La EEOC abrió el período de presentación de informes para el informe de 2022 el 31 de octubre de 2022. Los informes deben presentarse antes del 5 de diciembre de 2023. El período de presentación de informes de 2022 va del 1 de octubre de 2022 al 31 de diciembre de 2022. La fecha de «instantánea» de los datos para la presentación de informes es cualquier período de pago que el declarante seleccione para el período comprendido entre el 1 de octubre de 2022 y el 31 de diciembre de 2022.
La EEOC exige que los empleadores del sector privado con 100 o más empleados y los contratistas federales con 50 o más empleados presenten el informe. El folleto de instrucciones del componente 1 del EEO-1 («las instrucciones») define con más detalle qué entidades deben presentar el informe y ofrece una visión general de los requisitos de presentación. El documento de especificaciones para la carga de archivos de datos del componente 1 del EEO-1 detalla los mecanismos de creación del informe.
Los cambios en la presentación de informes, que se resumen a continuación, son significativos.
Requisitos importantes para la presentación de informes EEO-1
Presentación electrónica obligatoria: El Sistema de Presentación en Línea (OFS) del Componente 1 del EEO-1, en https://www.eeocdata.org/, es un portal web que utiliza la EEOC para recopilar electrónicamente los informes EEO-1 de los empleadores. Los declarantes ahora deben presentar sus datos electrónicamente utilizando el OFS. Los empleadores pueden presentar sus informes introduciendo los datos manualmente o cargando archivos de datos.
Preguntas de elegibilidad: La OFS ahora incluye preguntas de elegibilidad para determinar si un empleador debe presentar informes. Además, los empleadores deben identificar si sus empresas y/o cualquier establecimiento (lugares de trabajo), ya sea la sede central o no, son contratistas federales.
Se acabaron los resúmenes de ubicaciones pequeñas: la EEOC ya no exige a los declarantes que agrupen a los empleados de ubicaciones de trabajo pequeñas en informes agregados de «Tipo 4», «Tipo 6» o «Tipo 8». En su lugar, los declarantes deben crear una declaración para cada ubicación de trabajo, por pequeña que sea. Un empleador con una única ubicación de trabajo presentará un único «Informe a nivel de establecimiento». Un declarante con múltiples lugares de trabajo debe presentar un informe de la sede central además de sus informes a nivel de establecimiento. Los informes de la sede central deben incluir a los empleados remotos que dependen de la sede central del empleador. OFS ahora genera automáticamente informes consolidados a partir de los informes de la sede central y a nivel de establecimiento que crea el filtro.
Sistema de identificación: El gobierno ya no utiliza el «Sistema Universal de Numeración de Datos» (DUNS) para identificar a las entidades que realizan negocios con el gobierno federal. En su lugar, los declarantes, incluidos los contratistas federales, deben utilizar un «Identificador Único de Entidad» (UEI), un identificador alfanumérico de 12 caracteres creado en www.sam.gov. Busque aquí para encontrar su número UEI. Los subcontratistas que no dispongan de un número UEI deben introducir «no disponible».
Los informes requieren el uso del Sistema de Clasificación Industrial Norteamericano (NAICS) para identificar la industria principal en la que opera la empresa o los establecimientos de su empleador. Asegúrese de que el código NAISC que utiliza está actualizado para 2022 (algunos códigos han cambiado). Consulte el Sistema de Clasificación Industrial Norteamericano (NAICS) de la Oficina del Censo de los Estados Unidos.
Informes no binarios: La Instrucción señala que los empleadores pueden optar voluntariamente por presentar datos sobre empleados no binarios indicando los detalles en la sección de comentarios de los informes. «Si el sexo declarado por un empleado durante la autoidentificación voluntaria difiere del sexo registrado en los registros de empleo del empleado, el empleador debe informar del primero (es decir, la autoidentificación) y no del segundo (es decir, los registros de empleo).
Teletrabajo: Los empleados que trabajan a distancia y/o teletrabajan deben incluirse en el informe del establecimiento específico al que pertenecen. Si un empleado a distancia «no está asignado ni depende» de ninguna ubicación física de forma permanente, dicho empleado debe contabilizarse en el establecimiento al que pertenece o está asignado su superior. (¡Intente evitar que esto suponga la alineación de todo el mundo con la sede central!)
Trabajo en las instalaciones del cliente: Para el ciclo de informes de 2022, los empleadores mantienen la opción de informar sobre los empleados que trabajan en las instalaciones del cliente (1) utilizando la dirección de las instalaciones del cliente como ubicación del establecimiento o (2) informando sobre esos empleados en un establecimiento del empleador (es decir, que no sea una instalación del cliente). A partir del informe de 2023, los empleadores deberán informar sobre los empleados que trabajan en las instalaciones del cliente en la dirección de dichas instalaciones.
Cambios organizativos: Los empleadores que hayan experimentado una adquisición, escisión o fusión desde el último ciclo de presentación de informes del Componente 1 del EEO-1 deben informar de los cambios utilizando el módulo «Informar de adquisiciones, escisiones o fusiones» de la OFS.
Contratación Creación del informe EEO-1: Los empleadores que utilicen los servicios de un consultor (denominado «organización de recursos humanos externa» en las instrucciones) para crear los documentos EEO-1 deben registrarse igualmente en la OFS y proporcionar la información de contacto, así como la certificación por parte de un responsable de la empresa de que la información presentada es «correcta y veraz».
Cumplimiento del umbral de presentación: A partir del informe EEO-1 de 2023, un empleador que cumpla con el umbral de empleados a efectos de presentación en cualquier momento durante el cuarto trimestre (es decir, del 1 de octubre al 31 de diciembre) del año de presentación, no podrá seleccionar un período de instantánea de la plantilla en el que se encuentre por debajo del umbral con el fin de eludir el requisito de presentación.
¿Y ahora qué?
La EEOC aconseja a las entidades que presentan informes que visiten www.eeocdata.org/eeo1 para obtener las últimas actualizaciones sobre la recopilación de datos del Componente 1 del EEO-1 de 2022, incluidas las actualizaciones relativas a la fecha límite para presentar y certificar los informes.
La EEOC ha creado un Centro de mensajes del equipo de asistencia al declarante dentro de la OFS para prestar asistencia a los declarantes. La EEOC tiene una sección de preguntas frecuentes que, entre otras cosas, incluye información sobre cómo determinar la raza o el origen étnico de un empleado.
La EEOC certificó el uso del nuevo formulario EEO-1 durante un año (hasta el 31 de agosto de 2024). En el pasado, el formulario se certificaba por varios años a la vez. La breve vigencia de un año del nuevo formulario puede indicar que la EEOC tiene previsto introducir cambios adicionales en la presentación de informes más pronto que tarde. Es probable que los nuevos cambios añadan la recopilación de datos salariales del «Componente 2» al requisito de presentación. (Véase el blog de Circa «Informe de datos salariales del «Componente 2» de las Academias Nacionales de Ciencias: otro paso hacia la recopilación regular de datos salariales», en el que se describen las preocupaciones sobre los planes de la EEOC de actualizar el informe). Los responsables de la EEOC han afirmado que la agencia solicitará la opinión del público sobre los requisitos de presentación de informes de datos salariales. Solo cabe esperar que el breve plazo para el formulario EEO-1 no sea señal de que la agencia ha decidido seguir adelante con su controvertida propuesta actual de recopilación de datos salariales.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
