La clé pour réussir un contrôle de conformité, ou audit, réside dans la préparation du PAA, bien avant la réception de la lettre de convocation. N'oubliez pas qu'un contrôle de conformité porte sur les activités des 12 mois précédant l'élaboration du PAA actuel. Pour réussir un audit, il faut donc commencer par ne pas oublier le passé. Voici huit façons d'y parvenir :
- Élaborez votre PAE dans les délais et avec précision ! Nettoyez vos données avant d'élaborer votre PAE et vérifiez qu'il ne manque aucune information et qu'aucune n'est inexacte. Parmi les erreurs courantes, on trouve les codes de race/ethnicité et de sexe manquants ou inexacts, ainsi que les anciens intitulés de poste. D'autres problèmes fréquents doivent également être vérifiés, notamment :
- Candidats et embauches : tous vos nouveaux employés sont-ils inclus dans vos données sur les candidats avec le bassin de candidats approprié ? Y a-t-il des postes pourvus par un seul candidat et une seule embauche ? Si oui, cherchez à savoir pourquoi le bassin de candidats était si limité. Quels codes de disposition sont utilisés et sont-ils exacts ? Avez-vous des candidats qui ont postulé à un poste et qui ont été embauchés à un autre poste ?
- Promotions et transactions — vos promotions reflètent-elles la définition d'une promotion telle que définie par l'entreprise ? Avez-vous des employés qui sont promus vers et depuis le même poste ? Cette transaction est-elle une promotion ou une augmentation au mérite dans le même poste ?
- Motifs de licenciement : les licenciements pour motif valable ou involontaires ont-ils été correctement consignés ? Existe-t-il des pièces justificatives pour chaque licenciement involontaire ? Si un employé a démissionné, disposez-vous d'une lettre de démission ?
- Connaissez vos politiques et ayez-en des copies à disposition. Le responsable de la conformité cherche à en savoir autant que possible sur le fonctionnement de votre entreprise. Toutes les décisions relatives à l'emploi, qu'elles concernent des individus ou des groupes, sont susceptibles d'être examinées. Les demandes courantes portent notamment sur les copies des politiques relatives à : la rémunération, les congés (militaires, invalidité, maternité), les promotions, les licenciements, les mises à pied ou les réductions d'effectifs, les pratiques religieuses, les demandes d'aménagement pour cause d'invalidité, les exigences en matière d'examens médicaux, les politiques en matière d'égalité professionnelle, de non-discrimination et de lutte contre le harcèlement, ainsi que les clauses contractuelles.
- Définissez vos processus et soyez en mesure de les expliquer. Voici quelques questions fréquentes concernant les processus suivants : demande d'auto-identification de la race/ethnicité, du sexe, du handicap et du statut de vétéran protégé ; examen des qualifications physiques et mentales requises pour le poste ; examen des qualifications professionnelles du candidat ; examen et réponse aux demandes d'aménagement ; et retour de congé.
- Examinez votre analyse annuelle de l'équité salariale et préparez-vous à expliquer les éventuelles différences. Une analyse de l'équité salariale ne consiste pas seulement à verser un salaire ou une rémunération conforme au marché. Il s'agit d'un examen approfondi de la rémunération en fonction du sexe et de l'origine ethnique. Tenez compte de facteurs tels que l'ancienneté dans l'entreprise, l'ancienneté dans le poste actuel, la formation, l'expérience antérieure, le salaire de départ, les performances ou d'autres facteurs non discriminatoires pour expliquer les différences de rémunération entre des personnes occupant des postes similaires. Préparez les informations nécessaires pour expliquer ces différences.
- Communiquez avec les gestionnaires et les superviseurs. Tout d'abord, assurez-vous qu'ils sont informés des objectifs de placement et des programmes d'action dès que le PAE est élaboré. Lorsqu'une lettre de planification est reçue, informez-les de l'examen de conformité et de la manière dont ils peuvent y participer, notamment en fournissant des explications ou des informations sur leurs choix en matière d'emploi, les différences de rémunération de leurs employés, la manière dont ils ont traité les plaintes pour harcèlement ou discrimination, ou leur rôle dans le licenciement d'un employé.
- Faites attention aux dates. Notez la date à laquelle votre entreprise a reçu la lettre de planification. Ces lettres sont envoyées avec un accusé de réception afin que l'OFCCP sache quand elles ont été reçues. Vous disposez de 30 jours (calendaires) à compter de cette date pour fournir votre AAP et toutes les autres données requises. Dites adieu aux demandes de prolongation, car ces jours sont révolus. Si votre entreprise est confrontée à un problème inévitable, contactez immédiatement le responsable de la conformité ou le directeur régional et trouvez une solution. Une fois l'audit lancé, les agents communiquent de plus en plus par e-mail et fixent souvent des délais de trois à cinq jours. Informez l'agent si vous ne pouvez pas respecter le délai de soumission des documents supplémentaires et proposez une autre date.
- Sensibilisation et recrutement. Soyez en mesure de fournir des preuves des offres d'emploi et des efforts de sensibilisation et de recrutement pour la période concernée. L'OFCCP demandera probablement des copies de toutes les offres d'emploi qui ont été publiées auprès du centre pour l'emploi de l'État le plus proche du lieu de travail. Il peut également demander les descriptions de poste afin de vérifier dans quelle mesure les offres d'emploi correspondent à celles-ci. Préparez une description des efforts et des activités de sensibilisation axés sur les personnes handicapées et les anciens combattants protégés, et joignez des copies de toute la correspondance avec les organisations avec lesquelles des relations ont été établies.
- Demandez de l'aide. Un contrôle de conformité nécessite presque toujours une réponse collective. Faites appel à un conseiller juridique et/ou à votre consultant AAP immédiatement après avoir reçu un appel téléphonique ou la lettre indiquant la date du contrôle de conformité. Identifiez les personnes susceptibles de vous aider pour les questions qui ne relèvent pas de votre domaine d'expertise, telles que les relations sociales pour les copies des avis envoyés aux syndicats, ou les achats pour les copies des bons de commande ou des contrats.
Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.
