Steigern Sie Ihre Produktivität, indem Sie Ihren Posteingang verkleinern

Wenn es um Produktivität geht, ist eine der zeitaufwändigsten Tätigkeiten, die die meisten Mitarbeiter tagsüber ausführen, das Abrufen und Beantworten von E-Mails. Auch wenn dies für die Erledigung der Arbeit notwendig ist, kann es auch unnötige Zeitverschwendung mit sich bringen. Es läuft alles darauf hinaus, sich nach Möglichkeit abzumelden und für den Rest geeignete Filter anzuwenden, um ein Gleichgewicht zu wahren. Hier sind einige Möglichkeiten, wie Sie Ihr Postfach in den Griff bekommen und wichtige Nachrichten auf ein Minimum reduzieren können.

Einige Dinge, die Sie bei Ihren Filtern beachten sollten

Bevor Sie entscheiden, welche E-Mails Sie filtern möchten, müssen Sie sich Ihr E-Mail-Programm und die Art und Weise, wie Sie darauf zugreifen, ansehen, um Folgendes zu bestimmen.

• Können Sie leicht erkennen, wenn Ordner, in denen Sie E-Mails gefiltert haben, neue Nachrichten enthalten?
• Können Sie auf Ordner zugreifen, in denen Sie E-Mails gefiltert haben, auf mobilen Geräten oder Webanwendungen außerhalb Ihres Büros?
• Können Sie mehrere Filter/Labels auf eine E-Mail anwenden?
• Können Sie Filter/Labels auf E-Mails anwenden und diese dennoch in Ihren Posteingang weiterleiten, um sie später schneller archivieren zu können?

Wenn Sie beispielsweise häufig unterwegs sind und auf Ihrem Mobiltelefon keinen Zugriff auf Unterordner Ihres Posteingangs haben, möchten Sie möglicherweise nicht so viele Filter anwenden wie jemand, der Zugriff auf Unterordner hat. Eine weitere wichtige Reihe von Fragen, die Sie zu jeder E-Mail beantworten sollten, die Sie filtern, sind die folgenden.

• Muss diese E-Mail sofort beantwortet werden?
• Verpasse ich zeitkritische Informationen, wenn ich diese gefilterten E-Mails länger als einen Tag, eine Woche usw. nicht lese?

Wenn Sie beispielsweise für den Einkauf von Büromaterial zuständig sind und Ihr Chef Ihnen nur ein knappes Budget zur Verfügung stellt, sollten Sie nicht verpassen, wenn einer Ihrer Lieferanten einen eintägigen Sonderverkauf anbietet.

Nachdem Sie die oben genannten Fragen beantwortet haben, können Sie entscheiden, ob Sie Ihre E-Mails filtern möchten. Im Folgenden finden Sie verschiedene E-Mails, deren Filterung Sie in Betracht ziehen können.

Newsletter & Mailinglisten

Eine der wahrscheinlich größten Ursachen für Unordnung in Ihrem Posteingang sind Newsletter und andere Mailinglisten. Diese sammeln sich an, wenn Sie Produkte und Software kaufen oder registrieren, sich bei professionellen Mitgliederseiten anmelden, kostenlose Ressourcen wie E-Books oder Anwendungen herunterladen und einfach versuchen, über Blogs und andere Quellen über die neuesten Branchennachrichten auf dem Laufenden zu bleiben.

Es gibt zwei Probleme, die auftreten, wenn Sie zu viele Newsletter in Ihrem Posteingang haben. Das erste ist, dass es schwieriger wird, die wichtigen Nachrichten zu erkennen, die auf Sie warten, wenn sie von so vielen anderen umgeben sind. Es ist einfacher, eine Nadel in einer Handvoll Heu zu finden als in einem damit bedeckten Boden. Das zweite Problem ist, dass Sie vielleicht gerade mitten in einer guten Arbeitsphase sind, aber durch die Überschrift des Newsletters abgelenkt werden und sich plötzlich eine halbe Stunde Arbeit im Rückstand befinden, weil Sie angehalten haben, um ihn zu lesen und dann auf alle damit verbundenen Links zu klicken.

Wie können Sie also verhindern, dass Newsletter Ihre Produktivität beeinträchtigen? Überlegen Sie zunächst, wie oft Sie sie tatsächlich lesen und wertvolle Informationen daraus gewinnen. Wenn Sie sich einen Newsletter ansehen und feststellen, dass Sie ihn in letzter Zeit nur gelöscht oder, schlimmer noch, ignoriert haben und er sich in Ihrem Posteingang stapelt, dann ist es wahrscheinlich an der Zeit, ihn abzubestellen. Suchen Sie einfach nach dem Link zum Abbestellen oder einem Link zum Bearbeiten Ihrer Einstellungen oben oder unten im Newsletter.

Wenn Sie gute Informationen von ihnen erhalten, diese Sie jedoch nicht von Ihrer täglichen Arbeit ablenken sollen, dann ist es am besten, sie in einen Ordner in Ihrem Posteingang für Newsletter, Abonnements, Mailinglisten oder Ähnliches zu filtern. Wenn Ihr E-Mail-Programm die Erstellung von Unterordnern erlaubt, filtern Sie Newsletter zu bestimmten Produkten, Themen usw. in einen Unterordner, anstatt sie einfach in einem allgemeinen Newsletter-Ordner abzulegen. Auf diese Weise können Sie leicht sehen, wann Sie neue Nachrichten haben, indem Sie sich diesen Unterordner in Ihrer Liste ansehen, ohne dass Ihr Posteingang überfüllt wird.

Unwichtige geschäftliche E-Mails

Versendet Ihr Unternehmen regelmäßig wöchentliche Statusberichte, Neuigkeiten oder andere Weiterleitungen, die zwar interessant sind, aber nicht unbedingt dringend oder eine Antwort erfordern? Wenn diese E-Mails eine gemeinsame Betreffzeile wie „Wöchentliches Update“ oder „Verkaufsstatistiken für die Woche vom“ enthalten, verwenden Sie diese Formulierungen, um einen neuen Filter für Unternehmens-Updates in Ihrem Posteingang zu erstellen.

Automatische Updates von Projektmanagement-Software

Eine weitere E-Mail, die manchmal in den Bereich der wichtigen E-Mails fällt, aber oft auch nicht, ist die automatische Aktualisierung aus der Projektmanagement-Software Ihres Büros. Wenn Sie auf andere Weise über neue Projekte oder Änderungen an Projekten, an denen Sie arbeiten, informiert werden (z. B. über ein Haupt-Dashboard in der Projektmanagement-Software, das Sie im Laufe des Tages aufrufen), dann benötigen Sie möglicherweise nicht jede E-Mail dieser Software in Ihrem Posteingang. Wenn dies der Fall ist, filtern Sie diese E-Mails entweder nach gängigen Betreffzeilen oder nach der Absenderadresse, wenn es sich um etwas Spezifisches wie [email protected] handelt.

Kunden-E-Mails

Das Filtern von E-Mails Ihrer Kunden kann eine schwierige Entscheidung sein. Wenn Sie Ihren Kunden so schnell wie möglich antworten müssen, sollten Sie diese weiterhin in Ihrem Posteingang behalten. Wenn die Beantwortung von Kunden-E-Mails jedoch keine vorrangige Aufgabe ist, z. B. bei Kunden, die nur gelegentlich „plaudern” oder Statusberichte senden möchten, können Sie diese in den entsprechenden Kundenordner filtern, damit Sie nicht automatisch Benachrichtigungen dafür erhalten. Behalten Sie diese Kundenordner einfach im Auge, damit Sie nichts Wichtiges verpassen, wenn doch einmal etwas wichtiges hereinkommt.

Ein weiterer Tipp, um Ihre Filter einfach zu halten: Wenn Sie alle E-Mails von einem bestimmten Kunden filtern möchten, prüfen Sie, ob Sie im Filter Ihres E-Mail-Programms einfach @company.com anstelle von [email protected] eingeben können, sodass Sie alle E-Mails von einer bestimmten Kundendomäne mit nur einer Filtereinstellung in einen Ordner filtern können. Wenn es natürlich Personen gibt, deren E-Mails Sie sofort lesen möchten, sollten Sie sich vielleicht daran halten, bestimmte E-Mail-Adressen zu filtern.

Persönliche E-Mails

Zu guter Letzt gibt es noch die privaten E-Mails, die Sie wahrscheinlich gar nicht erst in Ihrem Firmenpostfach erhalten sollten. Freunde, die Ihnen gerne Witze weiterleiten, oder Familienmitglieder, die Sie regelmäßig fragen, was es zum Abendessen gibt, könnten automatisch in einen privaten Ordner verschoben werden, um Ihr Postfach übersichtlicher zu halten.

Nicht filterbare E-Mails

Nun wissen Sie also, was Sie mit den filterbaren E-Mails tun müssen, aber was ist mit denen, die Sie nicht filtern können? Die Antwort ist einfach: Beantworten Sie sie. Die meisten E-Mails können mit einem einfachen Ja oder Nein beantwortet werden, mit Ausnahme derjenigen, für die Sie weitere Informationen benötigen, bevor Sie eine Ja- oder Nein-Antwort geben können. Versuchen Sie, jeden Tag Ihre E-Mails durchzugehen und so viele wie möglich zu beantworten, und archivieren Sie sie anschließend in den entsprechenden Ordnern. Auf diese Weise haben Sie am nächsten Tag weniger E-Mails zu bearbeiten.

Die Ergebnisse

Sobald Sie sich von unnützen E-Mails abgemeldet und so viele wie möglich gefiltert haben, werden Sie feststellen, dass Ihr Posteingang nach ein paar Stunden nicht mehr überquillt und Sie nicht mehr zu Beginn jedes Tages demotiviert. Wenden Sie Ihre Filter auch auf die E-Mails in Ihrem Posteingang an, um diesen aufzuräumen, damit Sie mit einer sauberen Weste beginnen können.

Wie verwalten Sie Ihren Posteingang bei der Arbeit? Teilen Sie Ihre Filtertipps bitte in den Kommentaren mit!