Was ist Policy Management?

Der beste Ausgangspunkt für die Richtlinienverwaltung ist das Rad der bewährten Verfahren. Eine intuitive, benutzerfreundliche Lösung sollte diese Best Practices für Sie automatisieren, damit Sie mit der Komplexität der Verwaltung von Richtlinien und Verfahren Schritt halten können.

Die Bedeutung von Policy Management

Selbst unter normalen Umständen ist das Richtlinienmanagement von entscheidender Bedeutung für die Minderung potenzieller Risiken, die durch die Handlungen von Mitarbeitern verursacht werden. Selbst gut gesinnte und ehrliche Mitarbeiter können Risiken verursachen, wenn sie sich nicht an die richtigen Richtlinien und Verfahren halten.

In Zeiten von Unterbrechungenwie wir in letzter Zeit gesehen haben, werden Richtlinienverwaltungssysteme noch wichtiger, wenn Unternehmen sich auf neue Anforderungen einstellen müssen, wie z. B. die Umsetzung von Strategien für die Arbeit von zu Hause aus und die Erteilung von Zugangsberechtigungen zum Büro.

All dies erfordert ein Richtlinienmanagement sowie effiziente und rationalisierte Prozesse für die Entwicklung, Überprüfung und einheitliche und durchsetzbare Umsetzung dieser Richtlinien in einem Unternehmen.

Bewährte Praktiken der Politikverwaltung

Um Risiken zu minimieren und die Möglichkeit schädlicher Fehler bei der Richtlinienverwaltung einzuschränken, ist es wichtig, dass Unternehmen die besten Verfahren für die Richtlinienverwaltung sorgfältig beachten.

Von Entwicklungsstrategien, die der Zentralisierung Vorrang einräumen, bis hin zu automatisierten Arbeitsabläufen, die menschliche Fehler ausschließen? Es gibt viele Möglichkeiten, die Tools für die Richtlinienverwaltung so zu verbessern, dass sie für ein Unternehmen einen echten Unterschied machen.

Die folgenden Tipps zeigen Ihnen, wie Sie die Verfahren zur Richtlinienverwaltung verbessern können, um Ihr Team zu schützen und die Sicherheit Ihres Unternehmens zu gewährleisten.

Entwickeln Sie

Um ein effektives Richtlinienverwaltungsprogramm zu erstellen, müssen Sie ein zentrales Repository einrichten, in dem Sie Richtlinien entwickeln, erstellen und pflegen können. Dieses Repository sollte als Drehscheibe dienen, um alle Richtlinien leicht zugänglich zu machen und einen Prüfpfad hinter sich zu haben.

Überprüfung

Mit einem zentralen Hub für Richtlinien wird die Überwachung Ihres Richtlinienverwaltungsprogramms einfach und intuitiv. Legen Sie automatisierte Workflows für neue Richtlinien fest, um sicherzustellen, dass die richtigen Personen die richtigen Richtlinien zur richtigen Zeit überprüfen, bevor eine Richtlinie für Ihre Mitarbeiter freigeschaltet wird.

Stellen Sie automatisch die Versionskontrolle sicher, so dass die Genehmigenden nur die aktuellste Version einer Richtlinie sehen und der Überprüfungsprozess ein Kinderspiel ist.

veröffentlichen.

Veröffentlichen Sie Ihre Richtlinien schnell und stellen Sie sie den richtigen Personen auf benutzerfreundliche Weise zur Verfügung, ohne dass eine Schulung der Endbenutzer erforderlich ist. Bestimmen Sie die richtige Art der Kommunikation und lösen Sie automatische Workflows aus, die die Richtlinien nur an die Personen senden, die sie verstehen und bestätigen müssen.

Verschwenden Sie nicht länger die Zeit Ihrer Mitarbeiter, indem Sie alles veröffentlichen. Geben Sie stattdessen nur die Richtlinien für die spezifischen Stellenbezeichnungen frei, die sie benötigen, ohne zusätzlichen Aufwand für Sie.

Bestätigen Sie

Mit dem richtigenTool für die Richtlinienverwaltung erhält die Geschäftsleitung in Echtzeit einen Überblick darüber, wer welche Richtlinien akzeptiert hat, welche Version einer Richtlinie und wann sie den Erhalt bestätigt haben.

Affirmationen helfen, Ihr Compliance-Programm von oben nach unten durchzusetzen. Sie ermöglichen es den Mitarbeitern, die Grundwerte eines Unternehmens zu verstehen und sich für sie zu entscheiden, so dass alle, von den Führungskräften bis hinunter zu den Mitarbeitern der untersten Ebene, in Einklang gebracht werden.

Wissen bewerten

Richtlinien werden nie richtig funktionieren, wenn die Personen, die sie erstellen, keinen Einblick haben, ob sie effektiv kommuniziert werden oder nicht. Deshalb ist es wichtig, dass die Führungskräfte wissen, ob die Mitarbeiter ihre Richtlinien und Verfahren verstehen. Die einzige Möglichkeit, dies herauszufinden, besteht darin, das Wissen der Mitarbeiter durch Tests zu überprüfen.

Diese Bewertungen ermöglichen es den Führungskräften, Wissenslücken zu schließen, Abhilfe zu schaffen, Verfahren zu überprüfen und bei Bedarf zu ändern - alles innerhalb desselben Systems. Das System automatisiert auch Routineumfragen, um zu prüfen, ob die Mitarbeiter die Richtlinien in die Praxis umsetzen.

Bericht und Audit

Letztlich wollen die Aufsichtsbehörden den Nachweis sehen, dass Ihr Compliance-Programm effektiv ist. Mithilfe Ihrer Richtlinienmanagementlösung sollten Sie schnell erkennen können, ob Ihr Unternehmen geschützt ist, ob Sie nachweisen können, dass Ihre Mitarbeiter die Vorschriften verstehen und einhalten, und ob Sie Ihre Richtlinien rechtzeitig veröffentlicht haben.

Mit anderen Worten: Sie sollten in der Lage sein, alle Maßnahmen zusammenzufassen und die Wirksamkeit Ihres Programms durch einen vollständigen Bericht nachzuweisen, einschließlich eines Berichts über Ihre Umfragen und Testergebnisse.

Verwaltung der Politik in der Praxis

Weisen Sie erstens einem Verantwortlichen die Verantwortung zu. Diese Person ist für konforme Risikobewertungen und andere Instrumente des Richtlinienmanagements zuständig, die zu einer erfolgreichen Compliance-Kultur beitragen.

Stellen Sie sicher, dass Sie das Tool für die Richtlinienverwaltung, das Sie verwenden möchten, umfassend bewerten. Im Idealfall möchte Ihr Unternehmen eine Lösung, mit der Sie alle Richtlinien über eine zentrale Schnittstelle verwalten können.

Investieren Sie Zeit in die Zuordnung von Risiken und Zielen, damit für jedes erkannte Risiko eine Richtlinie existiert, die ein zentrales Unternehmensziel positiv unterstützt. Dies wird Ihnen auch helfen, doppelte Richtlinien oder solche, die nicht mehr relevant sind, zu entfernen.

Eine Richtlinie, die als Fahrplan für andere Richtlinien dient, ist unerlässlich. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder Manager, der eine Richtlinie erstellen muss, sofort eine Anleitung zur Hand hat. Diese Struktur wird sich in Zukunft als enorme Zeitersparnis bei der Erstellung von Richtlinien erweisen.

Schließlich sollte die Verwaltung von Richtlinien kontinuierlich weiterentwickelt werden. Änderungen müssen nachverfolgt, Aktualisierungen durchgeführt und die Fähigkeiten verbessert werden

Tools für die Richtlinienverwaltung: Warum setzen Unternehmen auf Software?

Software zur Verwaltung von Richtlinien ist eine neue Waffe im Kampf gegen Störungen durch Richtlinien. Software-Tools bieten Unternehmen die Möglichkeit, ihre Prozesse für die Richtlinienverwaltung schnell zu aktualisieren und Änderungen vorzunehmen, die weitreichende Vorteile mit sich bringen.

Es gibt viele Möglichkeiten, wie Unternehmen Software zur Richtlinienverwaltung einsetzen können, um Risiken zu mindern. Durch den Einsatz automatisierter Software ist es für Unternehmensleiter einfach, die Verwaltung laufender Richtlinien zu bewerten und zu identifizieren.ing Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen.

Zusammenfassung

Manche versuchen zwar, diesen Prozess manuell zu verwalten, aber der manuelle Ansatz bietet einfach nicht das Maß an Robustheit und Detailgenauigkeit, das Sie benötigen, um die Einhaltung der Vorschriften gegenüber den heutigen Regulierungsbehörden nachzuweisen und ein vertretbares Compliance-Programm aufzubauen. Ganz zu schweigen davon, dass dieser manuelle Ansatz? Er ist eine Verschwendung von Zeit und Effizienz (und damit auch von Geld).