Qu'est-ce que la gestion des politiques ?

Le meilleur point de départ pour la gestion des politiques est la roue des meilleures pratiques. Une solution intuitive et facile à utiliser devrait automatiser ces meilleures pratiques pour vous, afin que vous puissiez suivre les complexités de la gestion des politiques et des procédures.

L'importance de la gestion des politiques

Même dans des circonstances normales, la gestion des politiques est vitale pour atténuer les risques potentiels causés par les actions des employés. Même les membres du personnel bien intentionnés et parfaitement honnêtes peuvent créer des risques en ne connaissant pas les politiques et procédures appropriées.

En période de perturbationComme nous l'avons vu récemment, les systèmes de gestion des politiques deviennent encore plus importants lorsque les organisations s'adaptent à de nouvelles demandes, telles que la mise en œuvre de stratégies de travail à domicile et les autorisations d'accès aux bureaux.

Tous ces éléments nécessitent une gestion des politiques, ainsi que des processus efficaces et rationalisés pour élaborer, réviser et mettre en œuvre ces politiques de manière cohérente et applicable dans l'ensemble de l'organisation.

Meilleures pratiques en matière de gestion des politiques

Afin de réduire les risques et de limiter la possibilité d'échecs préjudiciables en matière de gestion des politiques, il est essentiel que les organisations accordent une attention particulière aux meilleures pratiques de gestion des politiques.

Qu'il s'agisse de stratégies de développement qui privilégient la centralisation ou de flux de travail automatisés qui éliminent l'erreur humaine de l'équation ? Il y a beaucoup de choses à faire pour améliorer les outils de gestion des politiques de manière à ce qu'ils fassent une réelle différence pour une entreprise.

Les conseils suivants vous aideront à améliorer les procédures de gestion des politiques afin de protéger votre équipe et d'assurer la sécurité de votre organisation.

Développer

Pour mettre en place un programme efficace de gestion des politiques, vous devez créer un référentiel centralisé dans lequel vous pouvez développer, créer et maintenir des politiques. Ce référentiel doit servir de plaque tournante pour que toutes les politiques soient facilement accessibles, avec une piste d'audit.

Révision

Grâce à un centre de gestion des politiques, le suivi de votre programme de gestion des politiques devient facile et intuitif. Définissez des flux de travail automatisés pour les nouvelles politiques afin de vous assurer que les bonnes personnes examinent les bonnes politiques au bon moment avant qu'une politique ne soit mise en ligne pour vos employés.

Assurer automatiquement le contrôle des versions afin que les approbateurs ne voient que la version la plus récente d'une politique, ce qui facilite le processus de révision.

Publier

Publiez rapidement vos politiques et mettez-les à la disposition des bonnes personnes de manière conviviale, sans formation de l'utilisateur final. Déterminez la bonne façon de communiquer et déclenchez des flux de travail automatiques qui envoient les politiques uniquement aux personnes qui ont besoin de les comprendre et de les attester.

Ne perdez plus le temps de vos employés en publiant tout. Au lieu de cela, ne partagez les politiques qu'avec les postes spécifiques qui en ont besoin, sans effort supplémentaire de votre part.

Affirmer

Avec le bon gestion des politiques outil en place, la direction peut savoir en temps réel qui a accepté quelles politiques, quelle version d'une politique et quand ils ont confirmé la réception.

Les affirmations contribuent à la mise en œuvre de votre programme de conformité depuis le sommet jusqu'à la base. Elles permettent aux employés de comprendre les valeurs fondamentales d'une organisation et d'y adhérer, en alignant tout le monde, de la direction aux employés les plus modestes.

Évaluer les connaissances

Les politiques ne fonctionneront jamais correctement si les personnes qui les élaborent ne savent pas si elles communiquent efficacement ou non. Il est donc essentiel que les dirigeants sachent si les employés comprennent leurs politiques et procédures. La seule façon d'y parvenir est d'évaluer les connaissances des employés en testant leur compréhension.

Ces évaluations permettent aux dirigeants de combler les lacunes en matière de connaissances, de remédier aux problèmes, de réviser et de modifier les procédures si nécessaire, le tout au sein du même système. Le système automatise également les enquêtes de routine, afin de vérifier que les employés mettent ces politiques en pratique.

Rapport et audit

En fin de compte, les autorités de réglementation veulent avoir la preuve que votre programme de conformité est efficace. Grâce à votre solution de gestion des politiques, vous devriez être en mesure de comprendre rapidement si votre organisation est protégée, si vous pouvez prouver que les employés comprennent et respectent les réglementations et si vous avez publié vos politiques en temps voulu.

En d'autres termes, vous devez être en mesure de conclure tout ce que vous avez fait et de démontrer l'efficacité de votre programme en fournissant un rapport complet, y compris un rapport sur les résultats de vos enquêtes et de vos tests.

La gestion des politiques dans la pratique

Tout d'abord, confiez la responsabilité à un responsable. Cette personne sera responsable de la conformité des évaluations des risques et des autres outils de gestion des politiques qui contribuent à une culture de la conformité réussie.

Veillez à bien évaluer l'outil de gestion des politiques que vous envisagez d'utiliser. Idéalement, votre organisation souhaite une solution qui lui permette de gérer toutes les politiques à partir d'une interface centrale.

Investissez du temps dans la cartographie des risques et des objectifs afin qu'il existe une politique pour chaque risque identifié qui soutient positivement un objectif central de l'entreprise. Cela vous aidera également à supprimer les politiques en double ou celles qui ne sont plus pertinentes en tant que solution.

Il est essentiel qu'une politique serve de feuille de route pour les autres politiques. Cela permet de s'assurer que des conseils sont facilement disponibles pour tout gestionnaire qui doit créer une politique. Cette structure permettra à l'avenir de gagner énormément de temps lors de la création de politiques.

Enfin, la gestion des politiques doit évoluer en permanence. Les changements doivent être suivis, les mises à jour mises en œuvre et les capacités renforcées

Outils de gestion des politiques : Pourquoi les organisations se tournent-elles vers les logiciels ?

Les logiciels de gestion des politiques sont une nouvelle arme dans la lutte contre les perturbations liées aux politiques. Outils logiciels offrent aux entreprises la possibilité de moderniser rapidement leurs processus de gestion des politiques et d'apporter des changements qui auront des effets bénéfiques à grande échelle.

Les entreprises peuvent utiliser les logiciels de gestion des politiques pour réduire les risques de plusieurs façons. En s'appuyant sur un logiciel automatisé, les chefs d'entreprise peuvent facilement évaluer la gestion des politiques en cours, et identifieringurgiter tout domaine nécessitant une amélioration.

Résumé

Certaines personnes tentent de gérer ce processus manuellement, mais l'approche manuelle ne fournit tout simplement pas le niveau de robustesse et de détail dont vous avez besoin pour prouver votre conformité aux régulateurs d'aujourd'hui et mettre en place un programme de conformité défendable. Sans compter que cette approche manuelle ? C'est une perte de temps et d'efficacité (et donc d'argent).