Celui qui hésite est perdu", dit l'adage. On pourrait le modifier : "Celui qui hésite à transformer perdra - au tribunal". Cette seule raison devrait suffire à remplacer les processus conventionnels de mise en suspens par un logiciel de mise en suspens en mode SaaS.
Comme nous l'avons souligné récemment, une rétention légale peut être une tâche d'une complexité effrayante, impliquant potentiellement des milliers de documents et des centaines de personnes, dispersées à travers les unités commerciales et les frontières, les serveurs et les systèmes. Localiser et préserver les bons documents et les bonnes données, en particulier lorsque vous gérez plusieurs suspensions en même temps ? Cela peut engendrer un risque de non-conformité et des résultats négatifs en cas de litige si un service juridique s'appuie encore sur des méthodes manuelles et conventionnelles pour gérer tout cela.
Les solutions logicielles de mise en suspens de documents juridiques permettent d'atténuer ce risque et de réduire les coûts, le travail et la confusion potentielle liés au processus en automatisant et en normalisant les mises en suspens de documents juridiques afin qu'elles soient efficaces, complètes et défendables. Les meilleures de ces solutions sont basées sur le SaaS et peuvent s'intégrer facilement aux plateformes de gestion des documents et des affaires. Il y a donc une surveillance et un contrôle centralisés de tous les aspects du portefeuille d'un service juridique.
En outre, à mesure que les tribunaux s'habituent à l'amélioration de la conformité dont font preuve les utilisateurs de logiciels de gestion de la sécurité juridique ? il est facile de prédire qu'ils deviendront de moins en moins tolérants (comme les tribunaux sont enclins à le faire) à l'égard de ceux qui ne parviennent pas à un niveau de performance compatible avec le logiciel SaaS.
Voici trois des trop nombreuses trop nombreuses raisons d'adopter une solution de legal hold en mode SaaS :
Pour éviter les coûts et les sanctions liés au non-respect de la législation
Pour éviter les coûts et les sanctions liés au non-respect de la législationSi une mise en suspens juridique n'est pas correctement exécutée, des conséquences négatives peuvent survenir à plus d'un titre : Il est possible de perdre le procès en cours et de se voir imposer des sanctions judiciaires pour ne pas avoir fait un effort "raisonnable" pour se conformer à la loi.
Un tribunal peut sanctionner une partie pour la spoliation de preuves liée au non-respect des règles, mais les sanctions peuvent aller au-delà des coûts financiers. Un tribunal peut contraindre à la découverte ou rendre un jugement en faveur de la partie adverse.
Il peut aussi choisir de donner des instructions défavorables au jury à titre de sanction : Dans l'affaire O'Berry v. Turner(2016), un juge fédéral a estimé que les efforts de conservation des données du défendeur avaient été "minimes" et a indiqué au jury qu'il pouvait présumer que les preuves manquantes auraient été préjudiciables à l'affaire du défendeur.
Exemples notables de l'impact de l'échec des processus de mise en suspens juridique sur les entreprises impliquées dans un litige ?
La suppression de données a entraîné une pénalité de 3 millions de dollars :
En 2012, lorsque Plantronics a été informée de l'existence d'un procès antitrust à son encontre, elle a informé ses employés de la nécessité de préserver les informations pertinentes, a organisé des sessions de formation et a régulièrement rappelé la nécessité de se conformer à la loi. Pourtant, un cadre a supprimé plus de 40 % de ses courriels et a même incité d'autres personnes à faire de même, ce qui a entraîné la perte de milliers de courriels. Malgré les efforts déployés par Plantronics pour préserver puis récupérer ces données, un juge fédéral a imposé à l'entreprise des sanctions d'un montant de 3 millions de dollars.
Comment la "négligence" a frappé HarperCollins Christian :
Au cours d'un procès contre la division des publications religieuses de HarperCollins, un Special Master et un Magistrate Judge ont tous deux conclu que le défendeur avait fait preuve d'un "aveuglement volontaire" au cours du processus de conservation, qu'il était "désinvolte et négligent" et "bricolé, léthargique et négligé", et qu'il avait fait preuve de "paralysie ou même de léthargie délibérée", son "engagement en faveur d'une collecte et d'une recherche défendables [étant] au mieux superficiel". Plus de 750 000 courriels et pièces jointes datant de la période concernée n'ont pas été conservés, entre autres. Parmi les multiples sanctions ? Harper Collins Christian n'a pas le droit de présenter certains éléments de preuve pour sa défense et devra prendre en charge 75 % des honoraires et frais de l'expert spécial et 50 % des honoraires des avocats du plaignant. Le montant total des pénalités dans cette affaire, qui a débuté en 2012, atteindra probablement les sept chiffres.
Atteindre les bons dépositaires
Atteindre les bons dépositairesSi vous avez réussi à déterminer (généralement) où se trouve le matériel que vous devez préserver dans le cadre d'une mise en suspens légale, vous devez alors fournir des instructions appropriées aux personnes qui seront responsables de cette préservation, c'est-à-dire les personnes qui en ont la garde. Ici, cependant, nous nous heurtons à nouveau aux lacunes d'un système manuel de conservation légale.
Souvent, un service juridique ne peut que faire des suppositions éclairées sur les personnes responsables des ESI ou des documents physiques pertinents. La difficulté est encore plus grande s'il s'agit d'une grande société ou d'une entreprise internationale, où les juristes internes doivent identifier les dépositaires potentiels dans des bureaux très éloignés.
Dans de nombreux cas, ils n'ont jamais eu de contact préalable avec ces employés ou leurs responsables, et doivent donc démêler les nœuds de l'organisation pour identifier les dépositaires appropriés.
Un autre niveau de difficulté se présente lorsque les données pertinentes sont dispersées parmi des milliers de dépositaires potentiels. La simple identification des dépositaires éligibles peut devenir une perte de temps considérable pour un service juridique, avec de nombreux trous de souris et des impasses.
La solution ? Une solution de mise en suspens juridique SaaS qui s'intègre parfaitement à vos bases de données RH et à votre plateforme d'entreprise par le biais d'API/de connecteurs directs. Ceux-ci permettent au logiciel de se synchroniser directement avec ces bases de données. Les avantages pour votre équipe juridique interne ?
- Accès aux données et aux appareils afin de pouvoir procéder à des évaluations précoces des cas et de recueillir des données pertinentes.
- La possibilité de suspendre les tâches de suppression de routine qui pourraient compromettre les données clés.
- Accélération significative de la phase d'identification de votre processus de mise en attente.
- Augmentation des chances de cibler immédiatement les bons dépositaires et d'obtenir des réponses et des attestations dans les délais impartis.
- Il ne nécessitera pas d'assistance informatique (ou seulement une participation minimale).
Assurer la conformité du dépositaire
Assurer la conformité du dépositaireVous avez peut-être envoyé un message de mise en attente par un membre de votre équipe juridique. Vous l'avez ensuite fait suivre d'un message d'un juriste d'entreprise. Ou même, dans les circonstances les plus urgentes que l'on puisse imaginer, de la part de votre directeur juridique. Et pourtant, la réponse du ou des dépositaires visés ? Elle est inexistante.
Mais obtenir une conformité à 100 % de la part de chaque personne responsable de la conservation des données ou des documents relatifs à cette retenue ? C'est absolument impératif.
Pourtant, il arrive que les gardiens ne remarquent tout simplement pas les notifications que vous envoyez ou qu'ils tardent à y répondre. S'ils ne sont pas les bonnes personnes à contacter en premier lieu (voir raison n° 2), ils peuvent même les ignorer ou ne pas y répondre parce qu'ils ont beaucoup d'autres choses à faire. Dans ce cas, ils vous laissent dans l'ignorance du fait qu'ils ne sont pas la bonne personne à contacter en premier lieu, ce qui vous fait perdre encore plus de temps vital dans les suivis.
Et comme nous l'avons mentionné plus haut, lorsque les dépositaires se comptent par centaines, voire par milliers, il devient encore plus difficile de contrôler le respect des règles et d'assurer un suivi adéquat ou une escalade en utilisant les moyens traditionnels. Cela ajoute un degré d'imprécision au processus qui risque de ne pas résister à l'examen minutieux du tribunal ou de l'avocat de la partie adverse.
Quelle est la réponse ? Il ne s'agit pas A) de se rendre à leur bureau et de camper sur le pas de leur porte, ou B) de soumettre le problème aux supérieurs (en utilisant les mêmes processus à forte intensité de main-d'œuvre, ne l'oublions pas), ce qui risque de leur faire perdre inutilement du temps.
Lorsque les dépositaires se comptent par centaines, voire par milliers...
L'automatisation des rappels et des escalades est une caractéristique clé des solutions SaaS de gestion de la mise en suspens des documents juridiques :
- Ils simplifient et accélèrent le processus d'instruction et d'attestation et apportent une plus grande précision en remplaçant les feuilles de calcul ou d'autres moyens manuels de suivi des dépôts par des rappels automatisés.
- Les dépositaires reçoivent à la fois les notifications initiales et les suivis que vous avez définis pour vous assurer que vous respectez votre calendrier.
- Si un destinataire n'obtempère pas, le problème peut être automatiquement transmis à ses supérieurs. Mais en automatisant le processus de notification initiale au dépositaire, cette situation peut être évitée.
Vous avez besoin d'autres raisons pour adopter un logiciel de gestion de la sécurité juridique ?
Vous êtes simplement curieux de connaître toutes les raisons d'opter pour une solution logicielle de conservation des documents juridiques plutôt que pour des processus manuels et traditionnels ? Ou vous cherchez des arguments solides et éprouvés pour recommander aux décideurs de votre entreprise de souscrire à un produit SaaS de gestion de la sécurité juridique ?
Découvrez-en plus dans notre nouvel ebook, 9 raisons pour lesquelles vous avez besoin d'une solution SaaS de mise en attente légale. Tous ceux qui ont franchi le pas peuvent vous dire que le bon moment pour le faire n'est pas bientôt, ni le plus tôt possible, mais dès maintenant. c'est tout de suite.
