Volvemos con otra entrega de «Preguntas y respuestas sobre la automatización de flujos de trabajo». Nos complace volver a llevarte entre bastidores para escuchar a uno de los miembros de nuestro equipo responder a algunas de las preguntas más frecuentes de nuestros clientes. En esta ocasión, ¡nadie mejor para responder que nuestro director de operaciones,Scott Jenkins!
Pregunta: ¿Cómo es un flujo de trabajo automatizado?
Scott:No lo sé; si es bueno, no se nota. Creo que el secreto de un flujo de trabajo automatizado bien implementado es que los participantes obtengan la información necesaria para tomar decisiones en un contexto que sea relevante para ellos, por lo que el aspecto de la automatización puede ser o no evidente de inmediato para todos los participantes en el proceso. Nuestro objetivo es hacer que la vida de las personas sea más feliz liberándolas deldolor de lo mundano.
¿Cómo lo hacemos? Proporcionando la información necesaria en un formato claro, oportuno y compatible con dispositivos móviles que reduzca el tiempo necesario para completar el proceso. Eliminando pasos innecesarios. Para muchos, eso podría ser una notificación por correo electrónico con una simple aprobación/denegación con un solo clic que se puede realizar sobre la marcha; para otros, podría ser un sencillo formulario compatible con dispositivos móviles, la generación automática de un contrato basado en la lógica y/o las entradas, o incluso un registro de colaboración/chat procesable para la comunicación contextual.
Por supuesto, el nivel de automatización depende del caso de uso y del entorno: los procesos empresariales son como huellas dactilares; todos los tenemos, pero son únicos para nuestra organización. Yo diría que es importante que la automatización del flujo de trabajo se adapte a sus necesidades, es decir, que se pueda modificar fácilmente cuando cambie su proceso, y que la eficiencia de su negocio no se vea comprometida por limitaciones funcionales o comerciales en sus aplicaciones subyacentes.
La cuestión es que un flujo de trabajo automatizado elimina las dificultades de un proceso empresarial: con la automatización, los procesos son simplemente algo que ocurre; todo funciona, y rápidamente. No hay que enviar correos electrónicos ni realizar llamadas telefónicas para aclarar dudas (... con el riesgo inherente de interpretación y de recordar hacer un seguimiento), recuperar información manualmente, realizar comprobaciones cruzadas, actualizar sistemas, generar documentos, duplicar actividades, reasignar tareas... La lista es interminable, y eso sin contar con la mejora empresarial, la elaboración de informes y la auditabilidad.
Aquí hay otra: ¿Qué departamentos pueden utilizar la automatización del flujo de trabajo?
Scott:(Risas)... ¿Es una pregunta trampa? Todos los departamentos pueden utilizar la automatización del flujo de trabajo para mejorar cualquier proceso empresarial. Sin embargo, yo no lo veo desde el punto de vista departamental. A diferencia de las soluciones puntuales (aplicaciones que sirven para resolver un problema funcional concreto que es común a varias empresas), las herramientas de automatización de flujos de trabajo aprovechan los sistemas existentes para simplificar todo el proceso empresarial, sea cual sea su destino, de principio a fin. En la mayoría de los casos, eso significa salir de los límites de su aplicación funcional para unir los puntos dentro y fuera de la empresa.
Tomemos un caso de uso sencillo de un acuerdo de confidencialidad (NDA). Cualquier persona de la empresa (del departamento de ventas, finanzas o desarrollo de productos) puede solicitar un NDA, que luego debe ser revisado por el departamento jurídico, enviado fuera de la organización a la otra parte y, a continuación, archivado de nuevo en la organización como un documento registrado y firmado en cualquier número de aplicaciones departamentales para garantizar la coherencia y la limpieza de los datos.
¿Cuántos sistemas utiliza hoy en día en su trabajo en comparación con hace 10 años? Apuesto a que el aumento es considerable. Mientras que hace unas décadas probablemente solo necesitaba interactuar con su ERP, ahora obtiene un gran valor de su ERPyde una serie de soluciones puntuales que proporcionan capacidades funcionales específicas. Sin embargo, en la mayoría de los casos, sigue siendo necesario que una persona actúe como nexo entre esos sistemas.
La automatización del flujo de trabajo resuelve el proceso empresarial de principio a fin, y no solo un componente dentro de un departamento. Si sus sistemas realizan mejor esos componentes, déjelos actuar y utilice la automatización del flujo de trabajo para activar y recopilar resultados, pasando el proceso a la siguiente fase con una interfaz de usuario más sencilla para los participantes. Cada departamento tiene su propio conjunto de sistemas, pero un proceso empresarial suele trascender el alcance de cualquier sistema individual.
Es posible que los datos recopilados a través de un proceso empresarial deban dividirse, con algunos datos escritos en el ERP, otros en el HRIS y otros en el CRM, y probablemente no desee formar a su vicepresidente para que tenga que iniciar sesión en su sistema de contabilidad con el fin de aprobar una solicitud de compra antes de que se añada un registro de proveedor a su ERP, lo que daría inicio a un proceso del sistema de gestión de contratos (... y sospecho que tampoco desea pagar por esas licencias de usuario adicionales innecesarias). La proliferación de sistemas puntuales está creando una carga cada vez mayor para los departamentos de TI y la higiene de los datos; el uso de la automatización del flujo de trabajo ayudará a garantizar la coherencia.
Me gusta pensar en las organizaciones como ciudades; los diferentes barrios son los departamentos, y los edificios son las diferentes aplicaciones que se utilizan. La mayoría de los procesos empresariales necesitan datos y actores de diferentes barrios y, a menudo, también de diferentes ciudades. Puedes recorrer el proceso tú mismo, pero el progreso será muy lento, mientras que la automatización del flujo de trabajo es un sistema de transporte inteligente puerta a puerta que funciona a la velocidad de la luz.
Como director de operaciones, Scott aporta a ThinkSmart su experiencia en finanzas y operaciones internacionales, adquirida a lo largo de más de 20 años en el sector tecnológico. Originario del Reino Unido, Scott se licenció en Biotecnología antes de dedicarse a las finanzas.
