L'EEOC a ouvert la période de déclaration pour le rapport 2022 le 31 octobre 2022. Les rapports doivent être déposés avant le 5 décembre 2023. La période de déclaration 2022 s'étend du 1er octobre 2022 au 31 décembre 2022. La date d'"instantané" des données pour la déclaration est toute période de paie choisie par le déclarant pour la période allant du 1er octobre 2022 au 31 décembre 2022.
L'EEOC exige que les employeurs du secteur privé comptant au moins 100 employés et les entrepreneurs fédéraux comptant au moins 50 employés soumettent le rapport. La brochure EEO-1 Component 1 Instruction Booklet ("l'Instruction") définit plus précisément les entités qui doivent déposer le rapport et fournit une vue d'ensemble des exigences en matière de dépôt. Le document EEO-1 Component 1 Data File Uploads Specification détaille les mécanismes de création du rapport.
Les modifications apportées aux rapports, résumées ci-dessous, sont importantes.
Exigences importantes en matière de rapports EEO-1
Dépôt électronique obligatoire : Le système de dépôt en ligne de la composante 1 de l'EEO-1 (OFS), à l'adresse https://www.eeocdata.org/, est un portail Internet que l'EEOC utilise pour collecter électroniquement les rapports EEO-1 des employeurs. Les déclarants doivent désormais soumettre leurs données par voie électronique à l'aide de l'OFS. Les employeurs peuvent déposer leurs données en les saisissant manuellement ou en téléchargeant des fichiers de données.
Questions d'éligibilité : L'OFS inclut désormais des questions d'éligibilité pour déterminer si un employeur doit déposer un (des) rapport(s). Rapport. En outre, les employeurs doivent indiquer si leur entreprise et/ou tout établissement siège ou non siège (lieux de travail) sont des sous-traitants fédéraux.
Plus de regroupement de petits sites : L'EEOC n'exige plus des déclarants qu'ils combinent les employés des petits lieux de travail dans des rapports agrégés de "type 4", "type 6" ou "type 8". Au lieu de cela, les déclarants doivent créer un rapport pour chaque lieu de travail, quelle que soit sa taille. Un employeur disposant d'un seul lieu de travail déposera un seul "rapport au niveau de l'établissement". Un déclarant disposant de plusieurs lieux de travail doit déposer un rapport du siège social en plus de son ou ses rapports au niveau de l'établissement. Les rapports du siège social doivent inclure les employés à distance qui relèvent du siège social de l'employeur. OFS génère désormais automatiquement des rapports consolidés à partir des rapports de siège et d'établissement créés par le filtre.
Système d'identification : Le gouvernement n'utilise plus le "Data Universal Numbering System" (DUNS) pour identifier les entités qui font des affaires avec le gouvernement fédéral. À la place, les déclarants, y compris les entrepreneurs fédéraux, doivent utiliser un "Unique Entity ID" (UEI), un identifiant alphanumérique à 12 caractères créé à l'adresse www.sam.gov. Effectuez une recherche ici pour trouver votre numéro UEI. Les sous-traitants qui n'ont pas de numéro UEI doivent indiquer "indisponible".
Le(s) rapport(s) exige(nt) l'utilisation du Système de classification des industries de l'Amérique du Nord (SCIAN) pour identifier l'industrie principale dans laquelle l'entreprise ou les établissements de votre employeur exercent leurs activités. Assurez-vous que votre code NAISC est à jour pour 2022 (certains codes ont changé). Vérifiez auprès du North American Industry Classification System (NAICS) U.S. Census Bureau.
Rapports sur les employés non binaires : L'instruction indique que les employeurs peuvent volontairement choisir de soumettre des données sur les employés non binaires en indiquant les détails dans les sections de commentaires des rapports. "Si le sexe déclaré par un salarié lors de son auto-identification volontaire diffère du sexe enregistré dans les dossiers d'emploi du salarié, l'employeur doit déclarer le premier (c'est-à-dire l'auto-identification) et non le second (c'est-à-dire les dossiers d'emploi).
Télétravail : Les salariés qui travaillent à distance et/ou en télétravail doivent être inclus dans le rapport de l'établissement spécifique auquel ils sont rattachés. Si un salarié à distance "n'est pas affecté et ne relève pas" d'un lieu physique de manière permanente, il doit être comptabilisé dans l'établissement auquel son supérieur hiérarchique rend compte ou est affecté. (Essayez de ne pas aligner tout le monde sur le siège social !)
Travail chez les clients : Pour le cycle de déclaration 2022, les employeurs ont la possibilité de déclarer les employés travaillant sur des sites clients (1) en utilisant l'adresse du site client comme emplacement de l'établissement ou (2) en déclarant ces employés dans un établissement de l'employeur (c.-à-d. un site non client). À partir du rapport 2023, les employeurs doivent déclarer les salariés travaillant sur des sites clients à l'adresse du site client.
Changements organisationnels : Les employeurs qui ont fait l'objet d'une acquisition, d'une scission ou d'une fusion depuis le dernier cycle de déclaration de la composante 1 de l'EEO-1 doivent signaler les changements à l'aide du module "Report Acquisition, Spinoff or Merger" (déclaration d'une acquisition, d'une scission ou d'une fusion) de l'OFS.
Sous-traitance de la création du rapport EEO-1 : Les employeurs qui font appel à un consultant (appelé "organisation tierce de ressources humaines" dans l'instruction) pour créer les rapports EEO-1 doivent toujours s'enregistrer dans l'OFS et doivent fournir des informations sur le point de contact, ainsi qu'une certification par un responsable de l'entreprise que la soumission est "correcte et véridique".
Atteinte du seuil de dépôt : À partir du rapport EEO-1 2023, un employeur qui atteint le seuil d'employés à des fins de déclaration à tout moment au cours du quatrième trimestre (c'est-à-dire du 1er octobre au 31 décembre) de l'année de déclaration, ne peut pas sélectionner une période d'instantané de l'effectif où il tombe en dessous du seuil dans le but d'éviter l'obligation de dépôt.
Quelle est la prochaine étape ?
L'EEOC conseille aux entités déclarantes de consulter le site www.eeocdata.org/eeo1 pour obtenir les dernières mises à jour concernant la collecte de données de la composante 1 de l'EEO-1 pour 2022, y compris toute mise à jour concernant la date limite de soumission et de certification des rapports.
L'EEOC a créé un Filer Support Team Message Center au sein de l'OFS pour l'assistance aux déposants. L'EEOC dispose d'une FAQ qui comprend, entre autres, des informations sur la manière de déterminer la race ou l'origine ethnique d'un employé.
L'EEOC a certifié l'utilisation du nouveau formulaire EEO-1 pour un an (jusqu'au 31 août 2024). Dans le passé, le formulaire a été certifié pour plusieurs années à la fois. La courte durée d'utilisation du nouveau formulaire (un an) peut indiquer que l'EEOC prévoit d'apporter des modifications supplémentaires à la déclaration dans les plus brefs délais. D'autres changements ajouteront probablement la collecte de données salariales du "Composant 2" à l'obligation de déclaration. (Voir le blog Circa The National Academies of Sciences "Component 2" Pay Data Report : Un pas de plus vers la collecte régulière de données salariales, qui expose les préoccupations liées aux projets de l'EEOC de mettre à jour le rapport). Les responsables de l'EEOC ont déclaré que l'agence demanderait l'avis du public sur les exigences en matière de rapports sur les données salariales. On ne peut qu'espérer que la brièveté du délai pour le formulaire EEO-1 ne montre pas que l'Agence a décidé de poursuivre sa proposition actuelle et controversée de collecte de données sur les rémunérations.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
