Voici ce à quoi il faut s'attendre à la suite d'un avis d'inspection (NOI).
Depuis l'adoption de la loi sur la réforme et le contrôle de l'immigration (IRCA) en 1986, les employeurs américains sont tenus de vérifier l'éligibilité des candidats à l'emploi et de continuer à contrôler cette éligibilité après l'embauche. Le formulaire fédéral I-9 a été créé pour permettre aux employeurs de se conformer à l'IRCA et de s'assurer que les personnes qu'ils embauchent sont légalement autorisées à travailler aux États-Unis.
Pour vérifier que les employeurs suivent correctement la procédure, le ministère américain de la sécurité intérieure (DHS) et le service américain de l'immigration et des douanes (ICE) procèdent à des audits I-9, qui consistent en un examen approfondi des formulaires I-9 et des documents justificatifs d'une entreprise. À quoi faut-il s'attendre lors d'un éventuel audit ?
Que se passe-t-il lors d'un audit I-9 ?
Lors d'un audit ou d'une inspection audit ou inspection I-9Le DHS ou l'ICE examinera vos formulaires I-9 et les documents justificatifs pour s'assurer de leur conformité.
Un audit est généralement déclenché par l'une des situations suivantes :
- Plaintes de salariés ou d'anciens salariés
- Plaintes de candidats qui n'ont pas reçu d'offre d'emploi
- Allégations des concurrents
- L'évaluation par la sécurité intérieure des zones les plus susceptibles d'avoir des employés non conformes
- Informations fournies par les informateurs
- Informations provenant d'autres agences fédérales (DOJ, FBI, IRS, etc.)
Vous recevrez un avis d'inspection (NOI) et disposerez alors de trois jours ouvrables pour produire les formulaires demandés pour chaque employé. L'ICE n'a pas besoin d'une citation à comparaître ou d'un mandat pour effectuer un contrôle et peut demander les formulaires I-9 de tous les employés actuels embauchés après le 6 novembre 1986, ou les formulaires des employés précédents. Les entreprises sont actuellement tenues de conserver les dossiers de leurs employés pendant au moins trois ans à compter du premier jour d'emploi ou un an à compter de la date de fin d'emploi, la période la plus longue étant retenue.
Que se passe-t-il après un audit de la CIE ?
Après avoir examiné tous vos documents, l'ICE émettra l'un des avis suivants :
- Avis de résultats d'inspection/lettre de conformité : Vous informe que tout est en ordre et que vous êtes en conformité.
- Avis de documents suspects : L'ICE a déterminé que vos documents indiquent que vous pourriez avoir des employés qui ne sont pas éligibles à l'emploi. Vous pouvez fournir d'autres documents si vous pensez qu'il s'agit d'une erreur.
- Avis de divergence : Dans ce cas, l'ICE n'a pas été en mesure de déterminer l'éligibilité d'un ou de plusieurs employés et a besoin de documents supplémentaires.
- Notice of Technical or Procedural Failures (Avis de manquements techniques ou procéduraux) : L'ICE a trouvé des erreurs dans les formulaires et vous disposez d'au moins dix jours ouvrables pour corriger les formulaires, faute de quoi les erreurs deviendront des violations substantielles. Les erreurs techniques sont généralement des problèmes mineurs qui peuvent être corrigés (il s'agit généralement d'informations manquantes dans un champ du formulaire I-9), tandis que les erreurs ou violations substantielles ne peuvent pas être corrigées et signifient généralement que l'employé n'est pas éligible à l'emploi.
- Avertissement : L'ICE a constaté des violations substantielles en matière de vérification, mais elle s'attend à ce que vous corrigiez les erreurs et que vous vous mettiez en conformité pour l'avenir. Il existe quelques exceptions pour lesquelles vous ne recevrez pas d'avertissement.
- Avis d'intention d'infliger une amende (NIF) : Cet avis est émis en cas d'infractions substantielles, de manquements techniques ou procéduraux non corrigés, d'embauche en connaissance de cause d'employés inéligibles et/ou de poursuite de l'emploi d'employés inéligibles.
- Ordonnance définitive : Si vous ne demandez pas d'audience dans les délais, l'ICE émettra une ordonnance définitive détaillant les sanctions pénales et/ou civiles (poursuites pénales et/ou amendes).
Quel est le montant de l'amende qui pourrait vous être infligée à la suite d'un contrôle de la CIE ?
Selon le site ICE.gov:
"Pour déterminer le montant de l'amende de base, le nombre d'infractions substantielles, de manquements techniques ou procéduraux non corrigés et d'infractions liées à l'embauche ou à la poursuite de l'emploi en toute connaissance de cause sera divisé par le nombre de formulaires I-9 qui auraient dû être présentés à l'inspection. Le pourcentage obtenu à partir de ce calcul est le pourcentage de violation qui déterminera le montant minimum et maximum de l'amende de base de la sanction civile. Ce pourcentage peut varier selon que l'infraction évaluée est la première infraction de l'employeur, sa deuxième infraction ou une troisième infraction ou une infraction plus grave".
Après ces calculs, l'ICE détermine le montant total de l'amende civile en tenant compte des cinq facteurs statutaires suivants :
- Taille de l'entreprise
- Bonne foi de l'employeur
- La gravité de l'infraction ou des infractions
- L'implication de travailleur(s) non autorisé(s)
- Antécédents de violation(s) antérieure(s))
Les pénalités peuvent aller de quelques centaines de dollars à des milliers de dollars par erreur. Ces dernières années, les réformes de l'immigration et le renforcement de l'application de la loi ont entraîné une augmentation du nombre d'audits et d'amendes ; il est donc essentiel que vous soyez en règle en ce qui concerne le respect de l'IRCA.
Malheureusement, de nombreuses entreprises utilisent encore des systèmes obsolètes. Il a été a été constaté que 76 % des formulaires I-9 sur support papier comportent au moins une erreur vérifiable - soit 4,1 fois plus que les formulaires I-9 électroniques avec vérification - et que les entreprises ont 95 % de chances d'être contrôlées par l'ICE au cours de la prochaine décennie, si l'on se base sur les tendances actuelles.
De la numérisation des formulaires papier à la gestion électronique des formulaires I-9, la meilleure façon de vous protéger et de protéger votre entreprise est d'utiliser une solution de gestion I-9 de premier plan, dont la réputation de conformité n'est plus à faire.
En savoir plus sur l'importance d'accorder la priorité à la gestion de l'I-9.
