L'importance de l'audit d'une feuille de calcul

Cet article vous fournira les informations nécessaires pour réaliser un audit efficace des feuilles de calcul.

Qu'il s'agisse de créer un nouveau modèle basé sur une feuille de calcul ou d'hériter d'un fichier Excel complexe d'un collègue, être capable d'auditer efficacement une feuille de calcul est une compétence utile pour s'assurer que les données nécessaires à la prise de décision sont fiables. Cet article décrit le fonctionnement des feuilles de calcul et la manière de mener un audit efficace des feuilles de calcul, en comparant les outils manuels intégrés à Excel avec une plateforme de gestion automatisée des feuilles de calcul.

Les erreurs et les failles dans les feuilles de calcul sont fréquentes. L'audit des feuilles de calcul essentielles d'une entreprise peut contribuer à réduire le risque d'erreurs, en rendant les processus de données plus robustes et plus fiables ; il est essentiel de comprendre exactement les ressources dont dispose une entreprise pour faire les bons choix stratégiques. Si les informations et les données ne sont pas correctement présentées aux décideurs, le risque de commettre des erreurs basées sur des chiffres erronés est réel.

Qu'est-ce que l'audit des feuilles de calcul ?

En termes simples, les audits de feuilles de calcul sont conçus pour s'assurer qu'une feuille de calcul fonctionne comme elle a été conçue. Il s'agit de vérifier que toutes les cellules font ce qui a été prévu pour elles, que les données sont traitées comme prévu et qu'aucune erreur n' a été introduite dans la feuille.

Il existe des processus qui facilitent la réalisation de l'audit, ainsi que des outils d'audit Excel qui permettent d'explorer la façon dont les données sont structurées dans les feuilles et les calculs qui sont effectués. Vous trouverez ci-dessous un aperçu des processus disponibles.

Comment auditer une feuille de calcul ?

Audit manuel des feuilles de calcul

L'audit manuel d'une feuille de calcul est un processus qui prend du temps et qui implique de vérifier si des lignes, des colonnes ou des feuilles de calcul sont cachées et de vérifier individuellement les entrées de cellules, une feuille à la fois, afin de contrôler les données, les calculs et le formatage.

En outre, un audit typique d'une feuille de calcul permettrait d'aller plus loin et de comprendre l'ordre et le flux des données au fur et à mesure qu'elles se déplacent dans une feuille de calcul. Un certain nombre d'outils dans Excel peuvent être utilisés pour examiner de plus près les cellules et les feuilles individuelles :

Si la cellule en surbrillance contient une formule et que vous utilisez cette fonction, des flèches seront dessinées sur la feuille, mettant en surbrillance toutes les cellules utilisées pour créer la formule.

Tracer les dépendants

Cette fonction permet de dessiner des flèches depuis une cellule en surbrillance vers toutes les autres cellules qui l'utilisent dans une formule.

Supprimer les flèches

Cette opération permet de supprimer toutes les flèches que les fonctions Tracer les précédents ou Tracer les dépendants ont ajoutées à la feuille de travail.

Afficher les formules

Cela permet d'afficher toutes les formules qui se trouvent dans la feuille de calcul actuelle.

Vérification des erreurs

Cette fonction comporte 3 options.

• Le premier, "Vérification des erreurs", est utilisé pour mettre en évidence les cellules contenant des erreurs, telles que #VALUE ! tout en suggérant des solutions.
• La deuxième option est "Tracer les erreurs". Si une cellule contient une erreur, cette option ajoutera des flèches à la feuille, pointant vers toutes les cellules sources.
• Références circulaires" met en évidence toutes les cellules contenant des formules dont la plage s'étend jusqu'à elles-mêmes.

Évaluer la formule

Cette opération fait apparaître une boîte de dialogue qui permet de décomposer les différentes sections des formules complexes, aidant ainsi l'utilisateur à les dépanner.

Validation des données

La validation des données se trouve dans le ruban Données et permet de définir des règles pour une série de cellules. Lorsque ces règles sont définies, les utilisateurs ne peuvent saisir que des valeurs qualifiées. En utilisant l'option "Encerclez les données non valides", toutes les cellules qui ne répondent pas aux règles définies par la validation des données seront mises en évidence. Alors que la validation des données devrait empêcher la saisie de certains nombres, une formule peut parfois outrepasser ces règles.

Lorsque l'on travaille sur une feuille de calcul volumineuse, il n'est pas rare que les données soient réparties entre plusieurs classeurs. De temps à autre, une boîte de dialogue s'affiche pour signaler que le classeur contient des informations provenant d'une autre source. Pour trouver les informations provenant d'un autre classeur, accédez au ruban Données, puis à la section "Requêtes et connexions".

Audit automatisé des feuilles de calcul

Il est compréhensible que l'exécution de toutes les vérifications ci-dessus prenne un temps considérable, qui peut être économisé en utilisant une plateforme logicielle de gestion des feuilles de calcul. Nos solutions permettent aux organisations d'exposer et de comprendre l'historique des données des feuilles de calcul, d'identifier toutes les modifications apportées à des fichiers spécifiques, quand et par qui, afin d'éviter les risques d'incohérences et d'erreurs.

En mettant en œuvre une solution d'automatisation des feuilles de calcul, vous serez en mesure de.. :

• Comparer plusieurs versions d'un fichier pour identifier les modifications apportées.
• Appliquez un cadre de contrôle à vos feuilles de calcul et à vos bases de données Access, afin de créer une piste d'audit des modifications et de voir comment vos fichiers évoluent au fil du temps.
• Gérer le processus d'examen et d'approbation des cellules critiques dans les feuilles de calcul à haut risque.
• Automatiser la production de preuves documentaires, par exemple pour la conformité SOX.

Le contrôle accru de la gestion qu'offre ClusterSeven vous aidera à mieux gérer les processus dépendant des feuilles de calcul et à réduire le risque d'erreurs.

Le logiciel fonctionne discrètement en arrière-plan, surveillant, enregistrant et analysant les modifications apportées aux fichiers (même s'ils sont renommés) et vous alertant de toute anomalie afin que vous puissiez prendre des mesures. Tout cela sans rien changer à l'agilité offerte par les feuilles de calcul, ni à la façon dont les gens travaillent avec elles.

Les audits de feuilles de calcul ne doivent pas être une corvée. Consultez notre guide sur la gestion des risques liés aux feuilles de calcul pour en savoir plus sur la gestion des risques liés aux fichiers Excel et aux autres applications informatiques destinées aux utilisateurs finaux.