Plan d'action de la mairie de l'OFCCP : Une réponse aux préoccupations des entrepreneurs ou le rapport percutant de la Chambre de commerce américaine ?

Le 1er mai 2018, l'Office of Federal Contract Compliance Programs a publié un plan d'action pour les assemblées générales (le " Plan "). L'annonce de l'OFCCP concernant le Plan le décrit comme le résultat des commentaires et des idées des participants fournis lors de trois réunions publiques d'assistance à la conformité tenues en 2017. Le plan indique que ces commentaires et idées "ont permis d'identifier trois domaines généraux d'intervention : la formation, la communication et la confiance", que l'OFCCP prévoit de réaliser par le biais de trois initiatives :
 

1. Examiner et améliorer les documents d'aide à la mise en conformité des contractants ;
2. évaluer et améliorer la qualité de la formation et de l'éducation des contractants et des agents de conformité ; et
3. Accroître la transparence et la communication avec les parties prenantes de l'agence.

Pour chacune des initiatives, l'OFCCP a défini un plan d'action et décrit les efforts spécifiques qu'elle entend déployer pour parvenir à un "changement significatif" dans les domaines de la formation, de la communication et de la confiance. Le résumé des prestations de l'OFCCP, une "liste non exhaustive des prestations proposées par l'OFCCP" pour réaliser chaque initiative et avec laquelle l'annonce se termine, répète essentiellement, dans une liste à puces étroitement formulée, les mêmes efforts que ceux décrits dans le plan d'action.

Bien que nous ayons bon espoir que l'OFCCP ait pris une mesure proactive pour répondre aux préoccupations des entrepreneurs, nous continuons à penser que les assemblées générales de 2017 ont été le seul élément déclencheur du plan. À cette fin, cet aperçu analyse d'autres facteurs qui pourraient avoir incité le Plan, ainsi que ce que le Plan peut signifier - de manière réaliste - pour les entrepreneurs.

Rapport du GAO de septembre 2016

Le site web de l'OFCCP indique clairement que les trois séances de discussion ouverte organisées à la fin de l'exercice 2017 étaient "en réponse au rapport de septembre 2016 du Government Accounting Office : Strengthening Oversight Could Improve Federal Contractor Nondiscrimination Compliance." Dans le cadre de l'évaluation des activités d'application et d'aide à la conformité de l'OFCCP, le GAO s'est entretenu avec des représentants de quatorze organisations patronales nationales représentant les intérêts des entrepreneurs, treize défenseurs des droits civils et organisations représentant les groupes protégés, et vingt-quatre entrepreneurs - quatre dans chacune des six régions de l'OFCCP. S'appuyant sur les commentaires des parties prenantes, le GAO indique dans sa lettre d'ouverture du rapport que "les parties prenantes, y compris certains membres de la communauté contractante fédérale, craignent que les efforts de l'OFCCP n'imposent des charges de conformité excessives aux entrepreneurs, y compris ce qu'ils perçoivent comme des résultats trop vastes et inutiles en matière de documents et de données, ainsi que des évaluations de conformité déraisonnablement nombreuses et longues".

Le rapport du GAO conclut en notant que l'OFCCP a utilisé l'application de la loi comme son "approche prédominante" pour accomplir sa mission et suggère que la sensibilisation, l'assistance à la conformité et l'orientation font défaut et que, par conséquent, l'OFCCP pourrait manquer une occasion cruciale d'exercer une influence. Le GAO a ensuite recommandé à l'OFCCP de prendre des mesures, notamment : assurer la formation des nouveaux membres du personnel et la formation continue des responsables de la conformité, identifier les moyens d'améliorer les informations fournies aux entrepreneurs fédéraux et évaluer les orientations existantes à l'intention des entrepreneurs afin de s'assurer que ces derniers disposent d'informations utiles. Cela vous rappelle quelque chose ?

Assemblées publiques de l'OFCCP en septembre 2017

Exactement un an après la publication par le GAO de son rapport critique concernant les activités d'application et d'assistance à la conformité de l'OFCCP, et à quelques jours de la fin de l'exercice fiscal 2017 de l'OFCCP, l'OFCCP a organisé trois assemblées publiques : Le 19 septembre (Washington, DC), le 26 septembre (San Francisco, CA) et le 28 septembre (Chicago, IL). L'invitation à ces assemblées publiques ciblait largement la communauté des entrepreneurs, précisant que l'objectif de ces assemblées était de recueillir les commentaires des entrepreneurs et d'identifier les possibilités d'améliorer l'assistance de l'OFCCP en matière de conformité. Les réunions étaient ouvertes au public, mais elles "intéresseront particulièrement les directeurs des ressources humaines, les spécialistes de l'égalité des chances en matière d'emploi, les responsables de la conformité et d'autres personnes directement impliquées dans la mise en conformité de leur entreprise avec les exigences de l'OFCCP".

 Le facilitateur a encouragé les participants à... aider l'OFCCP à développer des outils et des ressources qui informent les entrepreneurs sur leurs obligations de conformité et qui les aident à se mettre en conformité.

Un facilitateur professionnel associé à Giuffrida Associates, lui-même contractant de la GSA, a animé chaque réunion publique. Selon le résumé de l'assemblée générale de l'OFCCP sur l'assistance à la conformité, le facilitateur a sollicité des idées pour rendre l'assistance à la conformité existante de l'OFCCP plus pratique et pour trouver de nouveaux moyens d'être plus collaboratif. Il a encouragé les participants à fournir des commentaires et des suggestions spécifiques pour aider l'OFCCP à développer des outils et des ressources qui informent les entrepreneurs sur leurs obligations en matière de conformité et qui les aident à se mettre en conformité. Le processus du facilitateur semble être une tentative sincère d'approche "aidez-nous, aidezvous". Le timing est important.

Rapport de septembre 2017 de la Chambre de commerce

Comme l'a dit Yogi Berra, légende du baseball américain, "il n'est pas nécessaire de frapper fort pour faire un home run. Si vous avez le bon timing, le coup partira".

Deux jours après la première réunion publique de l'OFCCP à Washington, la Chambre de commerce des États-Unis a publié une critique sévère de l'OFCCP. Le rapport en trois parties, intitulé"Office of Federal Contract Compliance Programs : Right Mission, Wrong Tactics", explore l'histoire de l'OFCCP, donne une vision de l'intérieur de ce que c'est que d'être un entrepreneur soumis à un audit de l'OFCCP et recommande des actions spécifiques que l'OFCCP devrait prendre pour améliorer ses efforts de mise en œuvre et ses relations avec la communauté des entrepreneurs.

La Chambre a commencé son rapport par cette description impitoyable de l'Agence :
 

• L'OFCCP est devenue une agence qui semble se concentrer davantage sur les gros titres et les règlements à l'amiable que sur la poursuite de sa mission admirable, bien que parfois peu glorieuse. Comme le démontre ce livre blanc, l'OFCCP se montre trop souvent antagoniste à l'égard de la communauté réglementée, ignore les innombrables et efficaces efforts de diversité entrepris par les entrepreneurs, se livre à des expéditions de pêche trop larges et déraisonnables pour obtenir des données sur l'emploi, et poursuit des efforts de conciliation à prendre ou à laisser.

Parmi les conclusions de la Chambre, le rapport indique que
 

• L'OFCCP semble avoir abandonné la supervision des bureaux régionaux et de district. Il y a peu de cohérence entre les audits en ce qui concerne l'orientation, les exigences de production imposées aux contractants et les mesures correctives requises.
• L'OFCCP s'est transformée en un petit cabinet d'avocats spécialisé dans les plaintes, qui se concentre uniquement sur l'établissement de constats de discrimination et non sur l'établissement de partenariats avec la communauté contractante.
• Il semble maintenant que l'Agence considère la coopération et la conciliation comme des concepts à éviter.
• Le partenariat entre l'OFCCP et la communauté contractante a été remplacé par le refus de l'agence de divulguer, et encore moins de discuter de manière constructive, les résultats préliminaires obtenus au cours de la procédure d'évaluation de la conformité.

Le dernier commentaire cinglant de la Chambre dans son résumé des conclusions renvoie au rapport du GAO de septembre 2016 : "L'abandon par l'OFCCP de sa mission initiale s'est traduit par la décision manifeste d'abandonner en bloc ses "activités d'assistance à la conformité"."

La Chambre a souligné trois étapes importantes pour l'OFCCP "à l'avenir", qui, dans la pratique, exigent de l'Agence qu'elle prenne trois mesures majeures pour s'éloigner des pratiques actuelles :
 

• (1) mettre fin à "l'approche opaque et parfois ouvertement hostile" et revenir à son "rôle neutre d'application de la loi" ; (2) mettre fin à l'approche opaque et parfois ouvertement hostile et revenir à son "rôle neutre d'application de la loi".
• (2) revenir à "une évaluation plus holistique" des efforts des contractants ; et
• (3) se retirer de l'actuel "jeu de l'épouvantail" de l'Agence, basé sur les chiffres.

La Chambre a ensuite présenté des "recommandations de bon sens" à un niveau plus granulaire. En résumé, le rapport de la Chambre, dont l'encre est encore pratiquement mouillée avant l'organisation de la première des trois assemblées générales et au seuil d'une nouvelle administration, présente un plan d'action recommandé dont les thèmes principaux sont la cohérence et la transparence.

Le plan d'action des mairies pourrait être davantage basé sur le rapport de la Chambre que sur les mairies.

Les participants à l'assemblée générale ont peut-être fourni des idées anecdotiques pour rendre plus pratique et collaborative l'assistance à la conformité de l'OFCCP, bien qu'on puisse soutenir qu'elle a été abandonnée. Toutefois, il semble plus probable que le plan d'action de la mairie de l'OFCCP réponde directement au rapport de la Chambre.

Un exemple concret :
 

1. La Chambre a recommandé à l'OFCCP de réviser les documents d'orientation réglementaires afin de les rendre cohérents, de permettre une plus grande transparence au cours des enquêtes et de clarifier davantage la portée de la juridiction de l'OFCCP.
    
   • Dans le cadre de son initiative visant à « revoir et améliorer l'aide à la conformité des entrepreneurs », le Plan propose de mettre à jour et de remplacer plusieurs documents d'orientation obsolètes destinés aux entrepreneurs, ainsi que d'élaborer ou de repenser des « supports d'aide à la conformité des entrepreneurs » afin d'informer ces derniers « de leurs obligations » et de les aider à « mettre en œuvre leurs obligations en vertu des lois appliquées par l'OFCCP ».

     De plus, afin d'« accroître la transparence et la communication », le plan stipule que l'OFCCP : (1) créera une « feuille de route », un guide écrit destiné aux entrepreneurs afin d'« améliorer la transparence dans le travail de l'OFCCP » ; (2) élaborer des orientations politiques concernant les indicateurs de violation, les demandes de données supplémentaires de l'OFCCP et les auto-évaluations de rémunération ; et (3) rédiger un document de type « charte des droits » qui décrira ce à quoi les entrepreneurs peuvent s'attendre « lors d'une collaboration avec l'OFCCP ».

2. La Chambre a recommandé à l'OFCCP de mettre en œuvre des directives ou des réglementations afin de définir des paramètres clairs pour les enquêtes de l'OFCCP et d'instaurer des pratiques cohérentes dans tous ses bureaux.
    
   • Le plan stipule que « afin d'assurer la cohérence entre les bureaux régionaux et locaux » et d'accroître la transparence, l'OFCCP a mis en place une « approche uniforme concernant l'utilisation des avis de prédétermination (PDN) dans les évaluations de conformité », offrant ainsi aux entrepreneurs la possibilité de répondre aux conclusions préliminaires au cours d'une enquête.

     Le plan consacre l'une de ses trois initiatives à l'évaluation et à l'amélioration de la qualité de la formation et de l'éducation des entrepreneurs et des agents de conformité. Le plan propose spécifiquement une formation nationale standardisée qui comblera les lacunes en matière de compétences, adoptera un modèle de compétences pour tous les agents de conformité et, par conséquent, assurera la cohérence entre les bureaux régionaux et locaux à l'échelle nationale.

3. La Chambre a suggéré à l'OFCCP de « renouer le dialogue » avec les entrepreneurs.
    
   • Le plan envisage de relancer un programme de médiation « afin de résoudre les problèmes de communication et de confiance » entre l'OFCCP et la communauté des entrepreneurs. Le plan propose également la création d'un programme de reconnaissance visant à récompenser publiquement « un ou plusieurs entrepreneurs solides et performants », « afin qu'ils servent de modèles aux autres entrepreneurs ».

Comme indiqué, le plan d'action de l'OFCCP répond directement à bon nombre des commentaires les plus sévères du rapport de la Chambre. Il est peu probable que les critiques acerbes de la Chambre n'aient pas été au centre des préoccupations de l'OFCCP et de son animateur. Heureusement, s'il existe un lien entre le rapport de la Chambre et le plan, cela pourrait augmenter la probabilité que l'OFCCP donne la priorité à la liste « non exhaustive » des résultats attendus proposés dans le plan.

Conclusion – Qu'est-ce que cela signifie pour les entrepreneurs ?

La justification budgétaire de l'OFCCP pour 2019 prévoyait une réduction budgétaire de 12 % et une réduction des effectifs de 14 % pour l'exercice 2019. Bien que l'agence semble proposer une approche « faire plus avec moins », les détails de la demande suggèrent également que l'OFCCP se concentrera sur certaines des priorités qui répondent aux recommandations de la Chambre et qui sont proposées par le plan d'action de la mairie. Par exemple :
 

• Obtenir une accréditation tierce pour ses programmes de formation destinés aux entrepreneurs et aux responsables de la conformité.
• Investir et mettre en œuvre des logiciels et des licences pour un service d'assistance téléphonique 1-800 et un système de gestion des relations avec la clientèle.
• Élaborer un programme de reconnaissance des entrepreneurs afin de récompenser ceux qui ont mis en place les meilleurs programmes de conformité globaux ou exemplaires, le meilleur programme en matière de pratiques d'emploi des personnes handicapées au titre de la section 503 et le meilleur programme en faveur des anciens combattants au titre de la loi VEVRAA. Les lauréats bénéficieront d'une exemption unique des contrôles de conformité, pour une durée maximale de cinq ans.
• Lancez la communauté de pratique en ligne des entrepreneurs, une communauté en ligne où les entrepreneurs se réunissent pour apprendre, partager et collaborer.

Il ne s'agit pas nécessairement du budget définitif qui sera approuvé par le Congrès, mais cela donne un certain espoir et prouve que l'OFCCP est ouvert aux commentaires et examine sérieusement certaines des suggestions pragmatiques et pratiques recommandées par la Chambre américaine et les entrepreneurs. Toutefois, tant que l'OFCCP n'aura pas mis en œuvre de « changements significatifs », les entrepreneurs devront continuer à poser des questions, à s'opposer si nécessaire et à rester ouverts à l'idée de collaborer avec l'OFCCP si celui-ci semble vouloir s'engager et faire preuve de transparence.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.