Augmenter votre productivité en réduisant la taille de votre boîte de réception

En matière de productivité, l'une des activités les plus chronophages pour la plupart des employés au cours d'une journée est la consultation et la réponse aux e-mails. Bien qu'il s'agisse d'un mal nécessaire pour accomplir son travail, cela peut également entraîner des pertes de temps inutiles. Il s'agit en fin de compte de se désabonner lorsque cela est possible et d'appliquer des filtres appropriés au reste afin de maintenir un certain équilibre. Voici quelques moyens de dompter la bête qu'est votre boîte de réception et de réduire au minimum les messages importants.

Quelques éléments à prendre en considération concernant vos filtres

Avant de décider quels e-mails filtrer, vous devez examiner votre programme de messagerie et vos modes d'accès afin de déterminer les éléments suivants.

• Pouvez-vous facilement voir quand les dossiers dans lesquels vous avez filtré vos e-mails contiennent de nouveaux messages ?
• Pouvez-vous accéder aux dossiers dans lesquels vous avez filtré vos e-mails sur des appareils mobiles ou des applications Web en dehors de votre bureau ?
• Peut-on appliquer plusieurs filtres/étiquettes à un seul e-mail ?
• Pouvez-vous appliquer des filtres/étiquettes aux e-mails tout en les acheminant vers votre boîte de réception afin de les archiver plus rapidement ultérieurement ?

Par exemple, si vous voyagez souvent et que vous ne pouvez pas accéder aux sous-dossiers de votre boîte de réception sur votre mobile, vous ne souhaiterez peut-être pas filtrer autant que quelqu'un qui peut y accéder. Voici une autre série de questions importantes auxquelles vous devez répondre pour chaque e-mail que vous filtrez.

• Cet e-mail nécessite-t-il une réponse immédiate ?
• Est-ce que je vais manquer des informations importantes si je néglige de lire ces e-mails filtrés pendant plus d'une journée, une semaine, etc. ?

Par exemple, si vous êtes responsable des achats de fournitures de bureau et que votre patron vous impose un budget serré, vous ne voudrez certainement pas manquer l'occasion d'acheter à prix réduit lorsque l'un de vos fournisseurs organise une vente d'une journée.

Une fois que vous avez répondu aux questions ci-dessus, vous êtes prêt à décider si vous souhaitez filtrer vos e-mails. Voici différents types d'e-mails que vous pouvez envisager de filtrer.

Newsletters et listes de diffusion

Les newsletters et autres listes de diffusion constituent probablement l'une des principales sources d'encombrement de votre boîte de réception. Elles s'accumulent à la suite de l'achat ou de l'enregistrement de produits et logiciels professionnels, de l'inscription à des sites d'adhésion professionnels, du téléchargement de ressources gratuites telles que des livres électroniques ou des applications, et simplement de la volonté de se tenir au courant des dernières actualités du secteur par le biais de blogs et d'autres sources.

Deux problèmes se posent lorsque votre boîte de réception contient trop de newsletters. Le premier est qu'il devient plus difficile de repérer les messages importants qui vous attendent lorsqu'ils sont noyés parmi tant d'autres. Il est plus facile de trouver une aiguille dans une poignée de foin que dans un sol recouvert de foin. Le second problème est que vous pouvez être en plein milieu d'un bon flux de travail, mais vous serez distrait par le titre de la newsletter et vous vous retrouverez avec une demi-heure de retard dans votre travail parce que vous vous êtes arrêté pour la lire et cliquer sur tous les liens qui l'accompagnaient.

Alors, comment empêcher les newsletters de nuire à votre productivité ? Tout d'abord, demandez-vous à quelle fréquence vous les lisez réellement et en tirez des informations utiles. Si vous consultez une newsletter et que vous vous rendez compte que vous ne faites que les supprimer ou, pire encore, que vous les ignorez et les laissez s'accumuler dans votre boîte de réception, il est probablement temps de vous désabonner. Il vous suffit de rechercher le lien de désabonnement ou le lien permettant de modifier vos préférences en haut ou en bas de la newsletter.

Si vous obtenez des informations utiles de leur part, mais que vous ne voulez pas qu'elles vous distraient dans votre travail quotidien, la meilleure chose à faire est de les filtrer dans un dossier de votre boîte de réception dédié aux newsletters, abonnements, listes de diffusion ou autres. Si votre programme de messagerie vous permet de créer de nombreux sous-dossiers, filtrez les newsletters spécifiques à certains produits, sujets, etc. dans un sous-dossier plutôt que dans un dossier général dédié aux newsletters. Ainsi, vous pourrez facilement voir quand vous avez de nouveaux messages en consultant ce sous-dossier dans votre liste, sans encombrer votre boîte de réception.

E-mails professionnels non importants

Votre travail consiste-t-il à envoyer régulièrement des mises à jour hebdomadaires, des actualités ou d'autres messages qui sont utiles à suivre, mais qui ne sont pas nécessairement urgents ou ne nécessitent pas de réponse ? S'ils comportent une expression courante dans l'objet, telle que « Mise à jour hebdomadaire » ou « Statistiques de vente pour la semaine du », utilisez ces expressions pour créer un nouveau filtre dans votre boîte de réception pour les mises à jour professionnelles.

Mises à jour automatiques à partir du logiciel de gestion de projet

Un autre type d'e-mail qui relève parfois de la catégorie des messages importants, mais qui n'en fait souvent pas partie, est la mise à jour automatique du logiciel de gestion de projet de votre bureau. Si vous êtes informé des nouveaux projets ou des modifications apportées aux projets sur lesquels vous travaillez par d'autres moyens (comme un tableau de bord principal dans le logiciel de gestion de projet que vous consultez tout au long de la journée), vous n'avez peut-être pas besoin que tous les e-mails provenant de ce logiciel apparaissent dans votre boîte de réception. Si tel est le cas, veillez à les filtrer soit par des expressions courantes dans l'objet, soit par l'adresse e-mail dont ils proviennent s'il s'agit d'une adresse spécifique telle que [email protected].

E-mails des clients

Filtrer les e-mails de vos clients peut être une décision difficile à prendre. Si vous devez répondre à vos clients dans les plus brefs délais, vous préférerez peut-être qu'ils continuent à arriver dans votre boîte de réception. Mais si répondre aux e-mails des clients n'est pas une tâche prioritaire, comme dans le cas d'un client qui aime simplement « discuter » ou envoyer des rapports d'état de temps en temps, les filtrer dans le dossier client approprié vous évitera de voir automatiquement les alertes les concernant. Gardez simplement un œil sur ces dossiers clients afin de ne pas manquer quelque chose d'important lorsqu'il arrive.

Autre conseil pour simplifier vos filtres : si vous souhaitez filtrer tous les e-mails provenant d'un client particulier, vérifiez si le filtre de votre programme de messagerie vous permet de saisir simplement @entreprise.com au lieu de [email protected] afin de pouvoir filtrer tous les e-mails provenant d'un domaine client particulier vers un seul dossier à l'aide d'un seul paramètre de filtre. Bien sûr, si vous souhaitez lire immédiatement les e-mails de certaines personnes plutôt que ceux d'autres, vous pouvez simplement continuer à filtrer des adresses e-mail spécifiques.

Courriels personnels

Enfin, n'oublions pas les e-mails personnels que vous ne devriez probablement pas recevoir dans votre boîte de réception professionnelle. Les amis qui aiment vous envoyer des blagues ou les membres de votre famille qui vous demandent régulièrement ce que vous mangez pour le dîner pourraient être automatiquement transférés dans un dossier personnel afin de désencombrer votre boîte de réception.

E-mails non filtrables

Maintenant que vous savez quoi faire avec les e-mails filtrables, que faire de ceux que vous ne pouvez pas filtrer ? La réponse est simple : répondez-y. La plupart des e-mails peuvent être traités par une simple réponse affirmative ou négative, à l'exception de ceux qui nécessitent davantage d'informations avant que vous puissiez donner une réponse affirmative ou négative. Chaque jour, essayez de parcourir vos e-mails et de répondre à autant d'entre eux que possible, puis veillez à les archiver dans les dossiers appropriés. De cette façon, vous aurez moins d'e-mails à traiter le lendemain.

Les résultats

Une fois que vous vous serez désabonné des e-mails inutiles et que vous en aurez filtré autant que possible, vous constaterez que votre boîte de réception cessera de déborder au bout de quelques heures et ne vous démotivera plus au début de chaque journée. Veillez également à appliquer vos filtres aux e-mails présents dans votre boîte de réception afin de la nettoyer et de repartir sur de bonnes bases.

Comment gérez-vous votre boîte de réception au travail ? Partagez vos astuces de filtrage dans les commentaires !