Lorsque l'on réfléchit aux enjeux actuels et à ceux de 2024 pour la pratique de l'action positive, on ne sait plus où donner de la tête. Les affaires Harvard/Université de Caroline du Nord conduiront-elles à des actions en justice visant à limiter les pratiques d'action positive - à l'instar des procès déjà en cours qui s'appuient sur la décision de contester les pratiques en matière de diversité, d'équité et d'inclusion (DEI) ? La Cour suprême mettra-t-elle fin, réduira-t-elle ou influencera-t-elle d'une autre manière le pouvoir des agences fédérales d'édicter et d'appliquer leurs propres règles, la "doctrine de déférence Chevron" ? L'Office of Management and Budget (OMB) va-t-il mettre à jour les rapports sur la race et l'ethnicité, en demandant aux entreprises de déclarer de nouvelles catégories telles que le "Moyen-Orient et l'Afrique du Nord" (MENA) - des changements que l'agence a indiqué qu'ils pourraient intervenir cette année ?

Tout bon thérapeute vous le dira : lorsque les choses qui vous affectent sont hors de votre contrôle, saisissez ce que vous pouvez contrôler et faites de votre mieux pour le gérer. Il se trouve que l'un des éléments les plus importants de l'année dernière ayant une incidence sur votre pratique de l'action positive est tangible (même s'il n'est pas complètement défini). Il s'agit de la nouvelle lettre de programmation et de la liste détaillée décrivant les nouvelles exigences relatives à la soumission de votre audit de bureau. Il s'agit d'un élément concret : il est entré en vigueur le 31 août 2024. Au lieu de vous inquiéter de ce que les tribunaux ou les agences pourraient faire ensuite, concentrez-vous sur ce que l'OFCCP a déjà fait et prenez des mesures pour vous préparer à une nouvelle forme d'audit. De nombreux entrepreneurs n'ont pas accordé suffisamment d'attention à ces changements.

Non pas qu'il soit facile de savoir quoi faire de ce document. Nous ne savons pas encore comment l'OFCCP mettra en œuvre la plupart des changements. Faites donc preuve de bon sens et réfléchissez à ce que la liste détaillée est susceptible de signifier - ou devrait signifier. Même si votre agent de conformité n'est pas d'accord avec vous lors de l'audit, vous pourrez argumenter de bonne foi que vous avez pris la conformité au sérieux et que vous devriez recevoir une étoile d'or pour avoir essayé.

Quelles sont donc les principales exigences de la nouvelle lettre d'ordonnancement et de la liste détaillée, et comment devez-vous les prendre en compte ?

Les "campus" de l'enseignement supérieur et les établissements de type "campus": Lorsqu'un établissement d'enseignement supérieur reçoit une lettre de programmation, s'il dispose d'un "campus" composé de plusieurs établissements dans une même ville, il doit soumettre un PAA pour chaque site. Il en va de même pour les sous-traitants fédéraux qui n'appartiennent pas au secteur de l'enseignement supérieur et qui disposent d'un "environnement de type campus", par exemple une société de biotechnologie qui exploite des laboratoires à différentes adresses au sein d'une même municipalité.

Il est possible de faire valoir que l'OFCCP va trop loin et qu'il n'a droit qu'au plan mentionné dans la lettre de programmation. L'OFCCP ne sera pas d'accord et demandera tous les AAP de la même municipalité, que les sites exercent des fonctions similaires ou non.

Étant donné l'intérêt de l'OFCCP pour le regroupement des employés examinés en grands groupes à des fins d'analyse, il semble judicieux d'examiner les plans AAP des "campus" à la fois individuellement et comme s'ils formaient un seul plan. Veillez à ne pas regrouper des employés qui effectuent des tâches différentes pour des organisations différentes lorsque vous procédez à un examen combiné.

Rémunération: Le point 7 exige que les contractants produisent des programmes orientés vers l'action corrigeant "tout" domaine problématique identifié à la suite de l'examen du système de rémunération prévu par le 41 CFR 60-2.17(b). Comme Circa l'a déjà noté dans son blog sur la directive 2022 de l'OFCCP relative à la rémunération, cet examen n'a pas besoin d'être statistique. Il peut, par exemple, mettre en évidence les éléments utilisés par le contractant pour fixer le salaire et évaluer si le contractant utilise ces facteurs dans la pratique.

La rubrique 19 exige désormais un deuxième aperçu de la rémunération pour la période de déclaration du PAA de l'année précédente. Il semble judicieux d'examiner les données des deux années à la fois séparément et ensemble. La rubrique 19 exige également que vous fournissiez des informations sur les "facteurs pertinents utilisés pour déterminer la rémunération des employés", tels que la formation, les évaluations des performances et le niveau. Veillez à analyser la manière dont ces facteurs influencent la rémunération des salariés que vous déclarez. Des experts peuvent vous aider à les examiner en tant que "variables de contrôle". Oui, un élément de décision majeur est de savoir si et quand vous devez faire appel à des experts pour soutenir votre programme dans ce domaine complexe. Les partenaires de Circa, fournisseurs de solutions de premier plan, peuvent vous aider à cet égard.

Intelligence artificielle: Le nouveau point 21 vous demande si vous l'utilisez. L'utilisez-vous ? Un processus d'exclusion (par exemple, rejeter les candidats qui n'ont pas le droit de travailler aux États-Unis) ne doit pas nécessairement impliquer l'utilisation de l'intelligence artificielle, qui est définie au sens large comme un processus automatisé de reconnaissance des formes et de classement.

Si votre employeur utilise l'IA pour l'embauche, la promotion ou d'autres prises de décision, déterminez où son utilisation entre en jeu. Veillez à utiliser l'IA de manière cohérente et déterminez si les sélections défavorisent un groupe protégé. S'il existe un impact négatif statistiquement significatif à l'encontre d'un groupe protégé, il se peut que la distorsion se produise à un stade qui n'est pas lié à l'utilisation de l'IA - par exemple, la décision du responsable de l'embauche. Si l'utilisation de l'IA a un impact négatif, vous devrez suivre les pratiques de validation standard décrites dans le 41 CFR 60-3 pour justifier son utilisation. L'IA et la validation de la sélection sont des sujets complexes. Il s'agit là d'un autre domaine dans lequel il convient d'envisager l'aide d'un expert.

N'oubliez pas que le point 21 exige des contractants qu'ils fournissent des documents concernant toutes les politiques et pratiques de recrutement, de sélection et d'embauche, et pas seulement celles relatives à l'IA. Si vous ne l'avez pas encore fait, rassemblez ces informations, examinez-les et déterminez si elles décrivent une contribution diversifiée à un processus de sélection neutre. Déterminez ensuite si les responsables de l'acquisition des talents et du recrutement respectent effectivement les règles énoncées....

Le décret Biden sur l'IA exige que l'OFCCP produise des orientations sur l'utilisation de l'IA d'ici octobre 2024. À suivre !

Documentation, documentation, documentation: Cherchez le mot "documentation" dans la liste détaillée. La quantité de documents que l'OFCCP s'attend à ce que vous rassembliez et soumettiez dans le cadre du nouveau contrôle documentaire est très révélatrice. Il s'agit notamment de la documentation relative à la manière dont vous avez traité les problèmes identifiés lors de l'évaluation du système de rémunération de votre employeur ; à la manière dont vous avez fixé les objectifs de placement ; à la portée et au recrutement que vous avez entrepris pour les personnes handicapées ; à la manière dont votre recrutement se compare à votre point de référence en matière d'embauche de vétérans protégés ; à la question de savoir si vos efforts de bonne foi ont permis de traiter avec succès les objectifs de placement de l'année précédente et les domaines problématiques ; et aux modifications apportées pour traiter les problèmes mis en évidence lors de votre examen des "processus de gestion du personnel" (Item 25). (L'examen de l'article 25 ne peut pas être un modèle standard. Si vous avez découvert un obstacle à l'égalité d'accès, vous devez montrer comment vous avez tenté d'y remédier, si l'effort a été couronné de succès et, s'il n'a pas été couronné de succès au fil du temps, quels changements vous avez apportés pour réussir à l'avenir).

Une remarque sur l'utilisation du mot "tout" dans la liste détaillée. En particulier pour les grands entrepreneurs ayant plusieurs droits à déclarer, un domaine problématique ou une utilisation particulière à un élément d'un PAA peut ne pas être révélateur d'un problème affectant largement l'accès au lieu de travail. Un écart-type (ET) de 2,27 dans un seul groupe d'emplois sans déficit en matière d'embauches, de licenciements ou de promotions n'est pas révélateur d'un modèle ou d'une tendance. La liste détaillée laisse entendre que vous devez aller dans tous les trous de lapin. Vous avez de bonnes raisons de ne pas le faire. Au lieu de cela, recherchez les similitudes entre vos plans et développez des actions orientées vers la résolution des problèmes les plus importants. Outre le fait qu'il vous évitera de devenir fou, ce travail ciblé vous sera très utile lors de l'audit, car il est probable que votre travail "global" corresponde aux questions soulevées dans les plans individuels.

Une autre façon de résoudre le problème du retournement de "n'importe quel" rocher dans chaque plan d'établissement est d'envisager l'adoption de plans fonctionnels d'action positive (FAAPS). Voir le blog de Circa sur les avantages et les inconvénients des FAAP.

Conclusion

Il ne sera pas facile de créer les données et la documentation requises dans la nouvelle lettre de programmation et la liste détaillée. Vous aurez besoin d'une liaison étroite et continue avec des pairs extérieurs à votre programme, responsables des programmes de sensibilisation, d'élection, de développement de carrière et d'autres programmes essentiels à la résolution des problèmes et de la sous-utilisation identifiés dans vos PAA. Créez un modèle pour identifier les domaines déficitaires du programme, définir des mesures correctives et suivre les données qui montrent les progrès - ou l'absence de progrès - résultant des mesures proactives prises. Partagez ce modèle avec vos pairs et surveillez la façon dont ce travail nécessaire est effectué.

La lettre de programmation et la liste détaillée étant nouvelles, elles soulèvent autant de questions qu'elles n'apportent de réponses. Les attentes de l'OFCCP deviendront plus claires au fur et à mesure que les contractants et l'Agence avanceront dans le processus d'audit. Pour le contractant, les prochaines étapes consisteront donc à voir comment l'OFCCP utilise la nouvelle Scheduling Letter and Itemized Listing - et à déterminer s'il convient d'actualiser ses pratiques d'action positive en conséquence.

Circa fera rapport au fur et à mesure que les pratiques d'audit de l'Agence dans le cadre de la nouvelle lettre de programmation et de la liste détaillée seront mises en évidence.

Note de l'éditeur : Cet article a été publié à l'origine sur Circaworks.com. En avril 2023, Mitratech a acquis Circa, un fournisseur de premier plan de logiciels de recrutement inclusif et de conformité OFCCP. Le contenu a depuis été mis à jour pour refléter l'élargissement de nos offres de produits, l'évolution des réglementations de conformité en matière d'acquisition de talents et les meilleures pratiques en matière de gestion des ressources humaines.