Die EEOC eröffnete den Berichtszeitraum für die Berichterstattung im Jahr 2022 am 31. Oktober 2022. Die Berichte müssen bis zum 5. Dezember 2023 eingereicht werden. Der Berichtszeitraum 2022 erstreckt sich vom 1. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2022. Als "Schnappschuss"-Datum für die Berichterstattung gilt ein beliebiger Lohnzeitraum, den der Antragsteller für den Zeitraum vom 1. Oktober 2022 bis zum 31. Dezember 2022 auswählt.
Die EEOC verlangt, dass Arbeitgeber des privaten Sektors mit 100 oder mehr Beschäftigten und staatliche Auftragnehmer mit 50 oder mehr Beschäftigten den Bericht einreichen. In der EEO-1 Component 1 Instruction Booklet ("the Instruction") wird näher definiert, welche Unternehmen den Bericht einreichen müssen, und es wird ein Überblick über die Einreichungsanforderungen gegeben. Das Dokument EEO-1 Component 1 Data File Uploads Specification (Spezifikation für das Hochladen von Datendateien) beschreibt detailliert die Mechanismen der Berichtserstellung.
Die nachstehend zusammengefassten Änderungen an der Berichterstattung sind erheblich.
Wichtige EEO-1-Berichtsanforderungen
Obligatorische elektronische Einreichung: Das EEO-1 Component 1 Online Filing System (OFS) unter https://www.eeocdata.org/ ist ein webbasiertes Portal, mit dem die EEOC die EEO-1-Berichte der Arbeitgeber elektronisch erfasst. Die Antragsteller müssen ihre Daten jetzt elektronisch über das OFS einreichen. Die Arbeitgeber können die Daten manuell eingeben oder Dateien hochladen.
Qualifikationsfragen: OFS enthält nun Fragen zur Eignung, um festzustellen, ob ein Arbeitgeber Bericht(e) einreichen muss. Bericht. Darüber hinaus müssen Arbeitgeber angeben, ob ihr Unternehmen und/oder ihre Haupt- oder Nicht-Hauptniederlassungen (Arbeitsorte) Bundesauftragnehmer sind.
Keine Zusammenlegung kleiner Standorte mehr: Die EEOC verlangt von den Antragstellern nicht mehr, dass sie Beschäftigte an kleinen Arbeitsorten in aggregierten "Typ 4"-, "Typ 6"- oder "Typ 8"-Berichten zusammenfassen. Stattdessen müssen die Antragsteller für jede Arbeitsstätte einen eigenen Bericht erstellen, unabhängig davon, wie klein sie ist. Ein Arbeitgeber mit einer einzigen Betriebsstätte reicht einen einzigen "Bericht auf Betriebsebene" ein. Ein Antragsteller mit mehreren Arbeitsstätten muss zusätzlich zu seinen Berichten auf Betriebsebene einen Hauptsitzbericht einreichen. Die Berichte für die Hauptniederlassung müssen auch entfernte Arbeitnehmer einschließen, die dem Hauptsitz des Arbeitgebers Bericht erstatten. OFS erstellt nun automatisch konsolidierte Berichte aus den Berichten auf Hauptquartier- und Betriebsebene, die der Filter erstellt.
Identifizierungssystem: Die Regierung verwendet nicht mehr das "Data Universal Numbering System" (DUNS), um Unternehmen zu identifizieren, die mit der Bundesregierung zusammenarbeiten. Stattdessen müssen Antragsteller, einschließlich Bundesauftragnehmer, eine "Unique Entity ID" (UEI) verwenden, eine 12-stellige alphanumerische Kennung, die unter www.sam.gov erstellt wurde . Suchen Sie hier nach Ihrer UEI-Nummer. Unterauftragnehmer ohne UEI-Nummer sollten "nicht verfügbar" eingeben.
Bericht(e) erfordert die Verwendung des North American Industry Classification System (NAICS), um die Hauptindustrie zu identifizieren, in der das Unternehmen oder die Einrichtungen Ihres Arbeitgebers tätig sind. Vergewissern Sie sich, dass der von Ihnen verwendete NAISC-Code für 2022 aktuell ist (einige Codes haben sich geändert). Prüfen Sie dies unter North American Industry Classification System (NAICS) U.S. Census Bureau.
Nicht-binäre Berichterstattung: In der Anweisung wird darauf hingewiesen, dass Arbeitgeber freiwillig Daten für nicht-binäre Beschäftigte übermitteln können, indem sie in den Kommentarabschnitten der Berichte Einzelheiten vermerken. "Wenn das von einem Arbeitnehmer bei der freiwilligen Selbstidentifizierung angegebene Geschlecht von dem in den Beschäftigungsunterlagen des Arbeitnehmers erfassten Geschlecht abweicht, sollte der Arbeitgeber das erstere (d. h. die Selbstidentifizierung) und nicht das letztere (d. h. die Beschäftigungsunterlagen) melden.
Telearbeit: Mitarbeiter, die aus der Ferne arbeiten und/oder Telearbeit verrichten, müssen in den Bericht der spezifischen Niederlassung aufgenommen werden, der sie unterstellt sind. Wenn ein Telearbeitnehmer keinem physischen Standort dauerhaft zugewiesen ist und sich auch nicht dort meldet, sollte der Arbeitnehmer in der Niederlassung gezählt werden, der sein Vorgesetzter unterstellt oder zugewiesen ist. (Versuchen Sie zu verhindern, dass alle Mitarbeiter dem Hauptsitz zugeordnet werden!)
Arbeit an Kundenstandorten: Für den Berichtszyklus 2022 haben die Arbeitgeber weiterhin die Möglichkeit, Arbeitnehmer, die an Kundenstandorten arbeiten, zu melden, indem sie (1) die Adresse des Kundenstandorts als Standort des Betriebs verwenden oder (2) diese Arbeitnehmer in einem Betrieb des Arbeitgebers (d. h. einem Nicht-Kundenstandort) melden. Ab dem Bericht für das Jahr 2023 müssen die Arbeitgeber Arbeitnehmer, die an Kundenstandorten arbeiten, unter der Adresse des Kundenstandorts melden.
Organisatorische Änderungen: Arbeitgeber, die seit dem letzten Meldezyklus für die EEO-1-Komponente 1 eine Übernahme, Ausgliederung oder Fusion erlebt haben, müssen die Änderungen mit dem Modul "Meldung von Übernahmen, Ausgliederungen oder Fusionen" des OFS melden.
Erstellung von EEO-1-Berichten durch Dritte: Arbeitgeber, die einen Berater (in der Anweisung als "dritte Personalorganisation" bezeichnet) mit der Erstellung von EEO-1-Berichten beauftragen, müssen sich weiterhin im OFS registrieren lassen und Angaben zur Kontaktperson sowie eine Bestätigung eines Unternehmensvertreters vorlegen, dass die Angaben "korrekt und wahrheitsgemäß" sind.
Erreichen des Schwellenwerts für die Einreichung: Ab dem EEO-1-Bericht 2023 darf ein Arbeitgeber, der zu irgendeinem Zeitpunkt im vierten Quartal (d. h. vom 1. Oktober bis zum 31. Dezember) des Berichtsjahres den Schwellenwert für die Berichterstattung erreicht, keinen Zeitraum für die Momentaufnahme der Belegschaft wählen, in dem er den Schwellenwert unterschreitet, um die Meldepflicht zu umgehen.
Wie geht es weiter?
Die EEOC empfiehlt den anmeldenden Unternehmen, sich unter www.eeocdata.org/eeo1 über die neuesten Informationen zur Datenerhebung für die EEO-1-Komponente 1 im Jahr 2022 zu informieren, einschließlich etwaiger Aktualisierungen hinsichtlich der Frist für die Einreichung und Bescheinigung der Berichte.
Die EEOC hat innerhalb des OFS ein Filer Support Team Message Center zur Unterstützung von Antragstellern eingerichtet. Die EEOC hat eine FAQ, die unter anderem Informationen darüber enthält, wie die Ethnie eines Mitarbeiters zu bestimmen ist.
Die EEOC hat die Verwendung des neuen EEO-1-Formulars für ein Jahr (bis zum 31. August 2024) zertifiziert. In der Vergangenheit war das Formular jeweils für mehrere Jahre zertifiziert worden. Das kurze einjährige Enddatum des neuen Formulars könnte darauf hindeuten, dass die EEOC plant, eher früher als später weitere Änderungen an der Berichterstattung vorzunehmen. Weitere Änderungen werden wahrscheinlich die Erhebung von Lohndaten der Komponente 2" in die Meldepflicht aufnehmen. (Siehe den Blog von Circa The National Academies of Sciences "Component 2" Pay Data Report: Another Step Towards Regular Pay Data Collection" (Ein weiterer Schritt zur regelmäßigen Erhebung von Entgeltdaten ), in dem Bedenken gegen die Pläne der EEOC zur Aktualisierung des Berichts geäußert werden. EEOC-Beamte haben erklärt, dass die Agentur die Öffentlichkeit um Beiträge zu den Anforderungen an die Lohndatenberichterstattung bitten wird. Man kann nur hoffen, dass der kurze Zeitrahmen für das EEO-1-Formular nicht zeigt, dass die Agentur sich entschlossen hat, mit ihrem aktuellen, umstrittenen Vorschlag zur Erhebung von Entgeltdaten fortzufahren.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
