Adaptive Case Management (ACM) hat sich als Antwort auf den tatsächlichen Bedarf von Unternehmen entwickelt, Ad-hoc- und unstrukturierte Prozesse zu verbessern. ACM-Systeme umfassen in der Regel vertikale Branchenvorlagen (z. B. für Medizin oder Buchhaltung), Dienstprogramme zum Aufbau komplexer Regelwerke für das Entscheidungsmanagement und häufig auch Funktionen zur Modellierung und Bereitstellung strukturierter Prozesse (Workflows), die oft für die Automatisierung bestimmter Teile der Fallakte erforderlich sind.
Die Dokumentenprozessmodellierung (DPM) wird allgemein als Teilbereich des Geschäftsprozessmanagements (BPM) angesehen, der speziell für die automatisierte Erstellung komplexer Rechtsdokumente entwickelt wurde. Dokumentenprozessmodelle, die selbst als eigenständige Workflows für die Dokumentenerstellung dienen können, werden in der Regel als Teilbereich eines größeren Workflows eingesetzt. Nehmen wir zum Beispiel einen Workflow für die Kreditvergabe, der neben der Erstellung eines Dokumentensatzes auch die Weiterleitung und Genehmigung des Kredits erfordert.
Die Verbindung zwischen Document Process Modeling (DPM) und Business Process Management (BPM) ist bekannt und wird in vielen der weltweit größten Unternehmen häufig genutzt. In Verlagsriesen wie Thomson Reuters und LexisNexis, großen Banken wie RBS, Regierungsbehörden wie dem US-Justizministerium oder Caltrans und unzähligen anderen Unternehmen in praktisch jeder denkbaren Branche ist ein DPM-System (in diesen Beispielen das branchenführende HotDocs) tief in alle Arten von strukturierten Prozessen eingebettet.
Bei adaptiven Fallmanagementsystemen, die von Natur aus dokumentenzentriert sind, gibt es eine relativ klare Verbindung zwischen ACMs und DPMs, zumindest was strukturierte Prozesse betrifft, die im Rahmen einer Fallakte definiert sind, insbesondere solche, die sich mit der Erstellung fallspezifischer Dokumente befassen. DPMs für Unternehmen können jedoch auch Ad-hoc-Dokumentenprozessmodellierungen verarbeiten.
Eine Möglichkeit, diesen Ad-hoc-Ansatz zur Dokumentmodellierung zu realisieren, sind Klauselbibliotheken. Der Ansatz mit Klauselbibliotheken beginnt mit Standardtechniken der Dokumentmodellierung – dem Zusammenführen einfacher Variablen anstelle von Namen, Daten usw. und dem Bereitstellen punktspezifischer Formatierungsattribute für zusammengeführte Daten, dem Erstellen berechneter Variablen und deren Zusammenführung zu Text an den entsprechenden Stellen. Der Ansatz mit Klauselbibliotheken beinhaltet jedoch die Aufteilung des Textes einer Familie verwandter Dokumente in einzelne Dateien, die jeweils eine Klausel oder einen Absatz enthalten. Diese Klauseln werden dann in Listen organisiert, die den Sachbearbeitern während des Dokumentenerstellungsprozesses angezeigt werden, sodass diese aus unterschiedlichen Teilen spontan ein Dokument erstellen können.
Beachten Sie, dass der Ansatz der Klauselbibliothek das Urteil des Sachbearbeiters durch eine vordefinierte Geschäftslogik ersetzt, die es dem Dokumentenprozessmodell ermöglicht, je nach Sachverhalt zu bestimmen, welche Klausel an welcher Stelle eingefügt wird.
Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich veröffentlicht auf HotDocs.com. Im Juni 2024 erwarb Mitratech die fortschrittliche Dokumentenautomatisierungsplattform HotDocs. Der Inhalt wurde seither aktualisiert und enthält nun Informationen, die auf unser Produktangebot, Änderungen der Vorschriften und die Einhaltung von Vorschriften abgestimmt sind.
