Qu'est-ce que la gestion des contrats ?
La gestion efficace et efficiente des contrats est au cœur de l'existence même du service juridique. Et ces contrats (et les relations qu'ils garantissent) sont essentiels à l'existence de l'entreprise que le service juridique sert, bien entendu.
Lorsqu'elle est mal gérée, la gestion des contrats peut amener votre entreprise à rater des contrats parce qu'elle ne peut pas agir assez rapidement, à prendre du retard sur ses concurrents et à lutter pour intégrer des fournisseurs dont elle a grand besoin.
En revanche, une gestion efficace des contrats permet de réduire la paperasserie, de protéger les revenus, de répondre rapidement aux opportunités et de faire progresser le service juridique à la vitesse moderne des affaires, c'est-à-dire plus rapidement chaque jour.
Qu'est-ce que la gestion des contrats ?
En termes simples, la gestion des contrats consiste à gérer les contrats des fournisseurs, des partenaires, des clients et de tout autre partenariat tout au long de leur cycle de vie.
Bien gérée, la gestion des contrats peut être source d'efficacité, de valeur et d'économies pour le service juridique. Mal gérée, elle peut exposer votre entreprise à des risques, lui faire prendre du retard par rapport à ses concurrents et lui faire perdre des heures de travail d'avocat précieuses et coûteuses.
Voici quelques-uns des avantages que vous pouvez retirer de la mise en place d'une méthode efficace de gestion des contrats.
Votre entreprise peut :
- Procéder plus rapidement à des acquisitions et à des fusions
- Intégrer plus efficacement les nouveaux fournisseurs et les nouvelles technologies
- Réaliser des économies significatives et valoriser le secteur juridique
"Une gestion efficace des contrats peut en fin de compte créer une relation commerciale puissante et ouvrir la voie à une plus grande rentabilité à long terme, mais seulement si elle est gérée correctement", écrit le Business News Daily .
Aujourd'hui, le processus de gestion des contrats est confronté à de nombreux défis :
- S'il est mal fait, il s'agit d'un processus long et fastidieux.
- Absence de processus et de modèles normalisés
- Manque de clarté quant aux personnes à consulter et à celles qui sont habilitées à donner leur accord
- Manque de capacités de reporting et d'informations pour améliorer la gestion des contrats
- Les processus manuels inefficaces exposent les entreprises à des risques
"Les contrats affectent la rentabilité des entreprises dans une très large mesure en raison de l'importance accordée aux recettes et aux dépenses. Lorsqu'un contrat est mal formulé, une organisation peut perdre des milliers de dollars à cause d'un simple détail technique qu'elle n'avait pas les moyens d'identifier". indique le Business News Daily.
C'est pourquoi il est si important de bien gérer les contrats, tout au long de leur cycle de vie.
Comment la technologie de gestion des contrats peut-elle être utile ?
La gestion des contrats garantit que vos demandes parviennent à la bonne personne et passent par les bons canaux, à chaque fois.
Comment une technologie adaptée peut-elle contribuer à résoudre les problèmes actuels liés aux contrats ?
- En réduisant le temps nécessaire à l'exécution des contrats
- En normalisant les processus et en assurant automatiquement la conformité
- En fournissant un point central pour tout ce qui concerne les contrats
- En assignant des tâches, en envoyant des courriels automatisés de rappel des étapes et des dates de renouvellement, et en assurant le suivi de l'exécution du contrat
- En créant des modèles dynamiques et reproductibles et en maintenant le contrôle des versions
- En mettant en place un processus cohérent d'externalisation des services d'avocats externes
Disposer de professionnels compétents pour gérer les contrats n'est souvent pas suffisant. Ces employés doivent disposer des processus et des logiciels adéquats pour répondre aux besoins croissants en matière de conformité et d'analyse.
Une solution de gestion des contrats devrait permettre au service juridique de définir clairement et d'affecter des approbateurs pour les contrats dès le départ et de suivre le cycle de vie de la gestion des contrats afin d'appliquer automatiquement les meilleures pratiques. Après tout, lorsque le service juridique peut accélérer l'exécution des contrats, l'entreprise peut accélérer sa réussite.
À quoi ressemble une gestion efficace des contrats ?
Une gestion efficace des contrats commence par le cycle de vie de la gestion des contrats...
D'une manière générale, ce cycle de vie comprend trois phases :
- Création
- Exécution
- Administration
Décortiquons-les un peu plus.
Première phase : la création
La phase de création comprend quatre étapes nécessaires à l'établissement du contrat initial :
- Politiques et procédures
- Demandes
- Suivi
- Rédaction
Politiques et procédures
La première étape de cette phase du cycle de vie de la gestion des contrats consiste à établir les politiques, les procédures et les processus qui doivent être mis en place avant de travailler sur les contrats. En effet, sans ces éléments, la gestion des contrats se transforme trop souvent en un véritable chaos.
"Lorsque vous ne disposez pas d'une feuille de route couvrant ce que vous allez faire... il devient très difficile de rassembler les chats, si vous voulez, et l'incohérence crée un problème commercial plus important", déclare Brian McGovern - ancien responsable des données juridiques, aujourd'hui directeur exécutif de Mitratech.
Voici quelques questions auxquelles les entreprises doivent s'assurer de pouvoir répondre avant d'aller plus loin dans le cycle de vie de la gestion des contrats :
- Qui doit travailler sur quels contrats ?
- Quelles sont les parties prenantes en dehors du service juridique qui doivent être impliquées ?
- Existe-t-il des procédures différentes en fonction de la valeur des contrats ?
- Qui doit veiller à ce que les risques liés aux différents contrats soient reconnus et atténués ?
En fin de compte, les équipes juridiques doivent définir l'ensemble du processus de gestion et d'approbation des contrats avant d'essayer de gérer les contrats à l'aide de la technologie.
Examinons un exemple de ce qui s'est passé dans le monde réel.
Cartographier un processus plus efficace
Une entreprise de produits de consommation a dû relever plusieurs défis avant de passer à une solution de gestion des contrats. Elle s'est rendu compte qu'en l'absence d'un ensemble de normes contractuelles et de lignes directrices de base, ses contrats étaient incohérents et personne ne savait par où commencer le processus de gestion des contrats. Cette situation n'était pas seulement source de confusion, elle exposait aussi l'entreprise à des risques.
Comment ont-ils résolu ce problème ?
L'entreprise a mis en œuvre une politique contractuelle clairement définie, assortie de procédures correspondantes, et a élaboré une carte des processus. Cela lui a permis d'améliorer en permanence l'efficacité de ses processus et de former les principales parties prenantes à la bonne manière de gérer les contrats.
Le résultat ? Avec l'aide d'une solide carte des processus, de procédures claires et de la bonne technologie, l'équipe a transformé son processus de gestion des contrats, qui était manuel et désordonné, en un processus automatisé et efficace. L'équipe a désormais clairement compris les meilleures pratiques et les principes commerciaux qui sous-tendent la gestion des contrats. Elle est désormais prête pour l'étape suivante du cycle de vie de la gestion des contrats : le traitement des demandes de contrats.
Demandes
En l'absence d'un système adéquat, les demandes de contrats peuvent facilement être envoyées à la mauvaise personne, être négligées ou ne pas contenir les informations requises. Un système de gestion des contrats fondé sur les meilleures pratiques devrait automatiquement garantir que les demandes de contrats sont adressées aux bonnes personnes, qu'elles contiennent les informations nécessaires au traitement de chaque demande et que les demandes externes peuvent être traitées en toute sécurité.
Voici un exemple pour illustrer le propos.
Le problème ? Les services juridiques, de sécurité et informatiques d'un fournisseur de plateforme logicielle avaient besoin d'un meilleur moyen de gérer les contrats associés aux demandes de nouveaux logiciels et d'avoir une visibilité (et les bonnes personnes) pour chaque étape du processus. L'entreprise avait besoin d'un moyen permettant aux autres départements de soumettre simultanément les demandes de contrat de manière sécurisée et efficace afin d'augmenter l'efficacité et de rationaliser les risques.
L'automatisation de ces demandes via l'automatisation des flux de travail et leur ouverture au sein du système de gestion des contrats a permis à l'entreprise de combler l'écart et de réduire les erreurs manuelles dans ce processus qui pouvaient laisser notre entreprise exposée à des risques. Cette combinaison a créé l'environnement parfait pour que le service juridique puisse non seulement gérer les risques, mais aussi favoriser l'innovation, l'efficacité et la transformation numérique de divers autres processus.
Suivi
Si vous traitez régulièrement des contrats en utilisant des processus manuels (courriels et feuilles de calcul), il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup de temps à essayer de suivre l'état d'avancement d'un contrat dans le processus de cycle de vie.
Vous en dépensez probablement la majeure partie :
- Envoi d'un courrier électronique aux personnes chargées de l'approbation afin de s'assurer qu'elles examinent et approuvent chaque itération du projet de contrat ou du contrat final.
- Envoyer des courriels, téléphoner ou organiser des réunions pour retrouver et comprendre les informations manquantes requises pour les contrats et les approbations.
- Répondre aux demandes de renseignements des demandeurs sur l'état d'avancement de leur contrat
- Suivi manuel des réponses, des approbations, des notes, etc. à l'aide de feuilles de calcul disparates
Ce n'est qu'un début ; vous effectuez probablement une douzaine (au moins !) d'autres tâches manuelles que vous devez répéter chaque fois qu'un nouveau contrat arrive. Ces problèmes sont d'autant plus importants pour les entreprises internationales, où les participants aux processus dans le monde entier ont besoin d'une visibilité en temps réel sur le statut d'un contrat, et ne peuvent pas attendre des courriels.
Non seulement ces tâches manuelles prennent du temps et sont inefficaces, mais le fait d'essayer de tout suivre manuellement peut exposer votre entreprise à des risques.
"Si nous n'avons pas pris certaines mesures à temps, on ne peut pas savoir quelles seraient les conséquences", explique Chandler Bingham, juriste chez Mitratech.
Imaginez les risques encourus si votre entreprise ne s'aperçoit pas qu'un contrat n'inclut pas certains protocoles de sécurité, qu'il ne respecte pas certaines normes réglementaires ou que la valeur du contrat conclu avec un fournisseur dépasse le budget alloué à ce contrat par le département. Les conséquences commerciales d'un tel oubli pourraient s'avérer ruineuses, ou du moins coûteuses.
En fin de compte, la gestion des contrats devrait contribuer à réduire cette vulnérabilité au risque en automatisant les processus manuels, les notifications et le suivi, et en réduisant le risque d'erreur humaine en cours de route.
Rédaction
La dernière étape de la phase de création de la gestion des contrats consiste à rédiger le contrat proprement dit.
Lorsque cette étape est réalisée de manière inefficace, sans l'utilisation de modèles clairement définis et de clauses standardisées, il est facile de négliger les risques éventuels et de ne pas disposer des clauses adéquates dont vous avez besoin dans un contrat.
La mise à disposition de modèles et de clauses préapprouvés donne à chacun un point de départ commun pour les contrats, ce qui accroît l'efficacité tout en réduisant les écarts dans les contrats finaux. La réduction des écarts facilite grandement l'application des politiques que l'entreprise souhaite suivre, tant en ce qui concerne la formulation des contrats qui sont essentiels pour l'entreprise que les décisions futures concernant les exceptions et les renouvellements. Les avantages de la cohérence font de la normalisation une étape clé du processus global de gestion des contrats.
Le moyen le plus efficace de s'assurer que la bonne personne signe le bon contrat ? En définissant et en normalisant le processus, sur la base de paramètres prédéfinis tels que le type de contact, la région géographique, la valeur du contrat et l'exposition.
Deuxième phase : exécution
La phase d'exécution est exactement comme son nom l'indique : il s'agit de faire tout ce que chaque partie doit faire pour exécuter pleinement un contrat. Cette phase comporte trois étapes :
- Négociation
- Agréments
- Exécution
Négociation
La première étape de la phase d'exécution est la négociation des contrats. Quel que soit le scénario, cette phase est cruciale. Elle permet à chaque partie de s'assurer que les accords rédigés sont favorables à leurs intérêts respectifs et conformes à leurs objectifs.
Manipulées manuellement, les informations critiques peuvent facilement passer à travers les mailles du filet pendant les négociations. Il est essentiel de maintenir un contrôle des versions qui crée une piste d'audit des modifications apportées au contrat à la suite de la négociation. Les demandeurs peuvent oublier ou ne pas se rendre compte qu'ils doivent inclure certains détails pour examen par le service juridique. Le service juridique, submergé par d'autres demandes, peut facilement négliger un courriel contenant des informations pertinentes. Pire encore, une modification importante peut ne pas figurer dans le contrat final si différentes versions circulent dans le service.
De tels oublis ralentissent le processus d'approbation ou entraînent l'absence d'informations importantes dans le contrat final. Elles peuvent également accroître le travail manuel nécessaire pour retrouver les informations nécessaires.
Comment gérer au mieux la phase de négociation d'un contrat ? Voici quelques conseils :
- Stocker les données et les informations contractuelles dans un système unique et sécurisé.
- Limitez l'accès aux seuls utilisateurs et approbateurs qui en ont besoin. De cette manière, les négociations peuvent être traitées de manière sûre et efficace.
- Utiliser des modèles standardisés qui requièrent des informations prédéfinies de la part des demandeurs,
- Acheminer automatiquement les approbations en fonction des conditions de la négociation et de la valeur du contrat (ou de toute autre exigence prédéfinie).
- Tirez parti des notifications automatisées qui alertent toute personne négociant des contrats sur les modifications ou les avenants demandés.
Alors que la mise en place manuelle d'un processus aussi complet serait un véritable casse-tête, une bonne solution de gestion des contrats et d'automatisation des flux de travail devrait automatiser ce processus afin qu'il soit à la fois exempt d'erreurs et rapide dans son exécution.
Agréments
En l'absence d'automatisation et de notifications, cette étape peut devenir extrêmement confuse. L'incertitude quant à savoir qui doit approuver tel ou tel contrat, et quelles parties prenantes doivent l'examiner, crée un niveau de risque indésirable. Et le fait d'attendre que certaines personnes examinent un contrat peut littéralement ajouter des mois au processus.
De nombreuses entreprises ont des approbateurs différents, en fonction de la valeur du contrat. Par exemple, un contrat d'une valeur inférieure à 25 000 dollars peut être confié à une seule personne, tandis qu'un contrat d'une valeur supérieure à 75 000 dollars peut être confié à un autre approbateur, ou à deux, ou à trois. Si ce n'est plus.
Bien sûr, vous pouvez les envoyer manuellement par courrier électronique. Mais vous pouvez aussi mettre en œuvre une solution qui automatise l'acheminement de l'approbation des contrats en fonction de leur valeur. Le système reconnaît la valeur monétaire d'un contrat, ainsi que d'autres paramètres que vous avez définis, et l'achemine en conséquence. En outre, il devrait automatiser le processus de notification et de rappel, de sorte que les approbateurs soient incités à prendre des mesures en temps voulu et à ne pas créer de retards ou de goulets d'étranglement.
Une solution de gestion des contrats doit vous permettre de définir clairement et d'assigner des approbateurs pour les différents contrats dès le départ. Elle doit également permettre des approbations parallèles, si elles sont autorisées, en éliminant les blocages liés à un processus d'approbation linéaire. Cela permet de créer un flux de travail normalisé et rationalisé pour que les contrats soient exécutés beaucoup plus rapidement, ce qui permet une reconnaissance plus rapide des revenus et des résultats prévisibles.
Exécution
En théorie, l'exécution est assez simple. Vous avez fait tout le travail, il est maintenant temps de faire signer ce document et de le rendre officiel.
C'est également à cette étape que l'intégration d'une solution de signature électronique peut accélérer considérablement le processus. Les signataires doivent pouvoir accéder en toute sécurité aux contrats et les signer où qu'ils se trouvent (même à partir d'appareils mobiles), ce qui rend le processus aussi efficace et conforme que possible.
Si vous souhaitez que cette partie du cycle de vie soit rationalisée et sans prise de tête, l'automatisation et une solution logicielle de gestion des contrats efficace sont essentielles. Vous ne devriez pas avoir à envoyer constamment des courriels de rappel aux parties qui n'ont pas encore signé ; comme nous l'avons mentionné, les rappels devraient tous être automatisés. De cette façon, le service juridique peut se concentrer sur des tâches plus importantes et laisser ces tâches manuelles derrière lui.
Troisième phase : Administration
L'administration signifie simplement la maintenance d'un contrat depuis sa signature jusqu'à son expiration. Cette phase consiste à se tenir au courant des termes des contrats, à surveiller les conditions et les dates de renouvellement et à s'assurer que les personnes qui doivent y avoir accès disposent des informations pertinentes.
Les trois éléments de cette phase sont les suivants
- Accessibilité
- Audit et rapports
- Suivi et renouvellements
Accessibilité
La clé ? Rendre le contrat accessible à toute personne qui a besoin de le voir et d'en comprendre les termes.
C'est pourquoi il est essentiel de conserver les contrats dans un référentiel centralisé. Tout le monde doit savoir où aller pour récupérer et examiner un contrat, parce qu'il y a un seul "classeur" commun en ligne. Tous les services ou personnes concernés par un contrat peuvent y accéder rapidement et facilement et prendre connaissance des termes, des conditions et des dates clés.
Rassembler les contrats en un seul endroit peut représenter un effort considérable. Dans les entreprises en pleine croissance, les contrats se trouvent souvent dans plusieurs systèmes et départements en dehors du service juridique, mais les avantages de les suivre et de les relier à une source d'information unique valent bien le projet, car l'agilité de l'entreprise s'en trouve améliorée.
Étant donné que chaque personne n'a pas besoin de voir tous les contrats, le service juridique devrait pouvoir définir des permissions, limitant ainsi l'accès à certains contrats aux seules personnes autorisées.
Audit et rapports
Vient ensuite l'étape de l'audit et de l'établissement de rapports, qui est importante pour la prise de décisions et la valorisation des activités et opérations juridiques.
Dans le cas d'une entreprise de soins de la peau, elle a créé une série de rapports pour l'aider à acquérir une compréhension globale de ses contrats et de ses performances dans leur gestion.
Quels types de rapports ont-ils trouvé les plus utiles ?
- Rapports sur l'état d'avancement du cycle de vie du contrat
- Rapports mensuels sur les nouveaux contrats effectifs
- Rapports trimestriels aux sponsors des contrats actifs
- Rapport annuel sur les obligations contractuelles
- Rapports trimestriels sur les contrats de matériel
L'exécution manuelle de ces rapports signifie des heures, voire des jours, passés dans des feuilles de calcul, à travailler avec des analystes commerciaux ou des analystes de données, à faire appel à des spécialistes, etc. Un outil de gestion des contrats plus avancé serait capable de créer et d'automatiser ces rapports dans des tableaux de bord numériques, vous offrant ainsi une visibilité quasiment en temps réel. De cette manière, vous pouvez obtenir des informations exploitables qui vous aideront à accroître la valeur de votre processus de gestion des contrats.
Quelles opportunités le reporting en temps réel, via des tableaux de bord en ligne, a-t-il ouvert à cette entreprise de produits de consommation ? Le service juridique a été habilité à améliorer continuellement ses performances, à affiner son efficacité, à économiser de l'argent sur des processus auparavant longs et coûteux, et à mieux remplir ses obligations envers le reste de l'entreprise.
Suivi et renouvellements
Enfin, nous arrivons à l'étape du suivi et des renouvellements du cycle de vie de la gestion des contrats. Elle peut s'avérer être à la fois une ligne d'arrivée et le début d'une exploration plus approfondie de la gestion des contrats. Avec un système automatisé en place, les entreprises peuvent facilement comprendre (grâce à des notifications) quand elles doivent revoir et renouveler (ou éventuellement annuler) un contrat existant. C'est à ce moment-là que le cycle de vie que nous avons décrit peut redémarrer.
Le meilleur avantage de l'automatisation de cette étape est sans doute qu'elle permet de réduire les risques liés à l'absence de jalons et de renouvellements de contrats. Les entreprises minimisent le risque associé à l'absence de jalons et de renouvellements de contrats clés. Cela signifie qu'elles gardent la maîtrise de leur situation contractuelle et évitent de gaspiller de l'argent en n'annulant pas les contrats non désirés ou inutiles avant leur renouvellement automatique.
Les deux voies de la gestion des contrats
Dans le paysage juridique des entreprises d'aujourd'hui, il existe deux options de base pour gérer le cycle de vie des contrats. La première est une approche "traditionnelle", mais qui prend du temps, nécessite un travail manuel et est franchement inefficace, surtout à la lumière de l'accélération du monde des affaires au cours de la dernière décennie. C'est une option qui implique des tonnes de paperasse, des courriels envoyés à la machine, la perte d'un temps considérable sur des flux de travail manuels dépassés, et un retard par rapport à des concurrents plus agiles.
L'autre approche ? La solution la plus rationnelle et la plus rentable en matière de gestion des contrats consiste à se tourner vers l'avenir en adoptant une solution technologique moderne capable d'automatiser et d'améliorer l'ensemble du processus. Cela permet de gagner du temps, d'accélérer la reconnaissance des revenus, de réduire les erreurs et d'éviter la frustration non négligeable d'essayer de tout faire manuellement.
Un tel système doit pouvoir s'intégrer de manière transparente à vos solutions de gestion des dossiers et de facturation électronique afin que vous ayez une visibilité complète sur tous les aspects juridiques et que vous puissiez développer vos opérations juridiques pour répondre à la demande croissante. Ce type de gouvernance et de contrôle vous permet de développer vos activités juridiques en même temps que votre entreprise, et d'extraire une efficacité et un retour sur investissement maximums d'une fonction qui est au cœur même du succès de votre entreprise.
