superior o inferior del boletín informativo.

Si recibes información útil de ellos, pero no quieres que te distraigan de tu trabajo diario, lo mejor que puedes hacer es filtrarlos en una carpeta de tu bandeja de entrada para boletines, suscripciones, listas de correo o similares. Si tu programa de correo electrónico te permite tener muchas subcarpetas, filtra los boletines específicos de determinados productos, temas, etc. en una subcarpeta en lugar de en una carpeta general de boletines. De esta manera, podrás ver fácilmente cuándo tienes nuevos mensajes mirando esa subcarpeta en tu lista, pero no saturará tu bandeja de entrada.

Correos electrónicos no importantes relacionados con el trabajo

¿Tu trabajo te obliga a enviar semanalmente actualizaciones de estado, noticias u otros mensajes reenviados que es bueno seguir, pero que no son necesariamente urgentes ni requieren una respuesta? Si incluyen una frase común en el asunto, como «Actualización semanal» o «Estadísticas de ventas de la semana del», utiliza esas frases para crear un nuevo filtro en tu bandeja de entrada para las actualizaciones de la oficina.

Actualizaciones automáticas del software de gestión de proyectos

Otro correo electrónico que a veces entra en la categoría de importante, pero que a menudo no lo es, es la actualización automática del software de gestión de proyectos de tu oficina. Si recibes alertas sobre nuevos proyectos o cambios en los proyectos en los que estás trabajando por otros medios (como un panel de control principal en el software de gestión de proyectos que visitas a lo largo del día), es posible que no necesites que todos los correos electrónicos de ese software aparezcan en tu bandeja de entrada. Si ese es el caso, asegúrate de filtrarlos por frases comunes en el asunto o por la dirección de correo electrónico de la que provienen, si se trata de algo específico como [email protected].

Correos electrónicos de clientes

Filtrar los correos electrónicos de tus clientes puede ser una decisión difícil. Si necesitas responder a tus clientes lo antes posible, es posible que desees que sigan llegando a tu bandeja de entrada. Pero si responder a los correos electrónicos de los clientes no es una tarea prioritaria, como en el caso de los clientes que solo quieren «charlar» de vez en cuando o enviar informes de estado, filtrarlos en la carpeta de clientes correspondiente le evitará tener que ver las alertas automáticamente. Solo tiene que estar atento a esas carpetas de clientes para no perderse nada importante cuando llegue.

Otro consejo para mantener tus filtros sencillos: si deseas filtrar todos los correos electrónicos de un cliente en particular, comprueba si el filtro de tu programa de correo electrónico te permite introducir simplemente @empresa.com en lugar de [email protected], de modo que puedas filtrar todos los correos electrónicos de un dominio de cliente concreto a una carpeta utilizando solo una configuración de filtro. Por supuesto, si hay algunas personas cuyos correos electrónicos deseas leer inmediatamente antes que otros, es posible que prefieras seguir filtrando direcciones de correo electrónico específicas.

Correos electrónicos personales

Por último, pero no menos importante, están esos correos electrónicos personales que probablemente no deberías recibir en la bandeja de entrada de tu empresa. Los amigos a los que les gusta reenviar chistes o los familiares que suelen preguntarte qué hay para cenar podrían ser trasladados automáticamente a una carpeta personal para que la bandeja de entrada esté menos abarrotada.

Correos electrónicos no filtrables

Ahora que ya sabes qué hacer con los correos electrónicos que se pueden filtrar, ¿qué pasa con los que no se pueden filtrar? La respuesta es sencilla: respóndelos. La mayoría de los correos electrónicos se pueden responder con un simple «sí» o «no», salvo aquellos que requieren más información antes de poder dar una respuesta afirmativa o negativa. Intenta revisar tus correos electrónicos todos los días y responder a tantos como puedas, y luego asegúrate de archivarlos en las carpetas correspondientes. De esta manera, tendrás menos correos electrónicos que atender al día siguiente.

Los resultados

Una vez que te hayas dado de baja de los correos electrónicos inútiles y hayas filtrado tantos como puedas, verás que tu bandeja de entrada dejará de desbordarse al cabo de un par de horas y de desmotivarte al comienzo de cada día. Asegúrate también de aplicar tus filtros a los correos electrónicos de tu bandeja de entrada para ayudar a limpiar lo que tienes allí hoy y poder empezar de cero.

¿Cómo gestionas tu bandeja de entrada en el trabajo? ¡Comparte tus consejos para filtrar mensajes en los comentarios!