Wir sind zurück mit einer weiteren Folge von "Workflow Automation Q&A". Wir freuen uns, Ihnen wieder einen Blick hinter die Kulissen zu gewähren, damit Sie von einem unserer Teammitglieder Antworten auf die am häufigsten gestellten Fragen unserer Kunden erhalten. Dieses Mal gibt es keinen besseren Ansprechpartner als unseren Chief Operating Officer, Scott Jenkins!
Frage: Wie sieht ein automatisierter Arbeitsablauf aus?
Scott: Ich weiß nicht; wenn es gut ist, kann man es nicht sehen. Ich denke, das Geheimnis eines gut implementierten automatisierten Arbeitsablaufs besteht darin, dass die Teilnehmer die für die Entscheidungsfindung benötigten Informationen in einem für sie relevanten Kontext erhalten, so dass der Automatisierungsaspekt für alle Teilnehmer des Prozesses unmittelbar erkennbar sein kann oder auch nicht. Unser Ziel ist es, das Leben der Menschen glücklicher zu machen, indem wir sie vom Schmerz des Alltäglichen befreien.
Wie machen wir das? Wir stellen die benötigten Informationen in einem übersichtlichen Format bereit, und zwar zeitnah und mobilfreundlich, so dass die Zeit bis zum Abschluss verkürzt wird. Eliminieren Sie unnötige Schritte. Für viele könnte das eine E-Mail-Benachrichtigung sein, die mit einem einzigen Mausklick genehmigt oder abgelehnt werden kann, für andere ein einfaches mobiles Formular, die automatische Generierung eines Vertrags auf der Grundlage von Logik und/oder Eingaben oder auch nur ein umsetzbares Kollaborations-/Chat-Protokoll für kontextbezogene Kommunikation.
Natürlich hängt der Grad der Automatisierung vom Anwendungsfall und der Umgebung ab - Geschäftsprozesse sind wie Fingerabdrücke; wir alle haben sie, aber sie sind einzigartig für unsere Organisation. Ich würde sagen, dass es wichtig ist, dass die Workflow-Automatisierung für Sie funktioniert, d.h. dass sie leicht geändert werden kann, wenn sich Ihr Prozess ändert, und dass Ihre geschäftliche Effizienz nicht durch funktionale oder kommerzielle Einschränkungen in den zugrunde liegenden Anwendungen beeinträchtigt wird...
Der Punkt ist, dass ein automatisierter Arbeitsablauf den Schmerz eines Geschäftsprozesses beseitigt - mit Automatisierung sind Prozesse einfach etwas, das passiert; alles funktioniert, und zwar schnell. Keine klärenden E-Mails oder Telefonanrufe (... und das damit verbundene Risiko der Interpretation und des Erinnerns an Folgemaßnahmen), keine manuelle Informationsbeschaffung, keine Gegenprüfung, keine Aktualisierung von Systemen, keine Erstellung von Dokumenten, keine doppelten Aktivitäten, keine Neuzuweisung von Aufgaben... die Liste geht weiter, und das ist noch nicht einmal die Verbesserung der Geschäftsabläufe, der Berichterstattung und der Auditierbarkeit.
Hier ist eine weitere Frage: Welche Abteilungen können die Workflow-Automatisierung nutzen?
Scott: (Lacht)...ist das eine Fangfrage? Alle Abteilungen können die Workflow-Automatisierung nutzen, um einen Geschäftsprozess zu verbessern. Ich bin allerdings nicht auf Abteilungen fixiert. Im Gegensatz zu punktuellen Lösungen (Anwendungen, die ein bestimmtes funktionales Problem lösen, das in mehreren Unternehmen auftritt), nutzen Tools zur Workflow-Automatisierung bestehende Systeme, um den gesamten Geschäftsprozess zu vereinfachen, egal wohin er führt, und zwar von Anfang bis Ende. In den meisten Fällen bedeutet dies, dass Sie über die Grenzen Ihrer funktionalen Anwendung hinausgehen müssen, um die Punkte innerhalb und außerhalb des Unternehmens zu verbinden.
Nehmen wir einen einfachen NDA-Anwendungsfall. Eine NDA-Anfrage kann von jedem im Unternehmen ausgelöst werden - Vertrieb, Finanzen, Produktentwicklung - und muss dann von der Rechtsabteilung geprüft, außerhalb des Unternehmens an die andere Partei gesendet und dann als Aufzeichnung und unterschriebenes Dokument in einer beliebigen Anzahl von Abteilungsanwendungen wieder im Unternehmen abgelegt werden, um Konsistenz und Datensauberkeit zu gewährleisten.
Wie viele Systeme verwenden Sie heute in Ihrem Beruf im Vergleich zu vor 10 Jahren? Ich würde wetten, dass es eine erhebliche Zunahme ist. Während Sie vor einigen Jahrzehnten wahrscheinlich nur mit Ihrem ERP-System interagieren mussten, erhalten Sie heute einen enormen Nutzen aus Ihrem ERP-System und einer Reihe von Einzellösungen, die spezifische funktionale Fähigkeiten bieten. In den meisten Fällen ist jedoch immer noch ein Mensch erforderlich, der als Bindeglied zwischen diesen Systemen fungiert.
Die Workflow-Automatisierung löst den gesamten Geschäftsprozess und nicht nur eine Komponente innerhalb einer Abteilung. Wenn Ihre Systeme diese Komponenten am besten beherrschen, dann lassen Sie sie und nutzen Sie die Workflow-Automatisierung, um Ergebnisse auszulösen und zu sammeln und den Prozess mit einer einfacheren Benutzeroberfläche für die Teilnehmer in die nächste Phase zu bringen. Jede Abteilung hat ihre eigenen Systeme, aber ein Geschäftsprozess geht in der Regel über den Anwendungsbereich eines einzelnen Systems hinaus.
Daten, die im Rahmen eines Geschäftsprozesses erfasst werden, müssen möglicherweise aufgeteilt werden, wobei einige Daten in das ERP-System, andere in das HRIS-System und wieder andere in das CRM-System geschrieben werden. Und Sie möchten wahrscheinlich nicht, dass sich Ihr Vizepräsident in Ihr Buchhaltungssystem einloggen muss, um einen Kaufantrag zu genehmigen, bevor ein Lieferantendatensatz in Ihr ERP-System eingefügt wird, wodurch ein Vertragsmanagementprozess in Gang gesetzt wird (...und ich vermute, dass Sie auch nicht für diese unnötigen zusätzlichen Benutzerlizenzen bezahlen möchten). Die Verbreitung von Punktsystemen führt zu einer zunehmenden Belastung der IT-Abteilungen und der Datenhygiene - der Einsatz von Workflow-Automatisierung wird dazu beitragen, Konsistenz zu gewährleisten.
Ich stelle mir Organisationen gerne als Städte vor; die verschiedenen Stadtteile sind die Abteilungen, und die Gebäude sind die verschiedenen Anwendungen, die verwendet werden. Die meisten Geschäftsprozesse benötigen Daten und Akteure aus verschiedenen Stadtvierteln und oft auch aus verschiedenen Städten. Sie können den Prozess selbst ablaufen, aber der Fortschritt wird sehr langsam sein, während die Workflow-Automatisierung ein intelligentes Transportsystem von Tür zu Tür ist, das mit Lichtgeschwindigkeit arbeitet.
Als COO bringt Scott ThinkSmart seine Erfahrung im internationalen Finanzwesen und im operativen Geschäft ein, die er in über 20 Jahren in der Technologiebranche erworben hat. Ursprünglich aus dem Vereinigten Königreich stammend, erwarb Scott einen Abschluss in Biotechnologie, bevor er ins Finanzwesen wechselte.
