El mejor lugar para comenzar con la gestión de políticas es con la rueda de mejores prácticas. Una solución intuitiva y fácil de usar debería automatizar estas mejores prácticas por usted, para que pueda mantenerse al día con las complejidades de la gestión de políticas y procedimientos.
La importancia de la gestión de políticas
Incluso en circunstancias normales, la gestión de políticas es fundamental para mitigar los riesgos potenciales causados por las acciones de los empleados. Incluso los miembros del personal bienintencionados y perfectamente honestos pueden generar riesgos al no conocer las políticas y procedimientos adecuados.
En periodos de perturbación, como hemos visto recientemente, los sistemas de gestión de políticas cobran aún más importancia, ya que las organizaciones se adaptan para hacer frente a nuevas exigencias, como la implementación de estrategias de teletrabajo y permisos de acceso a las oficinas.
Todo ello requiere una gestión de políticas y procesos eficientes y optimizados para desarrollar, revisar e implementar dichas políticas de manera coherente y ejecutable en toda la organización.
Mejores prácticas en la gestión de políticas
Para mitigar el riesgo y limitar la posibilidad de fallos perjudiciales en la gestión de políticas, es fundamental que las organizaciones presten especial atención a las mejores prácticas en materia de gestión de políticas.
¿Desde estrategias de desarrollo que priorizan la centralización hasta flujos de trabajo automatizados que eliminan el error humano de la ecuación? Hay muchas cosas que se pueden hacer para mejorar las herramientas de gestión de políticas de manera que marquen una diferencia real en una empresa.
Echa un vistazo a los siguientes consejos para ver cómo se pueden mejorar los procedimientos de gestión de políticas para ayudar a proteger a tu equipo y mantener la seguridad de tu organización.
Desarrollar
Para crear un programa de gestión de políticas eficaz, es necesario crear un repositorio centralizado en el que se puedan desarrollar, crear y mantener las políticas. Este repositorio debe servir como centro neurálgico para que todas las políticas sean fácilmente accesibles, con un registro de auditoría que las respalde.
Consulte
Con un centro neurálgico para las políticas, supervisar su programa de gestión de políticas resulta fácil e intuitivo. Establezca flujos de trabajo automatizados para las nuevas políticas a fin de garantizar que las personas adecuadas revisen las políticas adecuadas en el momento adecuado antes de que estas se pongan en práctica para sus empleados.
Garantiza automáticamente el control de versiones para que los aprobadores solo vean la versión más reciente de una política, lo que facilita enormemente el proceso de revisión.
Publique
Publique sus políticas rápidamente y muéstrelas a las personas adecuadas de una manera fácil de usar, sin necesidad de formación para los usuarios finales. Determine la forma adecuada de comunicarse y active flujos de trabajo automáticos que envíen las políticas solo a las personas que necesitan comprenderlas y certificarlas.
Deja de hacer perder tiempo a tus empleados publicando todo. En su lugar, comparte las políticas solo con los puestos específicos que las necesitan, sin esfuerzo adicional por tu parte.
Afirmar
Con laherramienta de gestión de políticas adecuada, la dirección obtiene informaciónen tiempo real sobre quién ha aceptado qué políticas, qué versión de una política y cuándo han confirmado su recepción.
Las afirmaciones ayudan a reforzar su programa de cumplimiento desde arriba hacia abajo. Permiten a los empleados comprender los valores fundamentales de una organización, así como adherirse a ellos, alineando a todos, desde los líderes hasta los empleados más novatos.
Evaluar conocimientos
Las políticas nunca funcionarán correctamente si las personas que las crean no saben si se están comunicando de manera eficaz. Por lo tanto, es fundamental que los líderes sepan si los empleados comprenden sus políticas y procedimientos. La única forma de obtener esta información es evaluar los conocimientos de los empleados mediante pruebas de comprensión.
Estas evaluaciones permiten a los directivos abordar las lagunas de conocimiento, subsanarlas, revisar y modificar los procedimientos según sea necesario, todo ello dentro del mismo sistema. También automatiza las encuestas rutinarias para comprobar que los empleados están poniendo en práctica esas políticas.
Informe y auditoría
En última instancia, los reguladores quieren ver pruebas de que su programa de cumplimiento es eficaz. A través de su solución de gestión de políticas, debería poder comprender rápidamente si su organización está protegida, si puede demostrar que los empleados comprenden y cumplen las normativas y si ha publicado sus políticas de manera oportuna.
En otras palabras, deberías poder resumir todo lo que has hecho y demostrar la eficacia de tu programa proporcionando un informe completo, que incluya un informe sobre tus encuestas y los resultados de las pruebas.
Gestión de políticas en la práctica
En primer lugar, asigne la responsabilidad a un responsable. Esta persona se encargará de las evaluaciones de riesgos y otras herramientas de gestión de políticas que contribuyan a crear una cultura de cumplimiento satisfactoria.
Asegúrese de evaluar exhaustivamente la herramienta de gestión de políticas que piensa utilizar. Lo ideal es que su organización cuente con una solución que le permita gestionar todas las políticas en una interfaz centralizada.
Invierta tiempo en identificar los riesgos y objetivos, de modo que exista una política para cada riesgo identificado que respalde positivamente un objetivo empresarial fundamental. Esto también le ayudará a eliminar políticas duplicadas o cualquier política que ya no sea relevante como solución.
Es esencial contar con una política que sirva de hoja de ruta para otras políticas. Esto garantiza que cualquier directivo que necesite crear una política disponga de orientación fácilmente. Esta estructura supondrá un enorme ahorro de tiempo en la creación de políticas en el futuro.
Por último, la gestión de políticas debe evolucionar continuamente. Es necesario realizar un seguimiento de los cambios, implementar las actualizaciones y mejorar la capacidad.
Herramientas de gestión de políticas: ¿Por qué las organizaciones están recurriendo al software?
El software de gestión de políticas es un arma emergente en la lucha contra las interrupciones relacionadas con las políticas. Las herramientas de software ofrecen a las empresas la oportunidad de actualizar rápidamente sus procesos de gestión de políticas y realizar cambios que reportarán amplios beneficios.
Las empresas pueden utilizar el software de gestión de políticas de muchas maneras para mitigar el riesgo. Al aprovechar el software automatizado, a los líderes empresariales les resulta sencillo evaluar la gestión de las políticas en curso e identificaridentificar las áreas que requieren mejoras.
Resumen
Aunque algunas personas intentan gestionar este proceso manualmente, el enfoque manual no proporciona el nivel de solidez y detalle que se necesita para demostrar el cumplimiento a los reguladores actuales y crear un programa de cumplimiento defendible. Por no hablar de que el enfoque manual es una pérdida de tiempo y eficiencia (y, por lo tanto, de dinero).
