Le coût d'une gestion inefficace des contrats
Gérer le cycle de vie des contrats peut être l'une des tâches les plus frustrantes et chronophages de la gestion des fournisseurs. Pourquoi ?
- La négociation et le renouvellement des contrats peuvent donner lieu à d'interminables échanges d'e-mails.
- Le stockage et la révision des contrats peuvent être un véritable cauchemar en matière de contrôle des versions.
- Les tableurs sont souvent la solution privilégiée pour suivre les principales caractéristiques d'un contrat.
Il n'est pas étonnant que les chefs d'entreprise tentent souvent de contourner les processus contractuels établis, en particulier lorsqu'ils effectuent un achat urgent ou ponctuel. Dans ce cas, les équipes chargées des achats ne sont pas informées des nouveaux services sous-traités, tandis que les équipes juridiques ne sont pas en mesure de faire respecter les clauses de protection prévues dans les contrats.
Ce scénario est facile à imaginer dans les petites organisations disposant de peu de ressources et ne disposant pas de fonctions dédiées à la gestion des contrats fournisseurs. Cependant, cela peut également constituer un défi pour les grandes entreprises dont les services d'approvisionnement sont décentralisés. Quelle que soit la taille de votre entreprise, il est évident qu'une gestion inefficace des contrats peut entraîner des coûts inutiles et augmenter les risques commerciaux.
Alors, comment renforcer le processus de gestion du cycle de vie des contrats sans nuire à l'agilité de l'entreprise ?
Présentation des éléments essentiels d'un contrat courant
Aujourd'hui, Prevalent présente Contract Essentials, une solution SaaS de gestion du cycle de vie des contrats qui centralise la distribution, la discussion, la conservation et la révision des contrats fournisseurs. Elle comprend également des fonctionnalités de workflow contractuel permettant d'automatiser le cycle de vie, de l'intégration à la sortie. Avec Contract Essentials, les équipes achats et juridiques disposent d'une solution unique pour gérer les contrats fournisseurs, simplifier la gestion et la révision, et réduire les coûts et les risques, tout en éliminant les obstacles pour les chefs d'entreprise.
Standardiser la réception des contrats, l'intégration et le flux de travail
Contract Essentials standardise le processus de réception et d'intégration des contrats, vous permettant de remplir les données contractuelles des fournisseurs via un formulaire accessible depuis un navigateur ou une connexion API. La fonctionnalité de workflow personnalisable de la solution automatise ensuite l'ensemble du cycle de vie des contrats, depuis la négociation et la définition des conditions jusqu'à la révision et la signature. Elle permet également aux responsables des achats d'attribuer et de suivre des tâches, telles que des rappels automatisés ou des avis de retard, facilitant ainsi une communication claire entre toutes les parties.
Le flux de travail personnalisable permet à toutes les parties de savoir où en est un contrat dans son cycle de vie. Les discussions intégrées garantissent que tout le monde est informé des changements.
Rationalisez la collaboration et simplifiez la révision
Contact Essentials rationalise également la collaboration et simplifie la révision. Par exemple, les utilisateurs peuvent télécharger et partager des révisions de contrats avec un suivi du contrôle des versions. Les modifications apportées aux documents peuvent être examinées hors ligne, puis réinsérées dans le flux de travail.
De plus, les autorisations basées sur les rôles et les pistes d'audit contribuent à garantir la sécurité du stockage et du partage des documents, tant à l'intérieur qu'à l'extérieur de votre organisation. Cette approche améliore également l'efficacité et accélère le processus d'approbation en suivant les modifications et en garantissant que les équipes travaillent toujours sur la bonne version du document.
Suivez les discussions et les commentaires relatifs aux contrats
Pour faciliter les processus de négociation et de révision, Contract Essentials centralise et horodate toutes les discussions relatives aux contrats, tout en informant les participants par e-mail chaque fois que de nouveaux commentaires sont ajoutés. Les commentaires peuvent être partagés en externe avec les fournisseurs ou marqués pour discussion interne uniquement. En enregistrant toutes les modifications dans une seule conversation, Contract Essentials garantit que toutes les parties disposent d'une source d'information unique pour la négociation et la révision.
Restez informé de l'état d'avancement des contrats et soyez averti des étapes clés
Contract Essentials permet aux équipes chargées des achats et aux services juridiques de centraliser le suivi de tous les contrats, tout en offrant une visibilité sur des attributs tels que le type de contrat, les dates clés, la valeur du contrat, les rappels et le statut. Les utilisateurs peuvent bénéficier d'affichages personnalisés en fonction de leur rôle et recevoir des rappels concernant les contrats arrivant à expiration et d'autres événements importants.
Visualisez tous les détails importants du contrat dans un seul tableau.
Permettre aux propriétaires d'entreprise de participer au processus de passation de marchés
Les autorisations granulaires et basées sur les rôles de la solution permettent l'attribution des responsabilités, l'accès aux contrats et les droits d'accès en lecture/écriture/modification, afin que les utilisateurs ne voient que ce qui est pertinent pour leur travail. Les utilisateurs professionnels disposent également de fonctionnalités de suivi des workflows, des tâches et des discussions, ce qui leur permet de garder une visibilité sur le cycle de vie des contrats et de participer pleinement à la gestion de leurs fournisseurs.
My Contracts centralise les documents par propriétaire afin d'assurer leur visibilité.
Unifier la gestion des contrats fournisseurs avec la gestion des risques tiers
Contract Essentials fait partie de la plateforme Prevalent Third-Party Risk Management. Prevalent fournit à ses clients une solution TPRM intégrée pour la gestion centralisée des risques liés à la sécurité, à la confidentialité, aux activités commerciales, aux finances et aux contrats des tiers, le tout soutenu par un registre des risques commun doté de fonctionnalités d'évaluation, de correction et de reporting des risques. Cette approche offre une visibilité proactive sur les risques liés aux tiers, tout en améliorant la maturité de vos opérations pour une résilience maximale en cas d'incident.
Passez à l'étape suivante pour automatiser la gestion du cycle de vie des contrats fournisseurs
La gestion des contrats fournisseurs ne doit pas nécessairement être un processus manuel fastidieux. Avec Contract Essentials, il est facile de rationaliser le cycle de vie des contrats et de l'aligner sur vos processus existants de gestion des risques fournisseurs. Vous bénéficiez ainsi d'une vue d'ensemble des risques liés aux tiers tout en permettant aux chefs d'entreprise de faire leur travail, avec un minimum de tracas.
Pour en savoir plus sur la manière dont Prevalent peut vous aider, téléchargez la fiche technique Contract Essentials ou demandez une démonstration dès aujourd'hui.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur Prevalent.net. En octobre 2024, Mitratech a acquis l'entreprise Prevalent, spécialisée dans la gestion des risques pour les tiers et dotée d'une intelligence artificielle. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements réglementaires et la conformité.
