El 1 de mayo de 2018, la Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales (OFCCP) publicó un Plan de Acción Municipal (el «Plan»). El anuncio de la OFCCP sobre el Plan lo describe como el resultado de los comentarios y opiniones de los participantes proporcionados durante tres reuniones municipales de asistencia al cumplimiento celebradas en 2017. El Plan afirma que dichos comentarios y opiniones «dieron lugar a la identificación de tres áreas generales de interés: formación, comunicación y confianza», que la OFCCP pretende alcanzar mediante tres iniciativas:
- Revisar y mejorar los materiales de asistencia para el cumplimiento normativo de los contratistas.
- Evaluar y mejorar la calidad de la formación y educación de los contratistas y los responsables del cumplimiento normativo; y
- Aumentar la transparencia y la comunicación con las partes interesadas de la agencia.
Para cada una de las iniciativas, la OFCCP esbozó un plan de acción y describió las medidas específicas que pretende adoptar para lograr un «cambio significativo» en las áreas de formación, comunicación y confianza. El resumen de resultados esperados de la OFCCP, una «lista no exhaustiva de los resultados esperados propuestos por la OFCCP» para llevar a cabo cada iniciativa y con la que concluye el anuncio, básicamente repite en una lista concisa con viñetas las mismas medidas descritas en el plan de acción.
Aunque tenemos la esperanza de que la OFCCP haya tomado una medida proactiva para responder a las preocupaciones de los contratistas, seguimos especulando con que las reuniones públicas de 2017 fueron el único impulso para el Plan. Con ese fin, este resumen analiza otros factores que pueden haber motivado el Plan, así como lo que el Plan puede significar, de manera realista, para los contratistas.
Informe de la GAO de septiembre de 2016
El sitio web de la OFCCP afirma claramente que las tres sesiones públicas celebradas a finales del año fiscal 2017 fueron «en respuesta al informe de septiembre de 2016 de la Oficina de Contabilidad del Gobierno: El refuerzo de la supervisión podría mejorar el cumplimiento de la normativa contra la discriminación por parte de los contratistas federales». Como parte de la evaluación de las actividades de aplicación y asistencia al cumplimiento de la OFCCP, la GAO habló con representantes de catorce organizaciones nacionales de empleadores que representan los intereses de los contratistas, trece defensores de los derechos civiles y organizaciones que representan a grupos protegidos, y veinticuatro contratistas, cuatro en cada una de las seis regiones de la OFCCP. Basándose en los comentarios de las partes interesadas, la carta de presentación del informe de la GAO afirma de manera contundente que «las partes interesadas, incluidas algunas de la comunidad de contratistas federales, están preocupadas porque los esfuerzos de la OFCCP están imponiendo cargas de cumplimiento excesivas a los contratistas, incluyendo lo que ellos perciben como resultados de documentos y datos demasiado amplios e innecesarios, así como evaluaciones de cumplimiento irrazonablemente numerosas y largas».
El informe de la GAO concluye señalando que la OFCCP ha utilizado la aplicación de la ley como su «enfoque predominante» para cumplir su misión y sugiere que faltan actividades de divulgación, asistencia para el cumplimiento y orientación y que, como resultado, la OFCCP puede estar perdiendo una oportunidad crucial para ejercer influencia. A continuación, la GAO recomendó una serie de medidas que debería adoptar la OFCCP, entre ellas: impartir formación al personal nuevo y formación continua a los responsables de cumplimiento, identificar formas de mejorar la información proporcionada a los contratistas federales y evaluar las orientaciones existentes para los contratistas con el fin de garantizar que estos dispongan de información útil. ¿Le suena familiar?
Las reuniones públicas de la OFCCP de septiembre de 2017
Exactamente un año después de que la GAO publicara su informe crítico sobre las deficientes actividades de cumplimiento y asistencia de la OFCCP, y a pocos días del final del año fiscal 2017 de la OFCCP, esta última celebró tres reuniones públicas: el 19 de septiembre (Washington, D.C.), el 26 de septiembre (San Francisco, California) y el 28 de septiembre (Chicago, Illinois). La invitación a las reuniones públicas estaba dirigida en general a la comunidad de contratistas y señalaba que el objetivo de las reuniones era recabar opiniones de los contratistas e identificar oportunidades para mejorar la asistencia en materia de cumplimiento de la OFCCP. Las reuniones estaban abiertas al público, pero «serían de especial interés para los directores de recursos humanos, los especialistas en igualdad de oportunidades en el empleo, los directores de cumplimiento y otro personal directamente involucrado en garantizar el cumplimiento de los requisitos de la OFCCP por parte de sus empresas».
El facilitador animó a los participantes a... ayudar a la OFCCP a desarrollar herramientas y recursos que eduquen a los contratistas sobre sus requisitos de cumplimiento y que les ayuden a cumplir con ellos. 
Un facilitador profesional asociado con Giuffrida Associates, un contratista de la GSA, moderó cada reunión pública. Según el resumen ejecutivo de la reunión pública sobre asistencia para el cumplimiento de la OFCCP, el facilitador solicitó ideas para hacer más práctica la asistencia para el cumplimiento existente de la OFCCP y nuevas formas de colaborar más. El facilitador animó a los participantes a aportar comentarios y sugerencias específicos para ayudar a la OFCCP a desarrollar herramientas y recursos que eduquen a los contratistas sobre sus requisitos de cumplimiento y les ayuden a cumplir con ellos. El proceso del facilitador parece un intento sincero de adoptar un enfoque del tipo «ayúdanos a ayudarte». Bueno, el momento lo es todo.
Informe de la Cámara de septiembre de 2017
En palabras de la leyenda del béisbol estadounidense Yogi Berra: «No hace falta batear con fuerza para conseguir un jonrón. Si tienes buen timing, saldrá bien».
Dos días después de la primera reunión pública de la OFCCP en Washington D. C., la Cámara de Comercio de los Estados Unidos publicó una dura crítica contra la OFCCP. El informe, titulado«Oficina de Programas de Cumplimiento de Contratos Federales: misión correcta, tácticas equivocadas», constaba de tres partes y analizaba la historia de la OFCCP, ofrecía una visión desde dentro de lo que supone ser un contratista sometido a una auditoría de la OFCCP y recomendaba medidas específicas que la OFCCP debería adoptar para mejorar sus esfuerzos de cumplimiento y su relación con la comunidad de contratistas.
La Cámara comenzó su informe con esta descripción implacable de la Agencia:
- La OFCCP se ha convertido en una agencia que parece centrarse más en conseguir titulares llamativos y acuerdos millonarios que en simplemente perseguir su admirable, aunque a veces poco glamurosa, misión. Como demuestra este informe, la OFCCP se muestra con demasiada frecuencia hostil hacia la comunidad regulada, ignora los innumerables y eficaces esfuerzos en materia de diversidad realizados por los contratistas, se dedica a recabar datos sobre el empleo de forma excesivamente amplia e irrazonable y lleva a cabo esfuerzos de conciliación del tipo «lo tomas o lo dejas».
Entre las conclusiones de la Cámara, el informe indicaba lo siguiente:
- La OFCCP parece haber renunciado a la supervisión de las oficinas regionales y distritales. Hay poca coherencia entre las auditorías en lo que respecta al enfoque, las exigencias de producción a los contratistas y las medidas correctivas requeridas.
- La OFCCP ha pasado a actuar como un pequeño bufete de abogados demandante centrado exclusivamente en emitir dictámenes de discriminación y no en colaborar con la comunidad contratante.
- Ahora parece que la Agencia considera que la cooperación y la conciliación son conceptos que deben evitarse.
- La colaboración entre la OFCCP y la comunidad contratante ha sido sustituida por la negativa de la Agencia a revelar, y mucho menos a debatir de forma constructiva, cualquier conclusión preliminar durante el proceso de evaluación del cumplimiento.
El comentario final de la Cámara en su resumen de las conclusiones se remite al informe de la GAO de septiembre de 2016: «Un síntoma del abandono por parte de la OFCCP de su misión original fue su decisión manifiesta de abandonar por completo sus "actividades de asistencia para el cumplimiento"».
La Cámara esbozó tres pasos importantes para que la OFCCP «siga adelante», que, en la práctica, requieren que la Agencia adopte tres medidas importantes que se alejan de las prácticas actuales:
- (1) abandonar el «enfoque opaco y, en ocasiones, abiertamente hostil» y volver a su «función neutral de aplicación de la ley que le ha sido encomendada»;
- (2) volver a una «evaluación más holística» de los esfuerzos de los contratistas; y
- (3) Retirarse del actual «juego de caza y captura basado en cifras» de la Agencia.
A continuación, la Cámara presentó «recomendaciones de sentido común» más detalladas. En resumen, el informe de la Cámara, con la tinta prácticamente aún fresca antes de que concluyera la primera de las tres asambleas públicas y en vísperas de una nueva administración, estableció un plan de acción recomendado con los temas generales de coherencia y transparencia.
El plan de acción del ayuntamiento podría basarse más en el informe de la cámara que en los ayuntamientos.
Los participantes en la asamblea pública pueden haber aportado ideas basadas en anécdotas para hacer que la asistencia en materia de cumplimiento de la OFCCP, existente aunque posiblemente abandonada, sea más práctica y colaborativa. Sin embargo, parece más probable que el Plan de Acción de la Asamblea Pública de la OFCCP responda directamente al Informe de la Cámara.
Un ejemplo claro:
- La Cámara recomendó que la OFCCP revisara los documentos de orientación normativa para que fueran coherentes, permitieran una mayor transparencia durante las investigaciones y proporcionaran mayor claridad en cuanto al alcance jurisdiccional de la OFCCP.
- En el marco de su iniciativa para «revisar y mejorar la asistencia al cumplimiento por parte de los contratistas», el Plan propone actualizar y sustituir varios documentos de orientación para contratistas obsoletos y desarrollar o rediseñar «materiales de asistencia al cumplimiento para contratistas» con el fin de informar a los contratistas «sobre sus obligaciones» y ayudarles a «cumplir con las obligaciones que les imponen las leyes que aplica la OFCCP».
Además, para «aumentar la transparencia y la comunicación», el Plan establece que la OFCCP: (1) creará una «hoja de ruta», una guía escrita para que los contratistas «mejoren la transparencia en el trabajo de la OFCCP»; (2) elaborará directrices sobre indicadores de infracción, solicitudes de datos complementarios de la OFCCP y autoevaluaciones de compensación; y (3) redactará un documento al estilo de una «Carta de Derechos» que describirá lo que los contratistas pueden esperar «durante una relación con la OFCCP».
- En el marco de su iniciativa para «revisar y mejorar la asistencia al cumplimiento por parte de los contratistas», el Plan propone actualizar y sustituir varios documentos de orientación para contratistas obsoletos y desarrollar o rediseñar «materiales de asistencia al cumplimiento para contratistas» con el fin de informar a los contratistas «sobre sus obligaciones» y ayudarles a «cumplir con las obligaciones que les imponen las leyes que aplica la OFCCP».
- La Cámara recomendó que la OFCCP implementara directrices o reglamentos para establecer parámetros claros sobre las investigaciones de la OFCCP y fomentar prácticas coherentes en todas las oficinas.
- El Plan establece que «para lograr la coherencia entre las oficinas regionales y distritales» y aumentar la transparencia, la OFCCP instituyó un «enfoque uniforme para el uso de notificaciones de predeterminación (PDN) en las evaluaciones de cumplimiento», lo que brinda a los contratistas la oportunidad de responder a las conclusiones preliminares durante una investigación.
El Plan dedica una de sus tres iniciativas a evaluar y mejorar la calidad de la formación y la educación de los contratistas y los responsables de cumplimiento normativo. El Plan propone específicamente una formación nacional estandarizada que aborde la falta de competencias, adopte un modelo de competencias para todos los responsables de cumplimiento normativo y, como resultado, proporcione coherencia entre las oficinas regionales y distritales de todo el país.
- El Plan establece que «para lograr la coherencia entre las oficinas regionales y distritales» y aumentar la transparencia, la OFCCP instituyó un «enfoque uniforme para el uso de notificaciones de predeterminación (PDN) en las evaluaciones de cumplimiento», lo que brinda a los contratistas la oportunidad de responder a las conclusiones preliminares durante una investigación.
- La Cámara sugirió que la OFCCP «reanudara» sus relaciones con los contratistas.
- El Plan contempla reactivar un programa de defensoría del pueblo «para abordar los problemas de comunicación y confianza» entre la OFCCP y la comunidad de contratistas. El Plan también propone crear un programa de reconocimiento para reconocer públicamente a «uno o más contratistas sólidos y exitosos» como «modelos para otros contratistas».
Como se muestra, el Plan de Acción del Ayuntamiento de la OFCCP responde directamente a muchos de los comentarios más contundentes del Informe de la Cámara. Es dudoso que la dura crítica de la Cámara no fuera una prioridad para la OFCCP y su facilitador del ayuntamiento. Afortunadamente, si existe una relación entre el informe de la Cámara y el plan, eso puede aumentar la probabilidad de que la OFCCP dé prioridad a la lista «no exhaustiva» de resultados propuestos en el plan.
Conclusión: ¿qué significa esto para los contratistas?
La justificación presupuestaria de la OFCCP para 2019 solicitaba una reducción presupuestaria del 12 % y una reducción de personal del 14 % para el año fiscal 2019. Aunque parece que la agencia propone un enfoque de «hacer más con menos», los detalles de la solicitud también sugieren que la OFCCP se centrará en algunas de las prioridades que responden a las recomendaciones de la Cámara y que se proponen en el Plan de Acción del Ayuntamiento. Tales como:
- Obtener la acreditación de terceros para sus programas de formación de contratistas y responsables de cumplimiento normativo.
- Invertir e implementar software y licencias para un servicio de asistencia telefónica 1-800 y un sistema de gestión de relaciones con los clientes.
- Desarrollar un programa de reconocimiento de contratistas para premiar a aquellos que cuenten con los mejores programas de cumplimiento normativo o programas modelo, el mejor programa de prácticas de empleo para personas con discapacidad según la Sección 503 y el mejor programa para veteranos según la VEVRAA. Los galardonados obtendrán una exención única de las revisiones de cumplimiento normativo durante un máximo de cinco años.
- Lanzamiento de la comunidad de prácticas en línea para contratistas: una comunidad en línea donde los contratistas se reúnen para aprender, compartir y colaborar.
No se trata necesariamente del presupuesto definitivo que aprobará el Congreso, pero ofrece cierta esperanza y pruebas de que la OFCCP está abierta a recibir comentarios y está considerando seriamente algunas de las sugerencias pragmáticas y prácticas recomendadas por la Cámara de Comercio de Estados Unidos y los contratistas. Sin embargo, hasta que la OFCCP implemente algún «cambio significativo» real, los contratistas deben seguir haciendo preguntas, oponerse cuando sea necesario y mantener una actitud abierta ante la idea de colaborar con la OFCCP si parece que esta está tratando de comprometerse y ser transparente.
Nota del Editor: Este post fue publicado originalmente en Circaworks.com. En abril de 2023, Mitratech adquirió Circa, un proveedor líder de software de reclutamiento inclusivo y cumplimiento de OFCCP. El contenido ha sido actualizado desde entonces para reflejar nuestra oferta ampliada de productos, la evolución de las regulaciones de cumplimiento de adquisición de talento y las mejores prácticas en la gestión de RRHH.
