Meilleures pratiques : Récupération de données auprès des fournisseurs

Il existe de nombreuses raisons de mettre fin à une relation avec un fournisseur tiers. Dans ce cas, les données stockées par le fournisseur peuvent être vulnérables. 

Les exigences de service de votre entreprise doivent souvent être maintenues, mais le risque est que des utilisateurs non autorisés accèdent aux données après la résiliation du contrat. Autre crainte ? Que les fournisseurs éliminent de manière inappropriée des documents contenant des informations confidentielles sur un client, exposant ainsi ces données au risque d'être localisées et volées.

En cas de résiliation de contrat, il est important de récupérer immédiatement les données de votre entreprise. Toutefois, pour ce faire, vous devez mettre en place les dispositifs de sécurité appropriés avant la résiliation du contrat.

Créez un plan pour recevoir vos données

Pour parer à toute éventualité, suivez ces huit bonnes pratiques pour protéger vos données :

1. Sachez précisément où résident vos données et où se trouvent les sites de sauvegarde.
2. Définir ce qui est et ce qui n'est pas une information confidentielle.
3. Inclure un contrat de service avec une clause de sortie qui vous permet de récupérer vos données à tout moment.
4. Prévoyez la manière dont vous récupérerez vos données, soit par le biais d'une interface web à télécharger, soit dans un format physique.
5. Établissez un calendrier pour la récupération de vos données, y compris la durée de conservation des données après l'expiration du contrat du fournisseur.
6. Demander que les données numériques et physiques soient détruites ou vous soient envoyées directement.
7. Si des données sont renvoyées, vous devez prévoir où les stocker ou les archiver.
8. Effectuer des audits réguliers, mensuels ou trimestriels, afin d'évaluer l'endroit où les données sont stockées, car le fournisseur peut changer d'emplacement.

À l'ère du numérique, il est essentiel de suivre, de contrôler et de protéger vos données au cas où une relation avec un fournisseur tiers, autrefois digne de confiance, devrait prendre fin. En fin de compte, vous devez vous préparer à l'avance au pire des scénarios si une relation avec un fournisseur ne peut être sauvée.

Même s'il s'agit d'une relation de confiance avec un fournisseur, sans aucun signe de problème à l'horizon (par exemple, un membre de la famille bien-aimé est le fournisseur, et vous n'auriez jamais de différend), vous devriez quand même suivre les données qu'il a entre les mains... juste au cas où.

Il est essentiel de disposer d'un outil performant, provenant d'un fournisseur qui comprend tout ce qui touche à la gestion des fournisseurs et qui peut vous guider sur la manière de planifier la résiliation d'un contrat. Utiliser une solution de gestion des risques liés aux fournisseurs qui gère vos données tout au long du cycle de vie d'une relation avec un fournisseur.

S'il faut mettre fin à une relation avec un fournisseur, une solution de VRM peut vous permettre d'archiver des documents et des dossiers. Vous bénéficierez également de la possibilité de conserver et de documenter vos activités de gestion des risques en cas d'audit.