Hier ist der Clou: Kreditgenossenschaften können vom Office of Federal Compliance Programs (OFCCP) als "Bundesauftragnehmer" betrachtet werden, weil sie über eine staatliche Einlagensicherung verfügen! Wenn Ihre Kreditgenossenschaft 50 oder mehr Mitarbeiter und NCUA-versicherte Einlagen hat, unterliegen Sie diesen Vorschriften.
Was bedeutet das nun für Sie?
Ganz einfach, es bedeutet, gleiche Bedingungen für alle zu schaffen. Es bedeutet auch, ein schriftliches Affirmative Action Program (AAP) zu erstellen, um Chancengleichheit und vielfältige Einstellungspraktiken zu gewährleisten. In diesem Programm werden die Bereiche ermittelt, in denen Ihre Kreditgenossenschaft möglicherweise weniger Mitarbeiter als erwartet beschäftigt, und es werden Schritte zur Behebung des Problems beschrieben.
Das bedeutet vor allem, dass Sie sich überlegen müssen, ob Sie die Compliance-Bewertungen oder -Audits bestehen oder nicht. Wenn dies der Fall ist, wird die Personalabteilung in die Pflicht genommen - und sie übernimmt die gesamte Arbeit für die Compliance-Prüfung.
Warum sollte Sie das interessieren?
Denn die Nichteinhaltung von Vorschriften kann kostspielig sein. Allein in den letzten zehn Jahren hat die OFCCP Arbeitgeber mit über 247 Millionen Dollar an Geldstrafen!
Überblick über die von der OFCCP erfassten Finanzinstitute
Das Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) beaufsichtigt eine Reihe von Finanzinstituten, die sich an Bundesaufträgen beteiligen. Dazu gehören:
- Banken
- Kreditgenossenschaften
- Versicherungsgesellschaften
- Wertpapierfirmen.
Jedes Institut, das Bundesmittel oder Verträge erhält, muss die OFCCP-Vorschriften einhalten.
Darüber hinaus können auch kleinere Finanzinstitute in den Zuständigkeitsbereich der OFCCP fallen, wenn sie bestimmte Kriterien in Bezug auf ihren Vertragsumfang oder ihre Finanzierungsquellen erfüllen.
Für ein effektives Compliance-Management ist es unerlässlich zu wissen, welche Institutionen betroffen sind. Finanzinstitute sollten ihren Status frühzeitig überprüfen, um spätere Strafen zu vermeiden.
Was ist die OFCCP überhaupt?
Das Office of Federal Contract Compliance Programs ist Teil des US-Arbeitsministeriums (DOL). Das OFCCP ist dafür verantwortlich, dass Arbeitgeber, die mit der Bundesregierung zusammenarbeiten, die Gesetze und Vorschriften zur Nichtdiskriminierung einhalten. Dies gilt für alle Personen, die einen Regierungsvertrag haben, sowie für Unterauftragnehmer der Regierung.
Was ist mit der EEOC?
Die Equal Employment Opportunity Commission (EEOC) hat in der Tat auch Auswirkungen auf Kreditgenossenschaften - aber sie unterscheidet sich von der OFCCP. Als Bundesbehörde setzt die EEOC Bundesgesetze durch, die Diskriminierung bei der Beschäftigung aufgrund von Ethnie, Religion, Geschlecht (einschließlich sexueller Orientierung und Geschlechtsidentität), nationaler Herkunft, Alter (ab 40), Behinderung und genetischen Informationen verbieten.
Kreditgenossenschaften unterliegen als Arbeitgeber diesen Gesetzen und müssen die EEOC-Vorschriften einhalten. Das bedeutet, dass Kreditgenossenschaften in keinem Aspekt der Beschäftigung, einschließlich Einstellung, Entlassung, Beförderung, Vergütung oder Arbeitsbedingungen, diskriminieren dürfen. Die Nichteinhaltung der EEOC-Bestimmungen kann für Kreditgenossenschaften erhebliche rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen - einschließlich der Einreichung des EEO-1.
Die EEOC und die OFCCP sind beides Bundesbehörden, die mit der Durchsetzung von Antidiskriminierungsgesetzen am Arbeitsplatz beauftragt sind, aber sie haben unterschiedliche Schwerpunkte:
- EEOC: In erster Linie zuständig für die Untersuchung und Beilegung individueller Beschwerden über Diskriminierung. Sie deckt ein breites Spektrum von Arbeitgebern ab, darunter Privatunternehmen, staatliche und lokale Behörden sowie Bundesbehörden.
- OFCCP: Konzentriert sich speziell auf Bundesauftragnehmer und Unterauftragnehmer. Sie setzt die Anforderungen für positive Maßnahmen durch, die vorschreiben, dass diese Unternehmen proaktive Schritte unternehmen, um qualifizierte Personen aus unterrepräsentierten Gruppen einzustellen und zu fördern.
Im Wesentlichen wollen beide Behörden Diskriminierung verhindern, aber die EEOC ist eher reaktiv und reagiert auf individuelle Beschwerden, während die OFCCP eher proaktiv ist und sicherstellt, dass Bundesauftragnehmer die Anforderungen an positive Maßnahmen erfüllen.
Wie erkenne ich, ob wir ein Problem haben?
Eines der allerersten Anzeichen ist, dass Sie eine CSAL-Bescheid. CSAL steht für Contractor Social and Labor Audit. Es ist ein Verfahren, das vom Office of Federal Contract Compliance Programs (OFCCP) verwendet wird, um die Einhaltung der Bundesarbeitsgesetze, einschließlich der Gesetze zur Chancengleichheit bei der Beschäftigung, des Mindestlohns und der Überstundenvergütung, durch einen Bundesauftragnehmer zu bewerten.
CSAL-Prüfungen können angekündigt oder unangekündigt erfolgen und eine Überprüfung der schriftlichen Richtlinien und Verfahren des Auftragnehmers, Befragungen von Mitarbeitern und eine Prüfung der Lohnunterlagen umfassen. Wenn die OFCCP bei einer CSAL-Prüfung Verstöße feststellt, können gegen den Auftragnehmer Abhilfemaßnahmen ergriffen werden, einschließlich Lohnnachzahlungen, Geldstrafen oder sogar der Ausschluss von künftigen Bundesverträgen.
CSAL-Prüfungen sind ein wichtiges Instrument, um sicherzustellen, dass die Bundesauftragnehmer die Arbeitsgesetze einhalten und alle Mitarbeiter fair und gerecht behandelt werden.
Einige Anzeichen dafür, dass Sie oder Ihre Organisation möglicherweise ein Problem mit der OFCCP haben:
- Audits und Ermittlungen: Wenn Ihr Unternehmen für ein OFCCP-Audit oder eine Untersuchung ausgewählt wurde, ist dies ein klares Zeichen dafür, dass es möglicherweise Probleme mit der Einhaltung der Vorschriften gibt.
- Feststellungen und Vorladungen: Wenn die OFCCP Feststellungen oder Vorladungen gegen Ihre Organisation ausgesprochen hat, bedeutet dies, dass Sie gegen eine oder mehrere Vorschriften der Behörde verstoßen haben.
- Nachzahlungen oder Geldstrafen: Wenn Ihre Organisation zur Zahlung von Nachzahlungen oder Geldstrafen verurteilt wurde, ist dies ein ernstes Indiz für die Nichteinhaltung von Vorschriften.
- Mängel im Affirmative Action Plan (AAP): Wenn Ihr AAP unvollständig oder veraltet ist oder nicht den OFCCP-Standards entspricht, kann dies zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen.
- Beschwerden oder Bedenken: Wenn Sie oder Ihre Mitarbeiter Beschwerden oder Bedenken über Diskriminierung oder Belästigung am Arbeitsplatz erhalten haben, ist es wichtig, diesen Problemen umgehend nachzugehen und sie zu lösen.
Wenn Sie den Verdacht haben, dass Sie oder Ihr Unternehmen ein Problem mit der OFCCP haben könnten, ist es wichtig, proaktive Schritte zu unternehmen, um das Problem zu lösen. Dies kann die Durchführung einer Selbstprüfung, die Konsultation eines Anwalts oder Compliance-Experten oder die Zusammenarbeit mit der OFCCP zur Lösung offener Fragen beinhalten.
Wichtige Anforderungen an Finanzinstitute gemäß OFCCP
Finanzinstitute unterliegen spezifischen OFCCP-Anforderungen, die Chancengleichheit und faire Behandlung bei der Einstellung von Mitarbeitern gewährleisten. Es gibt ein paar Bereiche, auf die Sie achten müssen:
- Die Umsetzung von Plänen für positive Maßnahmen bei der Personalbeschaffung. Diese Pläne müssen proaktive Schritte zur Anwerbung, Einstellung und Förderung von Personen aus unterrepräsentierten Gruppen enthalten.
- Führen umfassender Aufzeichnungen über die demografischen Daten der Mitarbeiter. Diese Daten spielen eine entscheidende Rolle bei der Beurteilung der Einhaltung von Bundesvorschriften. Regelmäßige Audits sind notwendig, um die Einhaltung dieser Standards zu überprüfen.
- Förderung von Maßnahmen, die sich an eine Vielzahl von Bewerbern richten. Die Institutionen sollten aktiv mit Organisationen zusammenarbeiten, die Kandidaten aus Minderheiten, Menschen mit Behinderungen oder geschützte Veteranen unterstützen.
- Schulungsprogramme für Mitarbeiter, die an Einstellungs- und Auswahlverfahren beteiligt sind. Wenn alle Mitarbeiter ihre Verantwortung verstehen, trägt dies zur Förderung einer integrativen Arbeitsplatzkultur bei und erfüllt gleichzeitig die gesetzlichen Verpflichtungen.
Dies sind die Grundlagen - es gibt noch viel mehr, wenn man sich mit der Einhaltung der Vorschriften befasst.
Häufige Compliance-Herausforderungen für Finanzinstitute
Jede Branche steht vor Herausforderungen, wenn es um die Einhaltung der OFCCP geht. Egal, ob Sie im Gesundheitswesen, im Baugewerbe oder bei Kreditgenossenschaften tätig sind.
Finanzinstitute stehen vor verschiedenen Herausforderungen, wenn es um die Einhaltung der OFCCP-Anforderungen geht - einige davon sind speziell für sie, andere nicht.
- Die Komplexität der Vorschriften: Mit den Gesetzen Schritt zu halten, kann überwältigend sein.
- Datenerfassung und Berichterstattung: Die Institutionen müssen umfangreiche Personaldaten sammeln, was mühsam und fehleranfällig sein kann, wenn es nicht richtig gehandhabt wird.
- Schulung des Personals zur Einhaltung der Vorschriften: Viele Mitarbeiter verstehen die OFCCP-Verpflichtungen nicht oder sind sich ihrer nicht bewusst, was zu unbeabsichtigten Verstößen führen kann.
- Integration von Diversity-Initiativen in die Einstellungspraxis: Es kann kulturelle Widerstände gegen die Änderung traditioneller Einstellungsmethoden geben.
Kleinere Finanzinstitute haben möglicherweise Probleme mit der Ressourcenzuweisung für die Einhaltung der Vorschriften. Sie sind oft überfordert, wenn sie versuchen, die strengen Anforderungen zu erfüllen, ohne über genügend Personal oder Budget zu verfügen. Hier kann Ihnen die OFCCP-Rekrutierungssoftware helfen, Ihre Anforderungen zu erfüllen.
Bewährte Praktiken für die langfristige Einhaltung der OFCCP-Vorschriften
- Überprüfen und aktualisieren Sie Ihre Pläne für positive Maßnahmen regelmäßig. Dadurch wird sichergestellt, dass sie mit den aktuellen Vorschriften übereinstimmen und alle Änderungen in Ihrem Unternehmen widerspiegeln. Stellen Sie ein Compliance-Team zusammen, das die OFCCP-Anforderungen genau kennt.
- Einsatz von Technologie zur Datenerfassung und -analyse. Einsatz von Softwarelösungen zur effektiven Verfolgung von Einstellungs-, Einstellungs- und Beförderungsmetriken.
- Führen Sie Schulungen für die Personalabteilung zu den OFCCP-Standards durch. Wenn alle informiert sind, wird eine Kultur der Einhaltung der Vorschriften im gesamten Unternehmen gefördert.
- Durchführung regelmäßiger Audits der Beschäftigungspraktiken. Erkennen Sie verbesserungsbedürftige Bereiche, bevor Probleme entstehen.
- Bauen Sie enge Beziehungen zu externen Beratern auf, die auf die Einhaltung der OFCCP-Vorschriften spezialisiert sind. Ihr Fachwissen kann dazu beitragen, komplexe Vorschriften reibungsloser zu handhaben.
- Fördern Sie eine offene Kommunikation innerhalb Ihrer Einrichtung in Bezug auf Initiativen zur Vielfalt und Integration. Ein transparentes Umfeld fördert die Verantwortlichkeit auf allen Ebenen und stärkt das Engagement für die Grundsätze der Chancengleichheit.
Keine Sorge, es ist nicht schwer, die Vorschriften einzuhalten (und dabei zu bleiben) - wenn Sie Hilfe haben.
Es ist doch ganz einfach, einen AAP zu erstellen und dann bei der Einstellung die Anforderungen für positive Maßnahmen zu erfüllen, oder?
Nicht so schnell - es könnte etwas schwieriger sein, als Sie denken.
Dazu gehört die Analyse Ihres Personalbestands, die Festlegung von Verbesserungszielen und die Umsetzung ehrlicher Bemühungen, ein breiteres Spektrum qualifizierter Bewerber anzuziehen. Dazu könnte zum Beispiel die Teilnahme an Jobmessen an historischen schwarzen Colleges oder an Berufsverbänden für Frauen gehören.
Sind Sie bereit, die Vorschriften einzuhalten und saftige Geldstrafen zu vermeiden?
Mitratech Circa ist ein leistungsfähiges Tool, das die Einhaltung der Vorschriften vereinfacht, insbesondere der Anforderungen für die Auflistung von Stellen und für die Bemühungen um eine gutgläubige Kontaktaufnahme im Rahmen des Affirmative Action Plan (AAP).
Straffung der obligatorischen Stellenausschreibung
Wenn eine Kreditgenossenschaft oder ein Finanzinstitut OFCCP-Anforderungen unterliegt, muss sie bzw. es alle offenen Stellen in der Jobbank der staatlichen Arbeitsagentur auflisten. Dies kann zeitaufwändig und fehleranfällig sein. Wir rationalisieren diesen Prozess durch:
- Zentralisierte Plattform: Bereitstellung einer einzigen Plattform und eines speziellen Compliance-Teams.
- Automatisierte Stellenausschreibung: Automatisierte Stellenausschreibung und -veröffentlichung in allen staatlichen Stellenbörsen.
- Verfolgung der Einhaltung von Vorschriften: Sicherstellung der Einhaltung von staatlichen Vorschriften und Fristen.
- Verbesserte Öffentlichkeitsarbeit: Verstärkung des Engagements von Veteranen durch vorrangige Überweisungen und gezielte lokale Öffentlichkeitsarbeit.
Wir helfen Organisationen dabei, die staatlichen Jobbank-Verpflichtungen effizient zu erfüllen und dabei über die Einhaltung der Vorschriften hinauszugehen.
Effektive Aufklärungsarbeit in gutem Glauben
Für einen erfolgreichen AAP ist es unabdingbar, in gutem Glauben auf die Bewerber zuzugehen. Dazu gehört die proaktive Suche nach qualifizierten Kandidaten aus unterrepräsentierten Gruppen. Wir unterstützen diese Bemühungen mit unserem:
- Automatisierte lokale Reichweite: Verbindung zu einem riesigen Netzwerk von verschiedenen Talentpools und Gemeindeorganisationen.
- Plattform für die Öffentlichkeitsarbeit: Ermöglicht es Arbeitgebern, die direkte Ansprache zu verwalten und die Wirksamkeit zu verfolgen.
- Gezieltes Messaging: Erstellung von Nachrichtenvorlagen und E-Mail-Feeds für eine effiziente Ansprache.
- Dokumentation: Erstellung von Berichten nach Bedarf zum Nachweis der Einhaltung von Vorschriften.
Wir helfen Ihnen dabei, solide Strategien für die Kontaktaufnahme zu implementieren, die Vielfalt und Integration zu verbessern und die Risiken der Einhaltung von Vorschriften zu mindern.
Klicken Sie hier, um mehr über Mitratech Circa zu erfahren und wie es Ihrem Finanzinstitut helfen kann, die OFCCP-Vorschriften einzuhalten.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.
