Este último punto fue objeto de una investigación llevada a cabo por los analistas de Gartner en su reciente Informe Trimestral de Empresa, que exploraba la naturaleza cambiante de la relación entre el personal y la dirección. Antes de los trastornos de 2020, la relación era razonablemente sencilla. En general, el personal obtenía más beneficios en los años de bonanza y, en los de contracción, los beneficios favorecían al empresario.

Un enfoque más matizado equilibrio personal/empresa

La investigación de Gartner sugirió que esta situación se invirtió en 2020, creando una dinámica más matizada, que probablemente perdurará. En esencia, 2020 demostró que el talento desempeña un papel importante en la creación de valor.

A principios de 2020, el personal abandonó sus oficinas al por mayor y, gracias a una mezcla de determinación, resistencia e ingenio, continuó trabajando, replicando muchos procesos manuales basados en la oficina, con aplicaciones ad hoc utilizando Excel, correo electrónico y aplicaciones de intercambio de archivos basadas en la nube, por ejemplo.

Al mismo tiempo, y contrariamente a la experiencia anterior, a pesar de la crisis económica, las empresas hicieron lo que pudieron para retener al personal. Mediante una combinación de reducciones de jornada, despidos (con el apoyo del gobierno) o ayuda con tecnología y equipos adicionales para trabajar fuera de la oficina, las empresas se esforzaron por retener al personal siempre que fue posible.

Esta situación puso de relieve el valor del talento por encima del puro uso de la tecnología o los datos. La capacidad única del personal para entender a sus clientes y mercados, junto con su habilidad para aplicar la creatividad a la resolución de problemas, ofrece a las empresas una capacidad inigualable para crear valor.

Seamos claros, la decisión de no reducir el personal al por mayor no se debió al altruismo. Se reconocía que tarde o temprano la crisis pasaría y que la actividad económica volvería a la normalidad. Los gobiernos intervinieron para ayudar a las empresas, al personal y a los consumidores a paliar los peores efectos económicos. Las empresas también querían evitar parecer desalmadas ante una situación sobre la que su personal no tenía ningún control.

¿Los efectos duraderos, según Gartner?

De cara al futuro, la vida volverá a una rutina normal, aunque diferente. Un efecto duradero será que tanto el personal como la dirección reconocerán que los empleados pueden ser plenamente productivos fuera de la oficina, si reciben el apoyo adecuado. Es evidente que el personal ha disfrutado de la flexibilidad que aporta ser productivo en casa. Numerosas encuestas han puesto de manifiesto que muchos trabajadores desean conservar esta flexibilidad en el futuro.

El argumento central de Gartner era que los empleados y los empleados potenciales esperarán flexibilidad laboral como BAU y recompensarán a los empresarios que ofrezcan flexibilidad frente a los que no lo hagan. La hipótesis es que las empresas tendrán que adaptar su negocio para ofrecer esta flexibilidad, aunque sea de forma rentable.

Es probable que esta flexibilidad implique una combinación de ayudas para trabajar 2/3 días a la semana en casa y un mayor uso de espacios de trabajo compartidos. Es probable que el personal que trabaje desde casa con regularidad cambie un escritorio específico por un hot desk en las oficinas corporativas, que probablemente ocuparán menos espacio.

La tecnología para conseguirlo -cuentas VPN, cuentas Zoom, el uso de aplicaciones basadas en SaaS, por ejemplo- ha quedado bien probada en 2020 y 2021.

Gestión flexible de políticas para plantillas flexibles

¿Cuál será el reto para las empresas que ofrezcan un régimen de trabajo flexible que los empleados premiarán? Garantizar que el personal se comporte adecuadamente y siga los procedimientos correctos independientemente de independientemente de dónde trabajen. Esto incluye las políticas de RRHH, de seguridad informática, de salud y seguridad, de viajes y gastos, y muchas otras.

La aplicación de estas políticas, que pueden tener implicaciones contractuales o legales para la empresa, es un aspecto importante pero poco conocido del trabajo flexible. Es probable que sea más fácil incumplir inadvertidamente una política si uno se encuentra fuera del entorno controlado de una oficina de la empresa. Por ello, el personal debe comprender sus obligaciones y responsabilidades, y actuar siempre en consecuencia. Sin eso, el trabajo flexible es insostenible.

Una gestión eficaz de las políticas requiere un enfoque empresarial. Disponer de varios sistemas con múltiples políticas incoherentes expondrá a la empresa a riesgos operativos y legales. Es necesario contar con una biblioteca central de políticas por la que los usuarios puedan navegar fácilmente para encontrar la orientación que necesitan. Un sistema también debe facilitar la publicación de cambios en las políticas, listos para su revisión y aprobación.