Acht Wege, um ein OFCCP-Audit zu überleben

Der Schlüssel zum Bestehen einer Compliance-Prüfung oder eines Audits liegt in der Vorbereitung des AAP – lange bevor das Terminschreiben eingeht. Denken Sie daran, dass sich eine Compliance-Prüfung auf die Aktivitäten der letzten 12 Monate vor der Entwicklung des aktuellen AAP konzentriert. Um ein Audit zu bestehen, darf man also die Vergangenheit nicht vergessen. Hier sind acht Möglichkeiten, wie Sie genau das erreichen können:

1. Entwickeln Sie Ihren AAP rechtzeitig und präzise! Überprüfen Sie Ihre Daten, bevor Sie Ihren AAP entwickeln, und achten Sie auf fehlende oder ungenaue Informationen. Häufige Fehler sind fehlende oder ungenaue Angaben zu ethnischer Zugehörigkeit und Geschlecht sowie veraltete Berufsbezeichnungen. Weitere häufig auftretende Probleme, die überprüft werden sollten, sind:

    

   • Bewerber und Neueinstellungen – Sind alle Ihre Neueinstellungen in Ihren Bewerberdaten mit dem entsprechenden Bewerberpool enthalten? Gibt es Stellen, die mit einem Bewerber und einer Neueinstellung besetzt wurden? Wenn ja, untersuchen Sie, warum der Bewerberpool so begrenzt war. Welche Dispositionscodes werden verwendet und sind diese korrekt? Gibt es Bewerber, die sich auf eine Stelle beworben haben und für eine andere Stelle eingestellt wurden?
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   • Beförderungen und Transaktionen – entsprechen Ihre Beförderungen der Definition des Unternehmens für eine Beförderung? Gibt es Mitarbeiter, die innerhalb derselben Position befördert werden? Handelt es sich bei dieser Transaktion um eine Beförderung oder um eine Leistungszulage innerhalb derselben Position?

    

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   • Kündigungsgründe – Werden diejenigen, die aus triftigen Gründen oder unfreiwillig gekündigt wurden, korrekt gemeldet? Gibt es für jede unfreiwillige Kündigung Belege? Wenn ein Mitarbeiter gekündigt hat, liegt Ihnen ein Kündigungsschreiben vor?
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3. Machen Sie sich mit Ihren Richtlinien vertraut und halten Sie Kopien davon bereit. Der Compliance-Beauftragte versucht, so viel wie möglich darüber herauszufinden, wie die Abläufe in Ihrem Unternehmen funktionieren. Alle Beschäftigungsentscheidungen für Einzelpersonen oder Gruppen sind zulässig. Häufige Anfragen umfassen Kopien von Richtlinien zu folgenden Themen: Vergütung, Beurlaubung (Militärdienst, Behinderung, Mutterschaft), Beförderung, Kündigung, Entlassung oder Personalabbau, Religionsausübung, Antrag auf behindertengerechte Unterbringung, Anforderungen für medizinische Untersuchungen, Richtlinien zu Chancengleichheit, Nichtdiskriminierung und Belästigung sowie Vertragsklauseln.

 

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5. Definieren Sie Ihre Prozesse und seien Sie in der Lage, diese zu erklären. Zu den häufigsten Anfragen gehören die Prozesse für: die Selbstidentifizierung hinsichtlich ethnischer Zugehörigkeit, Geschlecht, Behinderung und Status als geschützter Veteran; die Überprüfung der körperlichen und geistigen Eignung für eine Stelle; die Überprüfung der beruflichen Qualifikationen eines Bewerbers; die Überprüfung und Beantwortung von Anträgen auf angemessene Vorkehrungen; und die Rückkehr aus dem Urlaub.

 

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7. Überprüfen Sie Ihre jährliche Vergütungsgerechtigkeitsanalyse und bereiten Sie sich darauf vor, etwaige Unterschiede zu erklären. Bei einer Vergütungsgerechtigkeitsanalyse geht es nicht nur darum, einen fairen Marktlohn oder ein faires Marktgehalt zu zahlen. Es handelt sich um eine eingehende Untersuchung der Vergütung in Bezug auf Geschlecht und ethnische Zugehörigkeit. Berücksichtigen Sie Faktoren wie die Dauer der Betriebszugehörigkeit, die Dauer der Tätigkeit in der aktuellen Position, die Ausbildung, die bisherige Berufserfahrung, das Einstiegsgehalt, die Leistung oder andere nichtdiskriminierende Faktoren, um Unterschiede in der Vergütung zwischen Personen in ähnlichen Positionen zu erklären. Halten Sie Informationen bereit, um Unterschiede zu erklären.

 

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9. Kommunizieren Sie mit Managern und Vorgesetzten. Stellen Sie zunächst sicher, dass diese über die Vermittlungsziele und Aktionsprogramme informiert sind, sobald der AAP entwickelt wurde. Wenn Sie ein Planungsschreiben erhalten, informieren Sie sie über die Konformitätsprüfung und darüber, wie sie sich daran beteiligen können, einschließlich Erläuterungen oder Informationen zu ihrer Personalauswahl, Vergütungsunterschieden für ihre Mitarbeiter, ihrem Umgang mit Beschwerden wegen Belästigung oder Diskriminierung oder ihrer Rolle bei der Kündigung eines Mitarbeiters.

 

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11. Achten Sie auf die Termine. Notieren Sie sich das Datum, an dem Ihr Unternehmen das Terminschreiben erhalten hat. Diese Schreiben werden mit Rückschein verschickt, damit die OFCCP weiß, wann sie eingegangen sind. Sie haben ab diesem Datum 30 (Kalender-)Tage Zeit, um Ihren AAP und alle anderen erforderlichen Daten vorzulegen. Verabschieden Sie sich von Verlängerungsanträgen, denn diese Zeiten sind vorbei. Wenn Ihr Unternehmen ein unvorhersehbares Problem hat, wenden Sie sich sofort an den Compliance-Beauftragten oder den Bezirksleiter und arbeiten Sie eine Lösung aus. Sobald die Prüfung läuft, kommunizieren die Beamten zunehmend per E-Mail mit Ihnen und setzen oft Fristen von drei bis fünf Tagen. Teilen Sie dem Beamten mit, wenn Sie die Frist für die Einreichung zusätzlicher Unterlagen nicht einhalten können, und schlagen Sie einen alternativen Termin vor.

 

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13. Outreach und Rekrutierung. Seien Sie in der Lage, Nachweise über Stellenausschreibungen und Outreach- und Rekrutierungsbemühungen für den entsprechenden Zeitraum vorzulegen. Die OFCCP wird wahrscheinlich Kopien aller Stellenangebote anfordern, die bei der zuständigen staatlichen Arbeitsvermittlungsstelle in der Nähe des Arbeitsortes ausgeschrieben wurden. Möglicherweise werden auch Stellenbeschreibungen angefordert, um zu überprüfen, inwieweit die Ausschreibung diesen entspricht. Erstellen Sie eine Beschreibung der Outreach-Bemühungen und -Aktivitäten, die sich auf Menschen mit Behinderungen und geschützte Veteranen konzentrierten, und fügen Sie Kopien aller Korrespondenz mit Organisationen bei, zu denen Beziehungen aufgebaut wurden.

 

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15. Bitten Sie um Hilfe. Eine Compliance-Prüfung erfordert fast immer eine Reaktion des gesamten Teams. Beauftragen Sie sofort nach Erhalt eines Anrufs oder eines Terminschreibens, in dem eine Compliance-Prüfung angekündigt wird, einen Rechtsbeistand und/oder Ihren AAP-Berater. Beziehen Sie andere Personen mit ein, die Ihnen bei Themen außerhalb Ihres Fachgebiets helfen können, z. B. die Abteilung für Arbeitsbeziehungen für Kopien von Mitteilungen an Gewerkschaften oder die Einkaufsabteilung für Kopien von Bestellungen oder Verträgen.
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Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich auf Circaworks.com veröffentlicht. Im April 2023 übernahm Mitratech Circa, einen führenden Anbieter von Software für integratives Recruiting und OFCCP-Compliance. Der Inhalt wurde seitdem aktualisiert, um unser erweitertes Produktangebot, die sich entwickelnden Compliance-Vorschriften für die Talentakquise und Best Practices im Personalmanagement zu berücksichtigen.