Aquí está el giro: Las cooperativas de crédito pueden ser consideradas «contratistas federales» por la Oficina de Programas de Cumplimiento Federal (OFCCP) simplemente por tener un seguro federal de depósitos. Si su cooperativa de crédito tiene 50 o más empleados y depósitos asegurados por la NCUA, está sujeta a estas regulaciones.
Entonces, ¿qué significa esto para usted?
Simplemente, significa crear condiciones equitativas para todos. También significa crear un Programa de Acción Afirmativa (AAP) por escrito para garantizar la igualdad de oportunidades y prácticas de contratación diversas. Este programa identifica las áreas en las que su cooperativa de crédito podría tener menos empleados de lo esperado y describe los pasos para solucionarlo.
Lo más importante es que debes considerar si superarías las evaluaciones o auditorías de cumplimiento. Si eso ocurre, el departamento de recursos humanos se ve en apuros, ya que es el encargado de realizar todo el trabajo de revisión del cumplimiento.
¿Por qué debería importarte?
Porque el incumplimiento puede salir caro. Solo en la última década, la OFCCP impuso a los empleadores más de 247 millones de dólares en multas!
Resumen de las instituciones financieras cubiertas por la OFCCP
La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) supervisa una serie de instituciones financieras que participan en contratos federales. Entre ellas se incluyen:
- Bancos
- Cooperativas de crédito
- Compañías de seguros
- Empresas de inversión.
Cualquier institución que reciba fondos o contratos federales debe cumplir con las regulaciones de la OFCCP.
Además, incluso las organizaciones financieras más pequeñas pueden entrar en el ámbito de competencia de la OFCCP si cumplen criterios específicos relacionados con el volumen de sus contratos o sus fuentes de financiación.
Comprender qué instituciones están cubiertas es esencial para una gestión eficaz del cumplimiento. Las organizaciones financieras deben evaluar su situación desde el principio para evitar sanciones posteriores.
¿Qué es la OFCCP?
La Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) forma parte del Departamento de Trabajo de los Estados Unidos (DOL). La OFCCP es responsable de garantizar que los empleadores que hacen negocios con el gobierno federal cumplan con las leyes y regulaciones que exigen la no discriminación. Esto incluye a cualquier persona con un contrato gubernamental o subcontratistas federales.
¿Qué pasa con la EEOC?
La Comisión para la Igualdad de Oportunidades en el Empleo (EEOC) también afecta a las cooperativas de crédito, pero de forma diferente a la OFCCP. Como agencia federal, la EEOC hace cumplir las leyes federales que prohíben la discriminación en el empleo por motivos de raza, etnia, religión, sexo (incluida la orientación sexual y la identidad de género), origen nacional, edad (40 años o más), discapacidad e información genética.
Las cooperativas de crédito, como empleadores, están sujetas a estas leyes y deben cumplir con las regulaciones de la EEOC. Esto significa que las cooperativas de crédito no pueden discriminar en ningún aspecto del empleo, incluyendo la contratación, el despido, los ascensos, la remuneración o las condiciones de trabajo. El incumplimiento de las regulaciones de la EEOC puede acarrear importantes consecuencias legales para las cooperativas de crédito, incluyendo la presentación del formulario EEO-1.
La EEOC y la OFCCP son dos agencias federales encargadas de hacer cumplir las leyes contra la discriminación en el lugar de trabajo, pero tienen enfoques distintos:
- EEOC: Su principal responsabilidad es investigar y resolver denuncias individuales por discriminación. Abarca una amplia gama de empleadores, incluyendo empresas privadas, gobiernos estatales y locales, y agencias federales.
- OFCCP: Se centra específicamente en los contratistas y subcontratistas federales. Hace cumplir los requisitos de acción afirmativa, que obligan a estas empresas a tomar medidas proactivas para contratar y promover a personas cualificadas pertenecientes a grupos infrarrepresentados.
En esencia, aunque ambas agencias tienen como objetivo prevenir la discriminación, la EEOC es más reactiva, ya que responde a denuncias individuales, mientras que la OFCCP es más proactiva, ya que se asegura de que los contratistas federales cumplan con los requisitos de acción afirmativa.
¿Cómo sé si tenemos un problema?
Una de las primeras señales es que recibes un aviso de CSAL. CSAL son las siglas de Auditoría Social y Laboral del Contratista. Es un proceso utilizado por la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) para evaluar el cumplimiento de las leyes laborales federales por parte de los contratistas federales, incluidas las relacionadas con la igualdad de oportunidades en el empleo, el salario mínimo y el pago de horas extras.
Las auditorías CSAL pueden ser anunciadas o sin previo aviso y pueden incluir una revisión de las políticas y procedimientos escritos del contratista, entrevistas con los empleados y un examen de los registros de nómina. Si la OFCCP encuentra infracciones durante una auditoría CSAL, el contratista puede estar sujeto a medidas correctivas, incluyendo el pago de salarios atrasados, sanciones monetarias o incluso la inhabilitación para futuros contratos federales.
Las auditorías CSAL son una herramienta importante para garantizar que los contratistas federales cumplan con las leyes laborales y que todos los empleados reciban un trato justo y equitativo.
Algunas señales de que usted o su organización pueden tener un problema con la OFCCP:
- Auditorías e investigaciones: Si su organización ha sido seleccionada para una auditoría o investigación de la OFCCP, es una clara señal de que puede haber problemas de cumplimiento.
- Conclusiones y citaciones: Si la OFCCP ha emitido conclusiones o citaciones contra su organización, esto indica que usted ha infringido una o varias de las normas de la agencia.
- Pagos atrasados o sanciones económicas: Si su organización ha recibido la orden de pagar salarios atrasados o sanciones monetarias, se trata de un indicio grave de incumplimiento.
- Deficiencias del Plan de Acción Afirmativa (AAP): Si su AAP está incompleto, desactualizado o no cumple con los estándares de la OFCCP, podría dar lugar a problemas de cumplimiento.
- Quejas o inquietudes: Si usted o sus empleados han recibido quejas o inquietudes sobre discriminación o acoso en el lugar de trabajo, es importante investigar y abordar estos problemas con prontitud.
Si sospecha que usted o su organización pueden tener un problema con la OFCCP, es importante tomar medidas proactivas para abordar la cuestión. Esto puede implicar realizar una autoauditoría, consultar con un abogado o un experto en cumplimiento normativo, o colaborar con la OFCCP para resolver cualquier cuestión pendiente.
Requisitos clave para las instituciones financieras según la OFCCP
Las instituciones financieras deben cumplir con requisitos específicos de la OFCCP que garantizan la igualdad de oportunidades y el trato justo en las prácticas de contratación. Hay algunas áreas a las que debe prestar atención:
- La implementación de planes de acción afirmativa durante el proceso de selección. Estos planes deben detallar medidas proactivas para reclutar, contratar y promover a personas pertenecientes a grupos infrarrepresentados.
- Mantener registros completos sobre los datos demográficos de los empleados. Estos datos desempeñan un papel crucial a la hora de evaluar el cumplimiento de la normativa federal. Es necesario realizar auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de estas normas.
- Promover iniciativas de divulgación dirigidas a grupos de candidatos diversos. Las instituciones deben colaborar activamente con organizaciones que apoyan a candidatos pertenecientes a minorías, personas con discapacidades o veteranos protegidos.
- Programas de formación para el personal que participa en los procesos de contratación y selección. Garantizar que todos los empleados comprendan sus responsabilidades contribuye a fomentar una cultura laboral inclusiva, al tiempo que se cumplen las obligaciones normativas.
Estos son los conceptos básicos, pero hay mucho más cuando se empieza a profundizar en el tema del cumplimiento normativo.
Retos comunes en materia de cumplimiento normativo para las instituciones financieras
Todas las industrias tienen desafíos en lo que respecta al cumplimiento de la OFCCP. Ya sea que se trate de atención médica, contratistas de construcción o cooperativas de crédito.
Las instituciones financieras se enfrentan a varios retos de cumplimiento en lo que respecta a los requisitos de la OFCCP, algunos de los cuales son exclusivos de ellas y otros no.
- La complejidad de las regulaciones: Mantenerse al día con las leyes puede resultar abrumador.
- Recopilación de datos y presentación de informes: Las instituciones deben recopilar datos exhaustivos sobre la plantilla, lo que puede resultar tedioso y propenso a errores si no se gestiona correctamente.
- Formación del personal en materia de cumplimiento: Es posible que muchos empleados no comprendan o no sean conscientes de las obligaciones de la OFCCP, lo que puede dar lugar a infracciones involuntarias.
- Integración de iniciativas de diversidad en las prácticas de contratación: Puede haber resistencia cultural a cambiar los métodos tradicionales de contratación.
Las instituciones financieras más pequeñas pueden tener dificultades para asignar recursos a las iniciativas de cumplimiento normativo. A menudo se ven desbordadas al intentar cumplir requisitos estrictos sin contar con los recursos humanos o el presupuesto suficientes. Ahí es donde el software de contratación de la OFCCP puede ayudarle a satisfacer sus necesidades.
Mejores prácticas para mantener el cumplimiento de la OFCCP a largo plazo
- Revise y actualice periódicamente sus planes de acción afirmativa. De este modo, se asegurará de que se ajustan a la normativa vigente y reflejan cualquier cambio que se produzca en su organización. Cree un equipo de cumplimiento que comprenda a fondo los requisitos de la OFCCP.
- Utilizar la tecnología para la recopilación y el análisis de datos. Emplear soluciones de software para realizar un seguimiento eficaz de las métricas de reclutamiento, contratación y promoción.
- Impartir sesiones de formación al personal de RR. HH. sobre las normas de la OFCCP. Mantener a todos informados fomenta una cultura de cumplimiento en toda la organización.
- Realice auditorías periódicas de las prácticas laborales. Identifique las áreas que necesitan mejorar antes de que surjan problemas.
- Establezca relaciones sólidas con consultores externos especializados en el cumplimiento de la OFCCP. Su experiencia puede ayudarle a navegar con mayor facilidad por las complejas regulaciones.
- Fomente la comunicación abierta dentro de su institución en relación con las iniciativas de diversidad e inclusión. Un entorno transparente promueve la responsabilidad a todos los niveles, reforzando el compromiso con los principios de igualdad de oportunidades.
No se preocupe, cumplir (y mantener el cumplimiento) no es difícil, si cuenta con ayuda.
Crear un plan de acción afirmativa (AAP) y luego cumplir con los requisitos de acción afirmativa al contratar personal es sencillo, ¿verdad?
No tan rápido, puede que sea un poco más difícil de lo que crees.
Implica analizar su plantilla, establecer objetivos de mejora y realizar esfuerzos de buena fe para atraer a una gama más amplia de candidatos cualificados. Esto podría incluir, por ejemplo, asistir a ferias de empleo en universidades históricamente negras u organizaciones profesionales de mujeres.
¿Listo para cumplir con la normativa y evitar multas cuantiosas?
Mitratech Circa es una potente herramienta diseñada para simplificar el cumplimiento normativo, especialmente en lo que respecta a los requisitos obligatorios de publicación de ofertas de empleo y las iniciativas de divulgación de buena fe en el marco del Plan de Acción Afirmativa (AAP).
Optimización de la publicación obligatoria de ofertas de empleo
Si una cooperativa de crédito o institución financiera tiene requisitos de la OFCCP, debe publicar todas las ofertas de empleo en la bolsa de trabajo de la agencia estatal de empleo. Esto puede llevar mucho tiempo y ser propenso a errores. Simplificamos este proceso mediante:
- Plataforma centralizada: Proporciona una plataforma única y un equipo dedicado al cumplimiento normativo.
- Publicación automatizada: Automatización de la publicación y republicación de ofertas de empleo en todos los bancos de empleo estatales.
- Seguimiento del cumplimiento: Garantizar el cumplimiento de las normativas y los plazos estatales.
- Mayor divulgación: Aumentar la exposición de los veteranos mediante referencias prioritarias y actividades de divulgación locales específicas.
Ayudamos a las organizaciones a cumplir de manera eficiente con las obligaciones estatales en materia de bolsas de trabajo, yendo más allá del mero cumplimiento normativo.
Divulgación eficaz y de buena fe
La divulgación de buena fe es esencial para el éxito de un AAP. Implica buscar de forma proactiva candidatos cualificados de grupos infrarrepresentados. Apoyamos estos esfuerzos con nuestro:
- Divulgación local automatizada: Conexión con una amplia red de diversos grupos de talentos y organizaciones comunitarias.
- Plataforma de divulgación: Permite a los empleadores gestionar la divulgación directa y realizar un seguimiento de su eficacia.
- Mensajes dirigidos: Creación de plantillas de mensajes y feeds de correo electrónico para una divulgación eficaz.
- Documentación: Generación de informes bajo demanda para demostrar el cumplimiento normativo.
Le ayudaremos a implementar estrategias de divulgación sólidas, mejorar la diversidad y la inclusión, y mitigar los riesgos de cumplimiento normativo.
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Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
