Mit dem Inkrafttreten der Datenschutz-Grundverordnung beginnt eine neue Ära der Rechte und des Schutzes personenbezogener Daten sowie neuer potenzieller Verpflichtungen. Raten Sie mal? Die Automatisierung juristischer Arbeitsabläufe kann einen großen Beitrag zur Einhaltung der Vorschriften und zur Kontrolle dieser Risiken leisten.
Unabhängig davon, ob Sie ein kleines oder großes Unternehmen sind, sollten Sie sich mit der Datenschutz-Grundverordnung befassen. Vor allem, seit sie am 25. Mai in Kraft getreten ist, unabhängig davon, ob Vermarkter und Unternehmen darauf vorbereitet waren oder nicht (die kurze Antwort darauf? "Nein.")
Im Rahmen der Datenschutz-Grundverordnung wird die Datenverwaltung zu einer wichtigen Priorität. Rechtliche Vorbereitung muss das oberste Gebot sein, sowohl um die rechtlichen Fallstricke der DSGVO zu vermeiden als auch um auf Rechtsstreitigkeiten zu reagieren, wenn (und nicht falls) sie eintreten. Die neue Verordnung räumt dem Einzelnen viel mehr Macht ein als zuvor, denn sie enthält Bestimmungen wie das "Recht auf Vergessenwerden" und das "Recht auf Datenübertragbarkeit" sowie die Möglichkeit, Auskunftsersuchen zu stellen.
Unternehmen können es sich nicht leisten, die Hände in den Schoß zu legen und Compliance-Risiken auf sich beruhen zu lassen, wenn es um die Datenschutz-Grundverordnung geht. Die Automatisierung von juristischen Arbeitsabläufen kann der Schlüssel zur Minderung dieser Risiken sein, da sie der Rechtsabteilung die Möglichkeit gibt, konforme Prozesse sowohl innerhalb ihrer eigenen Grenzen durchzusetzen als auch (wie wir im Fall von NetApp gesehen haben) diese Best Practices in anderen Bereichen des Unternehmens zu fördern.
Und wie? Indem wir dem Beispiel von NetApp folgen und die Vorteile der Automatisierung von juristischen Arbeitsabläufen beharrlich fördern und bewährte Verfahren für das Compliance- und Risikomanagement zusätzlich zur Übernahme durch andere Teams und Beteiligte, sogar externe Anwälte, einsetzen.
Wie die Automatisierung von Arbeitsabläufen Ihnen hilft, beim Datenschutz proaktiv zu sein
Die Automatisierung von juristischen Arbeitsabläufen bietet eine Reihe effektiver Möglichkeiten zur Durchsetzung von Datenschutzrichtlinien und Sicherheit, um die GDPR oder andere Vorschriften zu erfüllen - oder einfach nur, um Peinlichkeiten und Markenschäden zu vermeiden, die durch andere Datenschutzpannen entstehen. Ja, wir schauen Sie an, Herr Zuckerberg.
1. Durch die Einbindung bewährter Datenschutzpraktiken
Richtlinien und Verfahren für den Schutz personenbezogener Daten müssen nicht länger in einem Team-Memo oder auf einem Poster im Pausenraum festgehalten werden. Mit der Workflow-Automatisierung können sie praktisch fest in genehmigten, standardisierten Workflow-Vorlagen verankert werden. Diese können so gestaltet werden, dass Benutzer nicht auf diese Workflow-Parameter, Einstellungen, Assets oder Elemente, die sich auf den Datenschutz beziehen, zugreifen oder daran herumspielen können.
2. Durch nahtlose Integration für sofortigen Datenabruf
Insbesondere nach der Datenschutz-Grundverordnung müssen die Menschen in der Lage sein, ungehindert auf ihre Daten zuzugreifen - und sie zu übertragen oder zu löschen. Die Möglichkeit, Kunden Zugang zu ihren persönlichen Daten zu geben, ist ein weiterer Punkt, an dem eine SaaS-Lösung zur Workflow-Automatisierung, die sich leicht in andere Plattformen und Datenbanken integrieren lässt, ein Geschenk des Himmels ist. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Daten in einer herkömmlichen Datenbank oder in der Cloud gespeichert sind, und Sie können sie sogar redundant an verschiedenen Orten speichern.
3. Durch den Nachweis der Einhaltung der Vorschriften im Falle einer Anfechtung des Datenschutzes
Systeme zur Workflow-Automatisierung, die Workflows und die daran angehängten Assets und Dokumente automatisch archivieren, sorgen dafür, dass Sie im Falle eines Anrufs der Aufsichtsbehörden beruhigt sein können - nun ja, einigermaßen beruhigt. Ihre automatisch gespeicherten Prüfprotokolle können beweisen, dass Sie beim Umgang mit personenbezogenen Daten die Vorschriften einhalten, und ein gutes LWFA-System erstellt automatisch die Berichte und Prüfprotokolle, die Sie zur Absicherung benötigen.
4. Indem wir uns mit wirklich gutem Regieren beschäftigen
Mit der richtigen Lösung für die Workflow-Automatisierung haben Manager einen außerordentlichen Einblick in jeden Prozess und können so die Governance und den Schutz personenbezogener Daten wie nie zuvor verbessern. Ein Teil davon? Sie erhalten die Möglichkeit, rollenbasierte Berechtigungen und Zugriffsrechte für Dokumente, Assets, Workflow-Phasen (z. B. bei sensiblen Daten) oder andere Aspekte des Prozesses zu definieren.
5. Durch die Möglichkeit der schnellen Reaktion
Im Falle einer GDPR werden Personen aufgrund ihres Rechts auf Löschung aus Ihrer Datenbank entfernt werden wollen. Indem Sie also ein automatisiertes Online-Formular verwenden, um ihre Anfrage zu akzeptieren, können Sie einen Arbeitsablauf in Gang setzen, der ihre Identität überprüft, eine Löschung ihrer personenbezogenen Daten auslöst und sie benachrichtigt, wenn der Vorgang abgeschlossen ist. Das Gleiche gilt, wenn sie von ihrem Recht auf Information Gebrauch machen und Ihre Datenschutz- und Datenverarbeitungsrichtlinien einsehen möchten. In dem Moment, in dem sie danach fragen, kann ein automatisierter Workflow die Richtlinie per E-Mail zusenden. In beiden Fällen beweisen Sie, wie reaktionsschnell, verantwortungsbewusst und sensibel Sie für die Anliegen Ihrer Kunden sind. Das kommt bei der Öffentlichkeit gut an ... und auch bei den Aufsichtsbehörden.
