L'arrivée du GDPR marque le début d'une nouvelle ère de droits et de protections obligatoires des données personnelles, ainsi que de nouvelles responsabilités potentielles. Vous savez quoi ? L'automatisation du flux de travail juridique peut contribuer grandement à garantir la conformité et à contrôler ces risques.
Que vous soyez une petite ou une grande entreprise, vous devez avoir le GDPR à l'esprit. D'autant plus qu'il est entré en vigueur le 25 mai, que les professionnels du marketing et les entreprises aient été ou non prêts à l'appliquer (la réponse courte à cette question est "non").
Dans le cadre du GDPR, la gouvernance des données devient une priorité majeure. La préparation juridique doit être la première priorité, à la fois pour éviter les pièges juridiques du GDPR et pour être prêt à répondre aux litiges lorsqu'ils surviennent (et non pas s'ils surviennent). Le nouveau règlement donne beaucoup plus de pouvoir aux individus qu'auparavant, avec des préceptes tels que le "droit à l'oubli" et le "droit à la portabilité des données", ainsi que la possibilité de soumettre des demandes d'accès en tant que sujet (SAR).
Les entreprises ne peuvent pas se permettre de rester les bras croisés et de laisser les risques de conformité se produire lorsqu'il s'agit du GDPR. L'automatisation du flux de travail juridique peut s'avérer essentielle pour atténuer ces risques, car elle donne à un service juridique la possibilité d'appliquer des processus conformes à la fois dans ses propres limites et (comme nous l'avons vu dans le cas de NetApp) de promouvoir ces meilleures pratiques dans d'autres parties de l'entreprise.
Comment ? En suivant l'exemple de NetApp, en promouvant assidûment les avantages de l'automatisation du flux de travail juridique, et en faisant profiter les autres équipes et parties prenantes, y compris les avocats externes, des meilleures pratiques en matière de conformité et de gestion des risques.
Comment l'automatisation des flux de travail vous aide à être proactif en matière de protection des données
L'automatisation du flux de travail juridique offre un certain nombre de moyens efficaces pour mettre en œuvre les politiques de protection des données et la sécurité afin de respecter le GDPR ou d'autres réglementations - ou simplement pour éviter l'embarras et les dommages à la marque découlant d'autres bévues en matière de protection de la vie privée. Oui, nous vous regardons, M. Zuckerberg.
1. En intégrant les meilleures pratiques en matière de confidentialité des données
Les politiques et procédures de protection des données personnelles ne doivent plus être reléguées à un mémo d'équipe ou à une affiche placardée dans la salle de repos. Grâce à l'automatisation des flux de travail, elles peuvent être pratiquement intégrées dans des modèles de flux de travail approuvés et normalisés. Ces modèles peuvent être conçus de manière à ce que les utilisateurs ne puissent pas accéder aux paramètres, réglages, actifs ou éléments relatifs à la protection de la vie privée ou les modifier.
2. En s'intégrant de manière transparente pour une récupération immédiate des données
En vertu du GDPR, en particulier, les personnes doivent pouvoir accéder à leurs données - et les faire transférer ou effacer - sans entrave. La possibilité de donner aux clients l'accès à leurs données personnelles est un autre domaine dans lequel une solution SaaS d'automatisation des flux de travail qui s'intègre facilement à d'autres plateformes et bases de données est une aubaine. Que les données soient stockées dans une base de données existante ou dans le nuage n'a pas d'importance, et vous pouvez même les stocker de manière redondante à différents endroits.
3. En prouvant la conformité en cas de problème de confidentialité des données
Les systèmes d'automatisation des flux de travail qui archivent automatiquement les flux de travail et les actifs et documents qui y sont attachés vous permettent d'être tranquille - enfin, un peu tranquille - si les autorités de régulation viennent à vous appeler. Vos pistes d'audit sauvegardées automatiquement peuvent prouver que vous traitez les données personnelles conformément à la réglementation, et un bon système LWFA génère automatiquement les rapports et les journaux d'audit dont vous avez besoin pour les étayer.
4. En s'attelant à une véritable bonne gouvernance
Avec la bonne solution d'automatisation des flux de travail, les responsables disposeront d'une visibilité extraordinaire sur chaque processus, ce qui renforcera la gouvernance et la protection des informations confidentielles comme jamais auparavant. En quoi cela consiste-t-il ? La possibilité de définir des autorisations et des accès basés sur les rôles pour les documents, les actifs, les étapes du flux de travail (par exemple, lorsque des données sensibles peuvent être impliquées), ou pour toute autre facette du processus.
5. En permettant une réactivité rapide
Dans le cas d'un GDPR, les personnes vont vouloir être supprimées de votre base de données en vertu de leur droit à l'effacement. En utilisant un formulaire en ligne automatisé pour accepter leur demande, vous pouvez lancer un flux de travail qui vérifie leur identité, déclenche une purge de leurs données personnelles et les notifie lorsque c'est terminé. Il en va de même s'ils utilisent leur droit à l'information et souhaitent consulter vos politiques de confidentialité et de traitement des données. Dès qu'ils le demandent, un flux de travail automatisé peut leur envoyer la politique par courrier électronique. Dans les deux cas, vous prouvez à quel point vous êtes réactif, responsable et sensible à leurs préoccupations. C'est une bonne chose pour le public... et pour les autorités de réglementation.
