La EEOC abrió el periodo de presentación de informes para 2022 el 31 de octubre de 2022. Los informes deben presentarse antes del 5 de diciembre de 2023. El período de presentación de informes de 2022 abarca desde el 1 de octubre de 2022 hasta el 31 de diciembre de 2022. La fecha "instantánea" de los datos para la presentación de informes es cualquier período de pago que el declarante seleccione para el período comprendido entre el 1 de octubre de 2022 y el 31 de diciembre de 2022.
La EEOC exige que los empleadores del sector privado con 100 o más empleados y los contratistas federales con 50 o más empleados presenten el Informe. El Folleto de instrucciones EEO-1 Componente 1 ("las Instrucciones") define con más detalle qué entidades deben presentar el informe y ofrece una visión general de los requisitos de presentación. El documento EEO-1 Component 1 Data File Uploads Specification detalla la mecánica de creación del Informe.
Los cambios en los informes, que se resumen a continuación, son significativos.
Requisitos importantes para la presentación de informes EEO-1
Presentación electrónica obligatoria: El Sistema de presentación en línea (OFS) del componente 1 de la EEO-1, en https://www.eeocdata.org/, es un portal web que la EEOC utiliza para recopilar electrónicamente los informes EEO-1 de los empleadores. Los declarantes ahora deben presentar sus datos electrónicamente utilizando el OFS. Los empleadores pueden presentar los datos introduciéndolos manualmente o cargando archivos de datos.
Preguntas sobre los requisitos: OFS ahora incluye preguntas de elegibilidad para determinar si un empleador debe presentar Informe(s). Informe. Además, los empleadores deben identificar si sus empresas y/o cualquier establecimiento con sede o sin sede (lugares de trabajo) son contratistas federales.
Se acabaron las agrupaciones de lugares de trabajo pequeños: La EEOC ya no exige a los declarantes que agrupen a los empleados de los centros de trabajo pequeños en informes agregados de "tipo 4", "tipo 6" o "tipo 8". En su lugar, los declarantes deben crear una declaración para cada lugar de trabajo, por pequeño que sea. Un empresario con un único lugar de trabajo presentará un único "Informe a nivel de establecimiento". Un declarante con múltiples lugares de trabajo debe presentar un Informe de la sede además de su(s) Informe(s) a nivel de establecimiento. Los informes de la sede central deben incluir a los empleados remotos que se reportan a la sede central del empleador. OFS genera ahora automáticamente Informes Consolidados a partir de los Informes a Nivel de Sede y de Establecimiento que crea el filtro.
Sistema de identificación: El gobierno ya no utiliza el "Data Universal Numbering System" (DUNS) para identificar a las entidades que hacen negocios con el gobierno federal. En su lugar, los declarantes, incluidos los contratistas federales, deben utilizar un "Unique Entity ID" (UEI), un identificador alfanumérico de 12 caracteres creado en www.sam.gov. Busque aquí su número UEI. Los subcontratistas sin número UEI deben indicar "no disponible".
El(los) informe(s) requiere(n) el uso del Sistema de Clasificación Industrial de América del Norte (NAICS) para identificar la industria principal en la que operan los negocios o establecimientos de su empleador. Asegúrese de que su código NAISC está actualizado para 2022 (algunos códigos han cambiado). Compruébelo en North American Industry Classification System (NAICS) U.S. Census Bureau.
Informes de empleados no binarios: La Instrucción señala que los empleadores pueden optar voluntariamente por presentar los datos de los empleados no binarios, indicando los detalles en las secciones de comentarios de los Informes. "Si el sexo declarado por un empleado durante la autoidentificación voluntaria difiere del sexo registrado en los registros de empleo del empleado, el empleador deberá informar sobre el primero (es decir, la autoidentificación) y no sobre el segundo (es decir, los registros de empleo)".
Teletrabajo: Los empleados que trabajan a distancia y/o teletrabajan deben incluirse en el informe del establecimiento específico del que dependen. Si un empleado a distancia "no está asignado y no se presenta" en ningún lugar físico de forma permanente, el empleado debe contabilizarse en el establecimiento del que depende o al que está asignado el responsable del empleado. (¡Intente que esto no alinee a todo el mundo en la sede central!)
Trabajo en centros de clientes: Para el ciclo de informes de 2022, los empleadores mantienen la opción de informar sobre los empleados que trabajan en las sedes de los clientes (1) utilizando la dirección de la sede del cliente como la ubicación del establecimiento o (2) informando sobre esos empleados en un establecimiento del empleador (es decir, sede no cliente). A partir del informe de 2023, los empleadores deben declarar a los empleados que trabajen en establecimientos cliente en la dirección del establecimiento cliente.
Cambios organizativos: Los empleadores que hayan experimentado una adquisición, escisión o fusión desde el último ciclo de presentación de informes EEO-1 Componente 1 deben informar de los cambios utilizando el módulo "Informar de adquisición, escisión o fusión" de la OFS.
Contratación de la creación del Informe EEO-1: Los empleadores que utilicen un consultor (denominado "organización de recursos humanos de terceros" en la Instrucción) para crear los informes EEO-1 deben seguir registrándose en OFS y deben proporcionar información sobre el punto de contacto, así como la certificación de un funcionario de la empresa de que la presentación es "correcta y veraz".
Cumplimiento del umbral de presentación: A partir del Informe EEO-1 de 2023, un empleador que cumpla con el umbral de empleados para fines de presentación de informes en cualquier momento durante el cuarto trimestre (es decir, del 1 de octubre al 31 de diciembre) del año de presentación de informes, no podrá seleccionar un período de instantánea de la fuerza de trabajo en el que caiga por debajo del umbral en un esfuerzo por evitar el requisito de presentación.
¿Y ahora qué?
La EEOC aconseja a las entidades declarantes que visiten www.eeocdata.org/eeo1 para obtener las últimas actualizaciones relativas a la recopilación de datos EEO-1 Componente 1 de 2022, incluidas las actualizaciones relativas al plazo para presentar y certificar los informes.
La EEOC ha creado un centro de mensajes para el equipo de apoyo a los declarantes dentro de OFS. La EEOC tiene un FAQ que, entre otras cosas, incluye información sobre cómo determinar la raza o etnia de un empleado.
La EEOC certificó el uso del nuevo formulario EEO-1 durante un año (hasta el 31 de agosto de 2024). En el pasado, el formulario se ha certificado para varios años a la vez. La breve fecha de finalización de un año del nuevo formulario puede indicar que la EEOC tiene previsto introducir cambios adicionales en la presentación de informes más pronto que tarde. Es probable que otros cambios añadan la recopilación de datos salariales del "Componente 2" al requisito de presentación. (Véase el blog de Circa The National Academies of Sciences "Component 2" Pay Data Report: Another Step Towards Regular Pay Data Collection en el que se exponen las preocupaciones que suscitan los planes de la EEOC para actualizar el Informe). Los funcionarios de la EEOC han declarado que la Agencia solicitará la opinión del público sobre los requisitos de notificación de datos salariales. Sólo cabe esperar que la brevedad del plazo para el formulario EEO-1 no demuestre que la Agencia ha decidido seguir adelante con su actual y controvertida propuesta de recopilación de datos salariales.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
