7 sources de gaspillage dans les opérations juridiques (que les processus Lean peuvent résoudre)

Même dans des circonstances normales, les opérations juridiques sont soumises à des pressions pour trouver des moyens plus efficaces pour les services juridiques internes de travailler. Les bouleversements provoqués par la pandémie de COVID-19 ont mis ce besoin encore plus en évidence.

Dans la première partie de cette série, nous avons exploré les raisons pour lesquelles les pratiques Lean Six Sigma sont pertinentes pour les opérations juridiques, ainsi que les étapes fondamentales de leur application. Cette fois-ci, nous allons aller un peu plus loin et révéler sept domaines dans lesquels le gaspillage et l'inefficacité peuvent se produire au sein d'un service juridique. L'objectif ? Vous aider à créer et à affiner une vision de vos propres systèmes finaux optimaux et hautement efficaces.

Comme tous les articles de cette série, nous nous appuyons sur les travaux de Brian McGovern, ceinture noire en Lean Six Sigma, et de notre propre directeur général des solutions de flux de travail chez Mitratech.

Comme il le soulignait ? Lorsque nous parlons de "déchets", il est important de comprendre que nous ne les définissons pas de notre propre point de vue. Au contraire :

La pensée allégée définit le gaspillage du point de vue du client.

Qu'est-ce que cela signifie ? Cela signifie que nous éliminons les déchets afin d'améliorer le produit que votre client reçoit, ce qui se décompose comme suit :

• Fournir de la valeur ajoutée du point de vue du client
• Réduction de la durée totale du cycle
• Réduire les coûts (pour eux)
• Améliorer le déroulement et l'efficacité des processus

Rencontrer (et vaincre) TIM WOOD

TIM WOOD est un mnémonique/acronyme, mais si ce "Tim Wood" était une personne réelle, nous sommes presque certains qu'il ressemblerait beaucoup au gars à gauche. Cette personne que vous avez probablement connue a un réel penchant pour laisser l'argent, le temps et les opportunités lui filer entre les doigts sans même s'en rendre compte.

Nous tenons à préciser que tous les Tim Woods que nous avons connus ne correspondent pas du tout à cette description.

Alors, que signifie TIM WOOD ?

Inventaire

Les exemples d' opérations juridiques sont les suivants : arriérés, demandes en suspens, transactions en file d'attente, appelants mis en attente, copies inutiles, achats excessifs de fournitures, documents en attente de traitement et d'archivage, ou courriers électroniques en attente dans la boîte de réception.

Motion

Les déplacements inutiles des travailleurs constituent une forme de gaspillage ; dans les opérations juridiques, il peut s'agir de marcher pour remettre des documents, de passer du temps à rechercher les informations nécessaires, de cliquer sur plusieurs écrans pour atteindre celui dont on a besoin, de faire plusieurs voyages pour faire le même travail, de chercher des dossiers qui se trouvent à l'extérieur de l'entreprise, de faire des recherches sur des sites Web, etc. quelque part dans les données ou le stockage physique, ou le passage d'un domaine informatique à un autre ou d'un lecteur à un autre.

Attente

Tout délai entre la fin d'une étape/activité du processus et le début de l'étape/activité suivante. Exemples d'opérations juridiques : Lorsqu'un processus est interrompu parce qu'un document doit être approuvé ou signé plusieurs fois, ou lorsqu'une tâche, un document ou un participant au processus attend dans une file d'attente d'être traité, ou lorsque le travail est interrompu parce que les informations nécessaires ou une décision ne sont pas disponibles.

Surproduction

Lorsque la production de services ou de produits va au-delà de ce qui est nécessaire pour une utilisation immédiate. Exemples dans les opérations juridiques ? Chaque fois que l'on fait plus que ce qui est réellement nécessaire, par exemple en produisant trop de rapports, en effectuant trop d'examens, en exigeant trop d'approbations, en traitant des éléments avant qu'ils ne soient réellement nécessaires, ou en prenant des décisions trop tôt dans un processus alors qu'elles ne sont pas encore nécessaires et qu'elles peuvent nécessiter des changements d'orientation ou des remaniements ultérieurs.

Surtraitement

Ajouter plus de valeur à un service ou à un produit que ce que les clients veulent ou sont prêts à payer ; dans les opérations juridiques, cela se produit lorsque les formulaires obligent l'utilisateur à fournir des informations redondantes ou inutiles, lorsque de multiples signatures/approbations sont stipulées alors qu'elles ne sont pas nécessaires, lorsque des données ou du contenu doivent être saisis à nouveau, ou lorsque la duplication des tâches ou des variations sur le même processus se produisent dans différentes équipes, unités ou départements.

Défauts

Tout aspect du produit ou du service qui n'est pas conforme aux besoins du client. Les exemples d'opérations juridiques comprennent les erreurs, le travail qui ne répond pas aux exigences, les informations manquantes et la nécessité de corriger les erreurs. Les conséquences de ce type de défauts ? La nécessité de retravailler et de corriger le contenu, de ressaisir les données, de corriger les fautes de frappe, de localiser et d'inclure les informations manquantes, ainsi que les réunions improductives et les processus retardés qui sont entravés par ces erreurs.

Comprendre le gaspillage des opérations juridiques est la première étape

Comprendre où le gaspillage peut se produire dans vos processus d'opérations juridiques et apporter des modifications, même minimes, peut entraîner des améliorations significatives. Comme nous l'avons dit dans le premier article, il est essentiel d'envisager vos processus d'un bout à l'autre, en examinant chaque étape pour voir si elle apporte une valeur ajoutée au client.

Dans notre prochain article, nous verrons comment éviter l'erreur humaine dans les processus d'opérations juridiques et comment les mettre à l'abri des erreurs dans la mesure du possible.

[bctt tweet=""Tout ce que nous faisons, c'est examiner le temps qui s'écoule entre le moment où le client nous passe une commande et celui où nous encaissons l'argent. Et nous réduisons ce délai en éliminant les déchets sans valeur ajoutée." - Taiichi Ohno" username="MitratechLegal"]