Aperçu du CLOC 2020 : Comment assurer la pérennité de votre pile juridique
Le CLOC Global Institute 2020 proposera cette année, comme à l'accoutumée, un contenu exceptionnel. Et, comme d'habitude, Mitratech sera sur place pour apporter sa contribution.
Cette année, il s'agit d'une session consacrée à Construire une pile de technologies juridiques à l'épreuve du temps. C'est un sujet qui a trouvé un écho auprès de nos clients du service des opérations juridiques et d'autres services juridiques cette année, car la conférence COVID-19 a contraint bon nombre d'entre eux à réaliser d'importants investissements dans les technologies juridiques. Mais comme nous le disons dans la description de la session, "la maturité numérique n'est plus une question de date d'arrivée - il s'agit maintenant de savoir à quelle vitesse vous pouvez mettre à jour et intégrer votre pile technologique pour maintenir la continuité des activités et générer de la valeur à l'avenir".
George Chiu, directeur du développement des systèmes chez Prudential Financial, Brian McGovern, directeur général des solutions de flux de travail chez Mitratech, et Yuka Tzavaras, directrice principale des opérations juridiques chez Electronic Arts, seront les panélistes invités. Parmi les domaines abordés, citons
Pourquoi une stratégie de données est une première étape nécessaire
Les services juridiques sont, parfois à leur grande surprise, en possession d'une grande quantité de données utiles. La technologie les aide à tirer parti de ces données. Mais ils doivent d'abord élaborer une stratégie globale en matière de données qui s'aligne sur les objectifs de l'entreprise. De cette façon, les services juridiques peuvent élaborer des mesures juridiques significatives qui favorisent la prise de décision fondée sur les données.
Cette stratégie doit être en harmonie avec la stratégie commerciale de l'entreprise ou la stratégie globale du département pour atteindre les objectifs de l'organisation. En comprenant ces stratégies et les processus qui les soutiennent, les responsables des services juridiques peuvent décider quelles sont les données les plus importantes pour créer des indicateurs clés de performance significatifs afin de mesurer le succès.
Voici quelques-unes des questions auxquelles répond une stratégie de données bien conçue.
- Quelles sont les tâches qui doivent rester en interne et celles qui doivent être externalisées.
- Quels sont les travaux qui requièrent l'attention des juristes ?
- Quelles sont les technologies que je dois intégrer (ou mettre en veilleuse) ?
La stratégie en matière de données est le fondement du retour sur investissement actuel et de l'augmentation de la valeur future. Au fur et à mesure que les capacités de collecte et d'analyse des données d'un service juridique évoluent, l'importance de ce service pour l'ensemble de l'organisation ne fera que croître.
Que signifie "intégrer la technologie dans un but précis" ?
Pour la plupart des départements juridiques, la pile technologique est construite autour d'un système de gestion juridique d'entreprise (ELM). Les intégrations avec d'autres composants de la pile technologique doivent donc s'articuler autour de l'ELM. Elles doivent être réalisées dans le but d'améliorer sa fonctionnalité et son efficacité.
Un exemple : L'intégration avec Microsoft® Office permet au personnel juridique de gérer les dossiers à partir des applications qu'il utilise le plus, comme Outlook, pour télécharger facilement les courriels et les pièces jointes. Cela permet de gagner du temps et de s'assurer que les dossiers sont complets.
Selon Brian McGovern, "plus les systèmes peuvent être intégrés à l'ELM en tant que source centrale de vérité, plus il est probable qu'ils génèrent de la valeur". L'intégration d'un ELM ou d'une autre solution de gestion juridique à l'automatisation des processus peut créer de la valeur en garantissant que les bonnes informations et les bons documents sont acheminés vers les bonnes personnes au bon moment, ce qui enrichit la collaboration tout en réduisant les coûts, les délais d'exécution et les erreurs.
Faire appel aux meilleurs adeptes de la première heure pour assurer un succès à long terme
En cooptant des adoptants internes enthousiastes à l'égard d'une nouvelle technologie, vous vous donnerez les moyens de mieux faire face aux problèmes liés à l'adoption initiale et de progresser régulièrement. En recrutant des personnes ayant une expertise en matière de processus allégés, comme Six Sigma ? C'est encore mieux. Ensemble, ils forment ce que Brian McGovern appelle un "bureau de transformation", capable d'examiner les processus actuels et de trouver les améliorations possibles. Ils constituent également un cadre utile d'évangélistes qui peuvent influencer d'autres personnes au sein de l'organisation au fil du temps.
Pour les entreprises qui commencent tout juste à mettre en place un ensemble de technologies juridiques, il n'est pas pratique de s'attendre à avoir des ressources de big data à portée de main pour aider à optimiser les processus. Il existe plutôt d'autres tactiques à utiliser pour permettre un lancement technologique en douceur et centré sur l'utilisateur :
- Demandez à votre équipe de sortir du cadre du service juridique pour faire appel à des consultants, des fournisseurs et des pairs qui ont vécu des transformations similaires. Recueillez leurs recommandations et leurs meilleures pratiques pour vous aider à orienter les décisions de votre équipe.
- Créez des boucles de retour d'information afin de mieux comprendre les points douloureux des utilisateurs ou les résistances à une nouvelle technologie. Le fait de prêter une oreille attentive à leurs préoccupations peut avoir l'effet surprenant de leur donner le sentiment qu'ils ont une part de responsabilité dans la transition.
- Établissez des priorités pour les produits livrables en fonction des commentaires des utilisateurs; utilisez des tableaux de bord pour classer leurs besoins afin de traiter les plus importants en premier, car vous ne pourrez pas tout faire pour tous les utilisateurs au moment du lancement.
- Assurez la flexibilité de vos solutions et de vos processus afin de pouvoir répondre à leurs besoins futurs et d'évoluer avec eux, sans leur imposer de limites.
- Surcommuniquez en utilisant tous les canaux disponibles, y compris les courriels, les pages web, les webinaires, les démonstrations, les entretiens individuels virtuels, la vidéo, etc.
Ce ne sont là que quelques-uns des points que notre groupe d'experts juridiques de premier ordre abordera au cours de la session. Si vous ne vous êtes pas encore inscrit à CLOC 2020, n'hésitez pas à le faire. Et si vous l'avez déjà fait, n'oubliez pas de nous faire participer à votre expérience virtuelle !
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