Esto es lo que puede esperar tras recibir una Notificación de inspección (NOI).
Desde que se aprobó la Ley de Reforma y Control de la Inmigración (IRCA) en 1986, los empleadores de Estados Unidos están obligados a verificar la elegibilidad laboral de los candidatos y a seguir supervisando dicha elegibilidad tras la contratación. El formulario federal I-9 se creó para que los empleadores cumplieran con la IRCA y se aseguraran de que las personas que contrataban estaban legalmente autorizadas para trabajar en Estados Unidos.
Para comprobar que los empleadores siguen correctamente el proceso, el Departamento de Seguridad Nacional de los Estados Unidos (DHS) y el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas de los Estados Unidos (ICE) llevan a cabo auditorías I-9, que consisten en revisiones exhaustivas de los formularios I-9 y la documentación justificativa de las empresas. Entonces, ¿qué puede esperar que suceda durante una auditoría, en caso de que se produzca?
¿Qué ocurre durante una auditoría I-9?
Durante una auditoría o inspección del formulario I-9, el DHS o el ICE revisarán sus formularios I-9 y la documentación de respaldo para garantizar el cumplimiento.
Una auditoría suele desencadenarse por una de las siguientes situaciones:
- Quejas de empleados actuales o antiguos
- Quejas de candidatos a puestos de trabajo que no obtuvieron una oferta
- Denuncias de la competencia
- Evaluación del Departamento de Seguridad Nacional sobre qué áreas son más propensas a tener empleados que incumplan las normas.
- Información de informantes
- Información de otras agencias federales (Departamento de Justicia, FBI, IRS, etc.)
Recibirá una Notificación de inspección (NOI) y dispondrá de tres días hábiles para presentar los formularios solicitados para cada empleado. El ICE no necesita una citación ni una orden judicial para realizar una auditoría y puede solicitar los formularios I-9 de todos los empleados actuales contratados después del 6 de noviembre de 1986, o los formularios de empleados anteriores. Actualmente, las empresas están obligadas a conservar los registros de los empleados durante al menos tres años desde el primer día de empleo o un año desde la fecha de finalización del empleo, lo que sea más largo.
¿Qué sucede después de una auditoría del ICE?
Después de que ICE revise todos sus documentos, emitirá uno de los siguientes avisos:
- Notificación de los resultados de la inspección/Carta de conformidad: Le informa de que todo está en orden y que cumple con la normativa.
- Aviso sobre documentos sospechosos: ICE ha determinado que su documentación indica que usted podría tener empleados que no son elegibles para trabajar. Puede proporcionar documentación adicional si cree que se trata de un error.
- Aviso de discrepancias: En este caso, ICE no ha podido determinar la elegibilidad de uno o varios empleados y necesita documentación adicional.
- Aviso de fallos técnicos o de procedimiento: ICE ha detectado errores en los formularios y usted dispone de al menos diez días hábiles para corregirlos, o los errores se convertirán en infracciones sustantivas. Los errores técnicos suelen ser problemas menores que se pueden corregir (normalmente se trata de información que falta en un campo del formulario I-9), mientras que los errores o infracciones sustantivos no se pueden corregir y suelen significar que el empleado no es apto para el empleo.
- Aviso de advertencia: ICE ha encontrado infracciones sustantivas de verificación, pero espera que usted corrija los errores y cumpla en el futuro. Hay algunas excepciones en las que no recibiría un aviso de advertencia.
- Notificación de intención de multa (NIF): Se emite por infracciones sustantivas, fallos técnicos o de procedimiento no corregidos, contratación a sabiendas de empleados no aptos y/o continuar empleando a empleados no aptos.
- Orden definitiva: Si no solicita una audiencia a tiempo, ICE emitirá una orden definitiva en la que se detallarán las sanciones penales y/o civiles (proceso penal y/o multas).
¿Cuánto podría ser la multa tras una auditoría del ICE?
Según ICE.gov:
«Para determinar el importe base de la multa, el número de infracciones sustantivas/fallos técnicos o procedimentales no corregidos y las infracciones por contratar/mantener en el empleo a sabiendas se dividirá por el número de formularios I-9 que deberían haberse presentado para su inspección. El porcentaje resultante de este cálculo es el porcentaje de infracción que determinará el importe mínimo y máximo de la multa civil base. Este porcentaje puede variar en función de si la infracción evaluada es la primera, la segunda o la tercera o más infracciones del empleador».
Tras estos cálculos, el ICE determina el importe total de la multa civil teniendo en cuenta los siguientes cinco factores legales:
- Tamaño de la empresa
- Buena fe del empleador
- La gravedad de la(s) infracción(es)
- La participación de trabajadores no autorizados
- ¿Algún antecedente de infracciones anteriores?
Las sanciones pueden oscilar entre unos cientos y miles de dólares por error. En los últimos años, se han producido más auditorías y multas como consecuencia de las reformas migratorias y el aumento de las medidas de control, por lo que es fundamental que cumpla rigurosamente con la ley IRCA.
Desafortunadamente, muchas empresas siguen utilizando sistemas obsoletos. Se ha descubierto que el 76 % de los formularios I-9 en papel tienen al menos un error sancionable, 4,1 veces más que los formularios I-9 electrónicos con verificación, y las empresas tienen un 95 % de posibilidades de ser auditadas por el ICE en la próxima década, según las tendencias actuales.
Desde la digitalización de formularios en papel hasta la gestión electrónica de formularios I-9, la mejor manera de protegerse a sí mismo y a su empresa es utilizando una solución de gestión de I-9 líder en el sector con un historial inigualable en el cumplimiento normativo.
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