La clave para superar una revisión de cumplimiento, o auditoría, está en preparar el AAP mucho antes de recibir la carta de programación. Recuerde que una revisión de cumplimiento se centra en la actividad de los 12 meses anteriores al desarrollo del AAP actual. Por lo tanto, superar una auditoría comienza por no olvidar el pasado. Aquí hay ocho maneras de hacerlo:
- ¡Desarrolle su AAP a tiempo y con precisión! Limpia tus datos antes de desarrollar tu AAP y comprueba si hay información incompleta o inexacta. Algunos errores comunes son códigos de raza/etnia y género incompletos o inexactos, y cargos antiguos. Otros problemas frecuentes que deben comprobarse son:
- Solicitantes y contratados: ¿todos sus nuevos contratados están incluidos en sus datos de solicitantes con el grupo adecuado de solicitantes? ¿Hay algún puesto que se haya cubierto con un solo solicitante y un solo contratado? Si es así, investigue por qué había un grupo de solicitantes tan limitado. ¿Qué códigos de disposición se están utilizando y son precisos? ¿Tiene solicitantes que se presentaron a un puesto y fueron contratados para otro diferente?
- Promociones y transacciones: ¿reflejan sus promociones la definición de promoción de la empresa? ¿Tiene empleados que son ascendidos al mismo puesto y luego vuelven al mismo puesto? ¿Esa transacción es un ascenso o un aumento por méritos en el mismo puesto?
- Motivos de despido: ¿se han informado con precisión los despidos por causa justificada o los despidos involuntarios? ¿Existe documentación de respaldo para cada despido involuntario? Si un empleado ha dimitido, ¿dispone de una carta de dimisión?
- Conozca sus políticas y tenga copias a mano. El responsable de cumplimiento normativo está tratando de averiguar todo lo posible sobre cómo funcionan las cosas en su empresa. Todas las decisiones laborales relativas a personas o grupos son válidas. Las solicitudes más habituales incluyen copias de las declaraciones de políticas sobre: remuneración, permisos (militares, por discapacidad, maternidad), ascensos, despidos, despidos colectivos o reducciones de plantilla, observancia/práctica religiosa, solicitudes de adaptaciones por discapacidad, requisitos para exámenes médicos, declaraciones de políticas de igualdad de oportunidades en el empleo/no discriminación/antiacoso y cláusulas contractuales.
- Defina sus procesos y sea capaz de explicarlos. Algunas consultas habituales incluyen los procesos para: solicitar la autoidentificación de raza/etnia, género, discapacidad y condición de veterano protegido; revisar las cualificaciones físicas y mentales para el puesto; revisar las cualificaciones laborales de un solicitante; revisar y responder a las solicitudes de adaptación; y reincorporarse tras una baja.
- Revise su análisis anual de equidad salarial y prepárese para explicar cualquier diferencia. Un análisis de equidad salarial no se limita a pagar un salario o sueldo justo según el mercado. Se trata de un examen en profundidad de la remuneración en relación con el género y la raza/etnia. Tenga en cuenta factores como la antigüedad en la empresa, el tiempo que lleva en el puesto actual, la formación, la experiencia previa, el salario inicial, el rendimiento u otros factores no discriminatorios para explicar las diferencias salariales entre personas en situaciones similares. Tenga preparada la información necesaria para explicar las diferencias.
- Comuníquese con los gerentes y supervisores. En primer lugar, asegúrese de que estén informados de los objetivos de colocación y los programas de acción tan pronto como se elabore el AAP. Cuando se reciba una carta de programación, infórmeles sobre la revisión de cumplimiento y cómo pueden participar, incluyendo explicaciones o información sobre sus selecciones de empleo, diferencias de remuneración para sus empleados, cómo gestionaron las quejas de acoso o discriminación, o su papel en el despido de un empleado.
- Preste atención a las fechas. Anote la fecha en que su empresa recibió la carta de programación. Estas cartas se envían con acuse de recibo para que la OFCCP sepa cuándo se recibieron. Dispone de 30 días (naturales) a partir de esa fecha para proporcionar su AAP y todos los demás datos requeridos. Despídase de las solicitudes de prórroga, porque esos días ya han quedado atrás. Si su empresa tiene un problema inevitable, póngase en contacto inmediatamente con el responsable de cumplimiento o con el director del distrito y busque una solución. Una vez que la auditoría está en marcha, los responsables se comunican cada vez más por correo electrónico y suelen fijar plazos de tres a cinco días. Informe al responsable si no puede cumplir el plazo para presentar materiales adicionales y sugiera una fecha alternativa.
- Divulgación y contratación. Esté preparado para presentar pruebas de las ofertas de empleo y de las iniciativas de divulgación y contratación durante el periodo correspondiente. Es probable que la OFCCP solicite copias de todas las ofertas de empleo que se hayan publicado en el centro de empleo estatal más cercano al lugar de trabajo. También es posible que soliciten descripciones de los puestos para comprobar en qué medida se ajustan a las ofertas. Prepare una descripción de las iniciativas y actividades de divulgación centradas en las personas con discapacidad y los veteranos protegidos, e incluya copias de toda la correspondencia con las organizaciones con las que se han establecido relaciones.
- Pida ayuda. Una revisión de cumplimiento casi siempre requiere una respuesta en equipo. Contrate a un asesor legal y/o a su consultor de AAP inmediatamente después de recibir una llamada telefónica o la carta de programación que indica una revisión de cumplimiento. Identifique a otras personas que puedan ayudarle con asuntos fuera de su área de especialización, como Relaciones Laborales para obtener copias de los avisos enviados a los sindicatos, o Compras para obtener copias de las órdenes de compra o los contratos.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
