Wer zögert, ist verloren", sagt das Sprichwort. Man könnte es abwandeln: Wer zögert, sich zu verwandeln, wird verlieren - vor Gericht. Das allein sollte schon Grund genug sein, herkömmliche Prozesse für den Rechtsverkehr durch SaaS-Software für den Rechtsverkehr zu ersetzen.

Wie wir vor kurzem feststellten, kann eine Legal Hold eine beängstigend komplexe Aufgabe sein, an der möglicherweise Tausende von Dokumenten und Hunderte von Personen beteiligt sind, die über Geschäftseinheiten und Grenzen, Server und Systeme verstreut sind. Die richtigen Aufzeichnungen und Daten zu finden und aufzubewahren, vor allem, wenn Sie mehrere Vorgänge gleichzeitig verwalten? Wenn eine Rechtsabteilung noch immer auf manuelle, konventionelle Methoden zurückgreift, um alles zu verwalten, kann dies das Risiko der Nichteinhaltung von Vorschriften und negativer Ergebnisse bei Rechtsstreitigkeiten mit sich bringen.

Softwarelösungen für die Rechtsbehelfsbelehrung tragen dazu bei, dieses Risiko zu mindern und die mit dem Prozess verbundenen Kosten, den Arbeitsaufwand und mögliche Unklarheiten zu reduzieren, indem sie die Rechtsbehelfsbelehrung automatisieren und standardisieren, sodass sie effizient, umfassend und vertretbar ist. Die besten dieser Lösungen sind SaaS-basiert und lassen sich problemlos in ELM- und Sachbearbeitungsplattformen integrieren. So haben Sie eine zentrale Übersicht und Kontrolle über jeden Aspekt des Portfolios einer Rechtsabteilung.

Außerdem werden sich die Gerichte zunehmend an die bessere Einhaltung der Vorschriften gewöhnen, die von Anwendern von Legal Hold Software gezeigt wird. Es ist leicht vorhersehbar, dass sie immer weniger tolerant gegenüber denjenigen sein werden, die ein SaaS-fähiges Leistungsniveau nicht erreichen (wozu Gerichte ja auch neigen).

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Hier sind nur drei der allzu zahlreichen Gründe für die Einführung einer SaaS-Lösung für den Rechtsverkehr:

Vermeidung von Kosten und Sanktionen bei Nichteinhaltung

Wenn eine gerichtliche Verfügung nicht ordnungsgemäß ausgeführt wird, kann dies in mehr als einer Hinsicht negative Folgen haben: Es besteht die Möglichkeit, den Rechtsstreit zu verlieren, und es können gerichtliche Sanktionen verhängt werden, weil keine "angemessenen" Anstrengungen zur Einhaltung der Vorschriften unternommen wurden.

Ein Gericht kann eine Partei für die Vernichtung von Beweismitteln im Zusammenhang mit der Nichteinhaltung von Vorschriften bestrafen, aber die Strafen können über die finanziellen Kosten hinausgehen. Ein Gericht kann die Offenlegung erzwingen oder ein Urteil zugunsten der gegnerischen Partei erlassen.

Oder sie kann als Sanktion negative Anweisungen an die Geschworenen erteilen: In O'Berry v. Turnereinem Personenschadenfall aus dem Bundesstaat Georgia aus dem Jahr 2016, stellte ein Bundesrichter fest, dass die Bemühungen des Beklagten zur Datensicherung "minimal" waren, und wies die Geschworenen an, dass sie davon ausgehen konnten, dass die fehlenden Beweise dem Fall des Beklagten geschadet hätten.

Gibt es bemerkenswerte Beispiele dafür, wie sich fehlgeschlagene Prozesse auf Unternehmen auswirken, die in Rechtsstreitigkeiten verwickelt sind?

Für das Löschen von Daten wurde eine Strafe von 3 Mio. Dollar verhängt:

Als Plantronics im Jahr 2012 von einer Kartellklage gegen das Unternehmen erfuhr, informierte das Unternehmen seine Mitarbeiter über die Aufbewahrung relevanter Informationen, hielt Schulungen ab und erinnerte sie regelmäßig an die Einhaltung der Vorschriften. Dennoch löschte ein leitender Angestellter über 40 % seiner E-Mails und forderte andere sogar auf, es ihm gleichzutun, was zum Verlust von Tausenden von E-Mails führte. Trotz der Bemühungen von Plantronics, diese Daten zu sichern und anschließend wiederherzustellen, verhängte ein Bundesrichter Sanktionen in Höhe von 3 Millionen Dollar gegen das Unternehmen.

Wie "Schlamperei" HarperCollins Christian erwischte:

Im Verlauf eines Rechtsstreits gegen die religiöse Verlagsabteilung von HarperCollins stellten sowohl ein Special Master als auch ein Magistratsrichter fest, dass die Beklagte während des Aufbewahrungsprozesses "vorsätzliche Blindheit" an den Tag legte, "beiläufig und nachlässig" und "hausbacken, träge und schlampig" war und "Lähmung oder sogar absichtliche Trägheit" zeigte, wobei ihr "Engagement für eine vertretbare Sammlung und Suche [bestenfalls] oberflächlich war". Mehr als 750.000 E-Mails und Anhänge aus dem relevanten Zeitraum waren nicht aufbewahrt worden, neben anderen Materialien. Eine der zahlreichen Sanktionen? Harper Collins Christian wurde es untersagt, bestimmte Beweise zu seiner Verteidigung vorzulegen, und muss 75 % der Gebühren und Kosten des Special Master und 50 % der Anwaltskosten des Klägers tragen. Die Gesamtstrafen in diesem Fall, der seinen Ursprung im Jahr 2012 hat, werden sich wahrscheinlich auf einen siebenstelligen Betrag belaufen.

So erreichen Sie die richtigen Sachwalter

Wenn Sie (in der Regel) herausgefunden haben, wo sich das Material befindet, das Sie im Rahmen einer gesetzlichen Aufbewahrungsfrist aufbewahren müssen, müssen Sie den Personen, die für die Aufbewahrung verantwortlich sind, die entsprechenden Anweisungen erteilen. Hier stoßen wir jedoch wieder auf die Unzulänglichkeiten eines manuellen Legal-Hold-Systems.

Oft kann eine Rechtsabteilung nur Vermutungen darüber anstellen, wer für relevante ESI oder physische Dokumente verantwortlich ist. Dies ist umso schwieriger, wenn es sich um einen großen Konzern oder ein globales Unternehmen handelt, in dem die Mitarbeiter der Rechtsabteilung potenzielle Verwahrer in weit verstreuten Niederlassungen ermitteln müssen.

In vielen Fällen hatten sie noch nie Kontakt zu diesen Mitarbeitern oder deren Vorgesetzten, so dass sie die organisatorischen Knoten entwirren müssen, um die zuständigen Sachbearbeiter zu finden.

Eine weitere Schwierigkeit ergibt sich, wenn relevante Daten über möglicherweise sogar Tausende von Verwahrern verstreut sind. Allein die Aufgabe, herauszufinden, wer tatsächlich ein berechtigter Verwahrer ist, kann für eine Rechtsabteilung zu einem riesigen Zeitfresser werden, der mit Kaninchenlöchern und Sackgassen gespickt ist.

Die Lösung? Eine SaaS-Lösung für den Rechtsverkehr, die sich über APIs/Direktkonnektoren nahtlos in die Datenbanken Ihrer Personalabteilung und Ihrer Unternehmensplattform integrieren lässt. Dadurch kann die Software direkt mit diesen Datenbanken synchronisiert werden. Die Vorteile für Ihr internes Rechtsteam?

  • Zugang zu Daten und Geräten, um frühzeitige Fallbeurteilungen vornehmen und relevante Daten sammeln zu können.
  • Die Möglichkeit, Routine-Löschvorgänge, die wichtige Daten gefährden könnten, auszusetzen.
  • Erhebliche Beschleunigung der Identifizierungsphase in Ihrem Hold-Prozess.
  • Erhöhte Chancen, die richtigen Verwahrer sofort anzusprechen und rechtzeitige Antworten und Bescheinigungen zu erhalten.
  • Es wird keine (oder nur minimale) IT-Unterstützung benötigt.

Sicherstellung der Einhaltung der Vorschriften durch die Depotbank

Vielleicht haben Sie eine Nachricht von einem Mitglied Ihres Legal Ops-Teams verschickt, in der es um rechtliche Fragen geht. Dann haben Sie eine Nachricht von einem internen Anwalt folgen lassen. Oder sogar, wenn es besonders dringend ist, von Ihrem Chefsyndikus. Doch die Antwort des/der Zielverwahrer(s)? Nicht existent.

Aber wie kann man erreichen, dass alle Personen, die für die Aufbewahrung von Daten oder Dokumenten verantwortlich sind, die für den Laderaum relevant sind, sich zu 100 % daran halten ? Das ist absolut unerlässlich.

Doch manchmal bemerken die Hausmeister die von Ihnen gesendeten Benachrichtigungen einfach nicht oder reagieren erst mit Verzögerung. Oder wenn sie gar nicht die richtigen Ansprechpartner sind (siehe Grund Nr. 2), ignorieren sie sie vielleicht sogar oder antworten nicht, weil sie gerade viel zu tun haben. In diesem Fall lassen sie Sie im Unklaren darüber, dass sie von vornherein der falsche Ansprechpartner sind, so dass Sie noch mehr wichtige Zeit mit Nachfassaktionen vergeuden.

Und wie wir bereits erwähnt haben, wird es bei Hunderten oder gar Tausenden von Verwahrern noch schwieriger, die Einhaltung der Vorschriften zu verfolgen und mit herkömmlichen Mitteln angemessene Folgemaßnahmen oder Eskalationen durchzuführen. Dies führt zu einer gewissen Ungenauigkeit des Prozesses, die einer Überprüfung durch das Gericht oder den gegnerischen Anwalt möglicherweise nicht standhält.

Was ist die Antwort? Sie besteht nicht darin, A) zu ihrem Büro zu marschieren und vor ihrer Tür zu kampieren oder B) das Problem an höhere Stellen weiterzuleiten (mit denselben arbeitsintensiven Prozessen, wohlgemerkt), was auch deren Zeit vergeudet.

Wenn es Hunderte oder gar Tausende von Aufsichtspersonen gibt...

...wird es noch schwieriger, die Einhaltung der Vorschriften zu überwachen und angemessene Folgemaßnahmen oder Eskalationen mit herkömmlichen Mitteln durchzuführen.

Automatische Mahnungen und Eskalationen sind ein wesentliches Merkmal von SaaS-Lösungen für die Verwaltung von Rechtsstreitigkeiten:

  • Sie vereinfachen und beschleunigen den Anweisungs- und Bescheinigungsprozess und erhöhen die Genauigkeit, indem sie Tabellenkalkulationen oder andere manuelle Mittel zur Überwachung der Verwahrung durch automatische Erinnerungen ersetzen.
  • Die Depotbanken erhalten sowohl die ersten Benachrichtigungen als auch die von Ihnen festgelegten Nachfassaktionen, um sicherzustellen, dass Sie die Vorgaben innerhalb Ihres Zeitrahmens einhalten.
  • Wenn ein Empfänger dem nicht nachkommt, kann die Angelegenheit automatisch an seinen Vorgesetzten weitergeleitet werden. Durch die Automatisierung des ursprünglichen Benachrichtigungsprozesses der Verwahrstelle lässt sich dies jedoch vermeiden.

Brauchen Sie noch mehr Gründe für die Einführung von Legal Hold Software?

Sind Sie einfach nur neugierig auf alle Gründe, die für den Wechsel zu einer Softwarelösung für den rechtlichen Gehaltsvorbehalt anstelle manueller, traditioneller Prozesse sprechen? Oder sind Sie auf der Suche nach soliden, bewährten Argumenten, um den Entscheidungsträgern in Ihrem Unternehmen die Einführung eines SaaS-Produkts für den Rechtsverkehr zu empfehlen?

Mehr davon finden Sie in unserem neuen ebook, 9 Gründe, warum Sie eine SaaS-Lösung für juristische Ablage benötigen. Jeder, der diesen Schritt bereits getan hat, kann Ihnen sagen, dass der richtige Zeitpunkt dafür nicht bald oder ASAP ist, sondern genau jetzt.