Este último punto fue objeto de una investigación realizada por los analistas de Gartner en su reciente informe trimestral de negocios, en el que se exploraba la naturaleza cambiante de la relación entre el personal y la dirección. Antes de las perturbaciones de 2020, la relación era bastante sencilla. En general, el personal obtenía más beneficios durante los años de bonanza, y durante las contracciones, los beneficios favorecían al empleador.

Un enfoque más matizado del equilibrio entre el personal y la empresa.

La investigación de Gartner sugirió que esta situación se invirtió en 2020, creando una dinámica más matizada, que probablemente perdurará. En esencia, 2020 demostró el importante papel que desempeña el talento en la creación de valor.

A principios de 2020, el personal abandonó sus oficinas de forma masiva y, gracias a una combinación de determinación, resiliencia e ingenio, continuó trabajando, replicando muchos de los procesos manuales que se realizaban en la oficina, con aplicaciones ad hoc como Excel, el correo electrónico o aplicaciones de intercambio de archivos en la nube, por ejemplo.

Al mismo tiempo, y contrariamente a la experiencia previa, a pesar de la crisis económica, las empresas hicieron todo lo posible por retener a su personal. Mediante una combinación de reducción de horas, permisos temporales (con apoyo del gobierno) o ayuda con tecnología y equipos adicionales para trabajar fuera de la oficina, las empresas se esforzaron por retener a su personal siempre que fue posible.

Esta situación puso de relieve el valor del talento frente al mero uso de la tecnología o los datos. La capacidad única del personal para comprender a sus clientes y mercados, junto con su capacidad para aplicar la creatividad a la resolución de problemas, ofrece a las empresas una capacidad inigualable para crear valor.

Seamos claros, la decisión de no reducir la plantilla de forma generalizada no se debió al altruismo. Se reconoció que, tarde o temprano, la crisis pasaría y que la actividad económica volvería a la normalidad. Los gobiernos intervinieron para apoyar a las empresas, al personal y a los consumidores con el fin de paliar los peores efectos económicos. Las empresas también estaban interesadas en evitar parecer insensibles ante una situación sobre la que su personal no tenía control alguno.

¿Los efectos duraderos, según Gartner?

De cara al futuro, la vida volverá a la normalidad, aunque con una rutina diferente. Un efecto duradero será que tanto el personal como la dirección reconozcan que los empleados pueden ser plenamente productivos fuera de la oficina, siempre que cuenten con el apoyo adecuado. Es evidente que el personal ha disfrutado de la flexibilidad que supone ser productivo desde casa. Numerosas encuestas han puesto de manifiesto que muchos trabajadores desean mantener esta flexibilidad en el futuro.

La tesis central de Gartner era que los empleados y los posibles empleados esperarán que la flexibilidad laboral sea la norma y recompensarán a los empleadores que ofrezcan flexibilidad frente a los que no lo hagan. La hipótesis es que los empleadores tendrán que adaptar el negocio para ofrecer esta flexibilidad, aunque sea de forma rentable.

Para ofrecer esta flexibilidad, probablemente será necesario combinar el apoyo al trabajo desde casa dos o tres días a la semana con un mayor uso de los espacios de trabajo compartidos. Es probable que los empleados que trabajan desde casa habitualmente cambien su escritorio fijo por un escritorio compartido en las oficinas corporativas, que probablemente tendrán un tamaño reducido.

La tecnología necesaria para ello (cuentas VPN, cuentas Zoom, el uso de aplicaciones basadas en SaaS, por ejemplo) ha demostrado su eficacia en 2020 y 2021.

Gestión flexible de políticas para plantillas flexibles

¿Qué retos afrontarán las empresas que ofrecen la flexibilidad laboral que tanto valoran sus empleados? Garantizar que el personal se comporte adecuadamente y siga los procedimientos correctos independientemente del lugar en el que trabajen cada día. Esto abarcará las políticas de RR. HH., la política de seguridad informática, la política de salud y seguridad, la política de viajes y gastos, y mucho más.

La aplicación de estas políticas, que pueden tener implicaciones contractuales o legales para la empresa, es un aspecto importante, aunque poco conocido, del trabajo flexible. Es probable que sea más fácil infringir inadvertidamente una política si se está fuera del entorno controlado de la oficina de una empresa. Por lo tanto, el personal debe comprender sus obligaciones y responsabilidades, y actuar siempre en consecuencia. Sin ello, el trabajo flexible es insostenible.

Para llevar a cabo una gestión eficaz de las políticas es necesario adoptar un enfoque empresarial. Disponer de múltiples sistemas con políticas múltiples e incoherentes expondrá a la empresa a riesgos operativos y legales. Es necesario contar con una biblioteca centralizada de políticas en la que los usuarios puedan navegar fácilmente para encontrar la orientación que necesitan. El sistema también debe facilitar la publicación de los cambios en las políticas, listos para su revisión y aprobación.