La gestion adaptative des cas (ACM) a évolué en réponse au besoin réel des entreprises d'améliorer les processus ad hoc et non structurés. Les systèmes ACM sont généralement fournis avec des modèles sectoriels verticaux (médicaux ou comptables, par exemple), des utilitaires permettant de créer des bases de règles complexes pour la gestion des décisions et, le plus souvent, des fonctionnalités de modélisation et de déploiement de processus structurés (workflows), qui sont souvent nécessaires pour automatiser certaines parties du dossier.
La modélisation des processus documentaires (DPM) est généralement considérée comme un sous-ensemble de la gestion des processus métier (BPM), spécialement conçue pour gérer la génération automatisée de documents juridiques complexes. Les modèles de processus documentaires, qui peuvent eux-mêmes servir de workflows autonomes pour la génération de documents, sont généralement déployés comme un sous-ensemble d'un workflow plus large. Prenons l'exemple d'un workflow de création de prêt, qui nécessiterait, en plus de la génération d'un ensemble de documents, l'acheminement et l'approbation du prêt.
Le lien entre la modélisation des processus documentaires (DPM) et la gestion des processus métier (BPM) est bien connu et couramment utilisé dans bon nombre des plus grandes organisations mondiales. Dans les géants de l'édition, tels que Thomson Reuters et LexisNexis, les grandes banques, telles que RBS, les agences gouvernementales, telles que le ministère américain de la Justice ou Caltrans, et d'innombrables autres entreprises dans pratiquement tous les secteurs imaginables, un système DPM (dans ces exemples, le leader du secteur HotDocs) a été profondément intégré dans tous les types de processus structurés imaginables.
Avec les systèmes de gestion de cas adaptative, qui sont intrinsèquement centrés sur les documents, il existe un lien assez direct entre les ACM et les DPM, du moins en ce qui concerne les processus structurés définis dans le contexte d'un dossier, en particulier ceux qui traitent de la génération de documents spécifiques à un cas. Cependant, les DPM d'entreprise peuvent également gérer la modélisation de processus documentaires ad hoc.
Une façon de mettre en œuvre cette approche ad hoc de la modélisation de documents consiste à utiliser des bibliothèques de clauses. L'approche par bibliothèque de clauses commence par des techniques standard de modélisation de documents : fusionner des variables simples à la place des noms, dates, etc. et fournir des attributs de formatage spécifiques pour les données fusionnées, créer des variables calculées et les fusionner dans le texte aux endroits appropriés. Cependant, l'approche par bibliothèque de clauses implique de diviser le texte d'une famille de documents connexes en fichiers individuels, chacun contenant une clause ou un paragraphe. Ces clauses sont ensuite organisées en listes qui seront présentées aux chargés de dossier pendant le processus de génération de documents, ce qui leur permet de construire un document à la volée à partir de parties disparates.
Il convient de noter que l'approche basée sur une bibliothèque de clauses remplace le jugement du chargé de dossier par une logique métier préprogrammée qui permet au modèle de traitement des documents de déterminer quelle clause doit être insérée et à quel endroit, en fonction des faits de l'affaire.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur HotDocs.com. En juin 2024, Mitratech a acquis HotDocs, une plateforme avancée d'automatisation des documents. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements de réglementation et la conformité.
