La gestión adaptativa de casos (ACM) ha evolucionado en respuesta a la necesidad real de las empresas de mejorar los procesos ad hoc y no estructurados. Los sistemas ACM suelen incluir plantillas verticales para cada sector (por ejemplo, médico o contable), utilidades para crear bases de reglas complejas para la gestión de decisiones y, en la mayoría de los casos, funciones para modelar e implementar procesos estructurados (flujos de trabajo), que a menudo son necesarios para automatizar algunas partes del expediente del caso.
El modelado de procesos documentales (DPM) se considera comúnmente como un subconjunto de la gestión de procesos empresariales (BPM), diseñado específicamente para gestionar la generación automatizada de documentos legales complejos. Los modelos de procesos documentales, que pueden servir por sí mismos como flujos de trabajo independientes para la generación de documentos, se implementan comúnmente como un subconjunto de un flujo de trabajo más amplio. Tomemos, por ejemplo, un flujo de trabajo de originación de préstamos, que requeriría, además de la generación de un conjunto de documentos, el envío y la aprobación del préstamo.
La relación entre el modelado de procesos documentales (DPM) y la gestión de procesos empresariales (BPM) es bien conocida y se utiliza habitualmente en muchas de las organizaciones más grandes del mundo. En gigantes editoriales, como Thomson Reuters y LexisNexis; grandes bancos, como RBS; agencias gubernamentales, como el Departamento de Justicia de EE. UU. o Caltrans; y otras innumerables empresas de prácticamente todos los sectores imaginables, se ha integrado profundamente un sistema DPM (en estos ejemplos, el líder del sector HotDocs) en todo tipo de procesos estructurados imaginables.
Con los sistemas de gestión de casos adaptativos, que son intrínsecamente centrados en los documentos, existe una relación bastante directa entre los ACM y los DPM, al menos en lo que respecta a los procesos estructurados definidos en el contexto de un expediente, especialmente aquellos relacionados con la generación de documentos específicos de cada caso. Sin embargo, los DPM de nivel empresarial también pueden gestionar el modelado de procesos de documentos ad hoc.
Una forma de lograr este enfoque ad hoc para el modelado de documentos es mediante bibliotecas de cláusulas. El enfoque de la biblioteca de cláusulas comienza con técnicas estándar de modelado de documentos: fusionar variables simples en lugar de nombres, fechas, etc. y proporcionar atributos de formato específicos para los datos fusionados, crear variables calculadas y fusionarlas en el texto en los puntos adecuados. Sin embargo, el enfoque de la biblioteca de cláusulas implica dividir el texto de una familia de documentos relacionados en archivos individuales, cada uno de los cuales contiene una cláusula o un párrafo. A continuación, estas cláusulas se organizan en listas que se mostrarán a los trabajadores sociales durante el proceso de generación de documentos, lo que les permite construir un documento sobre la marcha a partir de partes dispares.
Tenga en cuenta que el enfoque de la biblioteca de cláusulas sustituye el criterio del asistente social por una lógica empresarial preestablecida que permite al modelo de proceso documental determinar qué cláusula se inserta y dónde, en función de las circunstancias del caso.
Nota de la Redacción: Este artículo se publicó originalmente en HotDocs.com. En junio de 2024, Mitratech adquirió la plataforma avanzada de automatización de documentos, HotDocs. El contenido ha sido actualizado desde entonces para incluir información alineada con nuestra oferta de productos, cambios en la regulación y cumplimiento.
