El mejor lugar para empezar con la gestión de políticas es con la rueda de las mejores prácticas. Una solución intuitiva y fácil de usar debería automatizar estas mejores prácticas por ti, para que puedas seguir el ritmo de las complejidades de la gestión de políticas y procedimientos.
La importancia de la gestión política
Incluso. en circunstancias normales, la gestión de políticas es vital para mitigar el riesgo potencial causado por las acciones de los empleados. Incluso los empleados bienintencionados y perfectamente honestos pueden crear riesgos al desconocer las políticas y procedimientos adecuados.
En periodos de disrupcióncomo hemos visto recientemente, los sistemas de gestión de políticas cobran aún más importancia a medida que las organizaciones pivotan para hacer frente a nuevas demandas, como la implantación de estrategias de trabajo desde casa y permisos de acceso a la oficina.
Todo ello requiere la gestión de políticas y procesos eficientes y racionalizados para desarrollar, revisar y aplicar esas políticas de forma coherente y aplicable en toda la organización.
Mejores prácticas de gestión de políticas
Para mitigar el riesgo y limitar la posibilidad de fallos perjudiciales en la gestión de políticas, es vital que las organizaciones presten especial atención a las mejores prácticas de gestión de políticas.
Desde estrategias de desarrollo que den prioridad a la centralización hasta flujos de trabajo automatizados que eliminen el error humano de la ecuación? Hay muchas cosas que se pueden hacer para mejorar las herramientas de gestión de políticas de forma que supongan una diferencia real para una empresa.
Eche un vistazo a los siguientes consejos para ver cómo se pueden mejorar los procedimientos de gestión de políticas para ayudar a proteger a su equipo y mantener segura su organización.
Desarrollar
Para crear un programa eficaz de gestión de políticas, es necesario crear un repositorio centralizado donde desarrollar, crear y mantener las políticas. Este repositorio debe servir como centro para mantener todas sus políticas fácilmente accesibles, con una pista de auditoría detrás.
Consulte
Con un eje central para las políticas, la supervisión de su programa de gestión de políticas resulta fácil e intuitiva. Establezca flujos de trabajo automatizados para las nuevas políticas con el fin de asegurarse de que las personas adecuadas revisan las políticas correctas en el momento adecuado antes de que una política se ponga en marcha para sus empleados.
Garantice automáticamente el control de versiones para que los aprobadores sólo vean la versión más reciente de una política, lo que facilita el proceso de revisión.
Publique
Publique sus políticas rápidamente y póngalas delante de las personas adecuadas de una forma fácil de usar, sin necesidad de formación del usuario final. Determine la forma correcta de comunicar y activar flujos de trabajo automáticos que envían las políticas sólo a las personas que necesitan entenderlas y dar fe de ellas.
Deje de hacer perder el tiempo a los empleados publicándolo todo. En su lugar, comparta solo las políticas con los puestos específicos que las necesiten, sin esfuerzo adicional por su parte.
Afirme
Con laherramienta de gestión de políticas adecuada, la dirección obtiene información en tiempo real sobre quién ha aceptado qué políticas, qué versión de una política y cuándo han confirmado su recepción.
Las afirmaciones ayudan a reforzar su programa de cumplimiento de arriba abajo. Permiten a los empleados comprender los valores fundamentales de una organización, así como optar por ellos, alineando a todos, desde la dirección hasta los empleados más principiantes.
Evaluar los conocimientos
Las políticas nunca funcionarán correctamente si las personas que las crean no saben si se están comunicando de forma eficaz o no. Por eso es fundamental que los directivos sepan si los empleados comprenden sus políticas y procedimientos. La única forma de saberlo es evaluar los conocimientos de los empleados poniendo a prueba su comprensión.
Estas evaluaciones permiten a los responsables abordar las lagunas de conocimientos, corregir, revisar y cambiar los procedimientos según sea necesario, todo ello dentro del mismo sistema. También automatiza las encuestas rutinarias, para comprobar que los empleados ponen en práctica esas políticas.
Informe y auditoría
En última instancia, los reguladores quieren ver pruebas de que su programa de cumplimiento es eficaz. A través de su solución de gestión de políticas, debe ser capaz de comprender rápidamente si su organización está protegida, si puede demostrar que los empleados entienden y cumplen la normativa y si publicó sus políticas a tiempo.
En otras palabras, debe ser capaz de resumir todo lo que ha hecho y demostrar la eficacia de su programa presentando un informe completo, que incluya un informe sobre sus encuestas y los resultados de las pruebas.
Gestionar las políticas en la práctica
En primer lugar, asigne la responsabilidad a un responsable. Esta persona será responsable de las evaluaciones de riesgos y otras herramientas de gestión de políticas que contribuyan al éxito de la cultura de cumplimiento.
Asegúrese de evaluar a fondo la herramienta de gestión de políticas que piensa utilizar. Lo ideal es una solución que permita gestionar todas las políticas desde una interfaz central.
Invierta tiempo en asignar riesgos y objetivos, de modo que exista una política para cada riesgo identificado que respalde positivamente un objetivo empresarial básico. Esto también le ayudará a eliminar políticas duplicadas o cualquier política que ya no sea relevante como solución.
Una política que sirva de hoja de ruta para otras políticas es esencial. De este modo, cualquier directivo que necesite crear una política dispondrá fácilmente de una guía. Esta estructura ahorrará mucho tiempo en la creación de políticas en el futuro.
Por último, la gestión de las políticas debe evolucionar continuamente. Hay que hacer un seguimiento de los cambios, aplicar las actualizaciones y mejorar la capacidad.
Herramientas de gestión de políticas: ¿Por qué las organizaciones recurren al software?
El software de gestión de políticas es un arma emergente en la lucha contra los trastornos relacionados con las políticas. Las herramientas de software ofrecen a las empresas la posibilidad de actualizar rápidamente sus procesos de gestión de políticas e introducir cambios que tendrán beneficios generalizados.
Las empresas pueden utilizar el software de gestión de políticas de muchas maneras para mitigar los riesgos. Al aprovechar el software automatizado, resulta sencillo para los responsables de las empresas evaluar la gestión de las políticas en curso e identificaring las áreas que requieren mejoras.
Resumen
Aunque algunas personas intentan gestionar este proceso manualmente, el enfoque manual no proporciona el nivel de solidez y detalle que se necesita para demostrar el cumplimiento a los reguladores actuales y crear un programa de cumplimiento defendible. Por no mencionar que ese enfoque manual... Es una pérdida de tiempo y eficacia (y, por tanto, de dinero).
La gestión de políticas nunca ha sido tan fácil.
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