Aperçu d'Interact | Comment les technologies juridiques peuvent-elles aider les cabinets d'avocats à gagner la bataille des talents ?
Découvrez les avantages d'une technologie compétitive en matière de fidélisation, comme le souligne le logiciel autonome de suivi du temps et de productivité WiseTime.
Alors que les salaires des collaborateurs sont plus élevés que jamais, la rotation des employés ne montre aucun signe de ralentissement. Selon le rapport 2022 de l'Institut Thomson Reuters, certains cabinets sont confrontés à un taux de rotation des collaborateurs supérieur à 23,2 %. Ce taux est beaucoup plus élevé que celui de 18,7 % enregistré en 2019 et représente un défi financier important pour les cabinets d'avocats.
Au fil des ans, les associés ont également accordé une importance croissante à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, au bien-être mental, aux loisirs et à d'autres activités en dehors du travail. Environ 60 % des 3 700 collaborateurs interrogés dans le cadre de l'enquête 2021 de The American Lawyer sur les collaborateurs de niveau intermédiaire ont déclaré qu'ils envisageraient de quitter leur cabinet pour trouver un meilleur équilibre entre leur vie professionnelle et leur vie privée. Si la technologie n'est pas la solution à tout, elle peut contribuer à faciliter le fonctionnement des activités juridiques, à libérer du temps et donc à permettre un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Il n'est donc pas surprenant que nous assistions à un changement dans l'ensemble de la profession, les entreprises réévaluant la manière dont leur pile de technologies juridiques peut contribuer à attirer, engager et retenir les meilleurs talents du marché, ainsi que les outils permettant de préserver les connaissances lorsque l'inévitable se produit. Mais dans quels types d'outils devriez-vous investir pour vous aider à gagner la bataille des talents ?
Examinons les huit domaines à prendre en considération :
1. Investir dans des logiciels qui éliminent les tâches fastidieuses
2. Comprendre l'impact de l'UI/UX
3. Conserver les données dans un endroit sûr et facilement accessible
4. Choisir des fournisseurs de logiciels qui s'appuient sur des API modernes
5. Choisir des produits qui contribuent à instaurer la confiance sur le lieu de travail
6. Rechercher des solutions qui préservent les données lorsque l'inévitable se produit
7. Construire une pile technologique qui fonctionne bien ensemble
Investir dans des logiciels qui éliminent les tâches fastidieuses
Si l'on examine les données, on constate qu'il existe une véritable lutte contre les inefficacités qui détournent les avocats du travail facturable. Selon le récent rapport de Clio sur les tendances, l'avocat moyen n'a facturé que 2,5 heures (31 %) d'une journée de 8 heures.
Mais voilà : les juristes veulent se concentrer sur ce pour quoi ils ont été formés, et très peu d'entre eux veulent se préoccuper de choses administratives telles que le temps qu'ils ont passé sur un e-mail ou dans une réunion. En fait, la comptabilisation du temps est l'une des principales tâches pour lesquelles les avocats ont exprimé une forte aversion. Il devient fastidieux de cliquer manuellement sur un bouton de démarrage ou de ne pas oublier d'arrêter une minuterie plusieurs fois par jour pour garantir l'exactitude des relevés de temps. D'un autre côté, les clients ont tendance à se soucier moins du processus que du résultat. Ils ne veulent pas payer quelqu'un pour effectuer des tâches fastidieuses qui n'ont pas grand-chose à voir avec leur affaire. Envisagez des outils permettant d'automatiser les processus afin d'éliminer ces frustrations et d'améliorer l'efficacité.
Comprendre l'impact de l'UX et de l'UI
En choisissant des produits dotés d'une interface utilisateur avancée, les utilisateurs seront plus heureux et moins frustrés. Une bonne conception UX rend une application facile et agréable à utiliser, ce qui signifie que votre équipe est susceptible de s'y tenir plus longtemps. Si le contenu ou la présentation sont peu attrayants ou dépassés, ou s'il faut trop d'étapes pour effectuer une action simple, c'est peut-être le signe qu'il faut chercher d'autres solutions.
Tenez compte de la taille des boutons, des couleurs, des polices et du texte, ainsi que de l'aspect général du produit. Si vous remarquez que les boutons d'appel à l'action ne sont pas clairs, que les menus ou les barres de tâches sont encombrés ou qu'il n'y a pas de raccourcis pratiques, votre équipe passera probablement plus de temps à naviguer et à apprendre le logiciel qu'à l'utiliser. Vos utilisateurs doivent savoir, presque instantanément, comment exécuter les fonctions clés du logiciel.
Même si la meilleure UX/UI ne devrait pas nécessiter trop d'explications, la navigation dans de nouveaux logiciels ou outils peut toujours être un défi. Essayez de choisir des fournisseurs qui proposent des conseils d'intégration, des guides d'aide en libre-service et un moyen d'obtenir de l'aide supplémentaire. Il sera ainsi plus facile pour vos employés d'adopter le logiciel et de résoudre les problèmes ou les questions, afin qu'ils puissent commencer à bénéficier de l'outil le plus rapidement possible.
Préserver les données dans un endroit sûr et facilement accessible
Les modèles de travail hybrides devenant la norme, les entreprises doivent s'assurer qu'elles tirent parti d'une technologie qui permet à leurs employés de partager des données facilement et en toute sécurité, où qu'ils se trouvent. Cela signifie qu'il faut investir du temps pour trouver des solutions logicielles basées sur le cloud et dignes de confiance. Les éléments à prendre en compte pour évaluer la sécurité de vos données peuvent être les suivants :
- Certifications ou accréditations du fournisseur, telles que les certificats de conformité ISO
- Comment ils stockent leurs données et les sauvegardent. Vérifiez quels centres de données ils utilisent et s'ils cryptent les données en cours de route.
- La mise à jour de la politique de protection de la vie privée. Précise-t-elle comment elle recueille, partage et utilise vos informations ? (Et, bien sûr, assurez-vous de la lire et d'être à l'aise avec elle !)
En plus de vous assurer de la crédibilité de vos fournisseurs de logiciels, vous pouvez également prendre des mesures pour garantir la protection de votre cabinet d'avocats et l'optimisation de vos contrôles de confidentialité. Consultez notre article sur la façon dont vous pouvez maximiser vos contrôles de confidentialité ici : Maximiser les contrôles de confidentialité pour votre cabinet d'avocats - WiseTime
Choisir des fournisseurs de logiciels qui s'appuient sur des API modernes
En veillant à ce que vos fournisseurs de logiciels utilisent des API modernes, il sera plus facile de connecter d'autres applications en cas de besoin. Un fournisseur qui utilise une API moderne ou ouverte fait également preuve d'une bonne crédibilité en matière de progression. Si vos développeurs d'applications utilisent des API et des technologies modernes pour construire leurs logiciels, ils sont plus susceptibles de progresser et de mettre à jour les fonctionnalités plus rapidement.
Les API ouvertes ou publiques signifient que l'application peut être construite ou développée par n'importe qui. Elles sont publiées et partagées librement sur l'internet, ce qui permet aux utilisateurs de développer leurs propres solutions pour se connecter au logiciel. Les logiciels dotés d'une API ouverte utilisent généralement une norme pour la communication du programme, ce qui signifie que les développeurs doivent écrire moins de code pour que le logiciel fonctionne de manière transparente avec d'autres applications. C'est une indication d'une conception logicielle rationalisée et efficace, qui devrait être la base d'une grande partie de votre pile technologique.
Choisir des produits qui contribuent à instaurer la confiance sur le lieu de travail
Les entreprises qui jouissent d'un niveau de confiance élevé bénéficient d'un plus grand engagement de la part de leurs employés et d'une meilleure performance financière. Les gens veulent contrôler leurs propres données et ne veulent pas travailler dans une culture "big brother". C'est pourquoi l'objectif de WiseTime était de développer un outil qui permettrait aux utilisateurs de tirer le meilleur parti de leur temps sans compromettre leur vie privée.
Si les outils logiciels basés sur le cloud computing peuvent favoriser le transfert de connaissances et la collaboration en introduisant des espaces partagés en ligne où les employés peuvent collaborer, ils peuvent aussi rendre les utilisateurs nerveux à l'idée de tout afficher. Veillez à ce que vos employés aient la possibilité de travailler en privé et en collaboration, sans avoir l'impression d'être surveillés.
Avec la mise en œuvre des lois GDPR en Europe, il y a eu un changement massif dans le monde entier pour tenir compte de la vie privée des utilisateurs en ligne. Toutefois, la prévalence du travail à domicile a également accru la méfiance de certains employeurs, ce qui explique la popularité croissante des outils de surveillance des employés. Il est important que les employeurs comprennent les conséquences de la surveillance des employés et qu'ils sachent comment faire preuve de prudence dans ce domaine.
Rechercher des solutions qui préservent les données lorsque l'inévitable se produit
Même en cas de ralentissement relatif, les entreprises continueront à rechercher les meilleurs talents pour investir dans l'avenir de l'organisation. Il est donc essentiel de comprendre comment vous pouvez fournir à votre équipe de meilleures solutions et de meilleurs services pour réussir à terme.
Il est essentiel que les données relatives à la comptabilisation du temps soient introduites dans votre plateforme d'exploitation (comme Mitratech) en temps voulu. Cela peut accélérer le processus de facturation, vous permettre de réévaluer les frais fixes à l'aide de données précises et d'augmenter votre temps facturable en général. La définition d'objectifs et d'alertes automatisés peut également accélérer ce processus et contribuer à préserver les connaissances lorsque l'inévitable se produit.
Toutes les applications qui vous permettent d'exploiter des rapports sur l'activité d'une équipe, d'un projet ou d'un utilisateur, vous permettent également de transférer des données et des enseignements lorsqu'un utilisateur quitte l'entreprise. Veillez à ce que les utilisateurs ne travaillent pas dans des environnements cloisonnés en disposant de logiciels et d'applications qui se connectent et stockent autant de données que possible dans des endroits partagés. WiseTime, par exemple, offre aux chefs d'équipe la possibilité d'exécuter des rapports via les tableaux de bord intégrés pour leur montrer quels projets et quelles questions occupent le plus de temps d'un employé donné. Cela permet de savoir où concentrer les ressources et l'énergie au cours d'une période de transition.
Construire une pile de technologie juridique qui fonctionne bien ensemble
Il existe aujourd'hui de nombreuses technologies juridiques qui promettent de rationaliser les flux de travail et de redonner aux avocats le temps de se consacrer au travail juridique proprement dit. La plupart d'entre elles tiendront leurs promesses, mais si vous pouvez éviter une pile de technologies juridiques décousues et intégrer les produits autant que possible, elles tiendront encore plus leurs promesses.
Par exemple, un système de gestion de cabinet qui peut communiquer avec votre système de facturation et votre application de comptabilisation du temps permet d'économiser beaucoup de saisie de données et de travail manuel. Si vous pouvez obtenir une solution tout-en-un, c'est formidable. Si ce n'est pas le cas, la plupart des services logiciels proposent aujourd'hui des intégrations et des connexions avec d'autres systèmes.
Toutes les connexions ne sont pas égales - certaines sont très basiques et laissent encore des choses à faire manuellement. Celles qui sont totalement intégrées synchronisent généralement les données entre les systèmes et peuvent même être intelligentes, comme l'automatisation ou les actions assistées par l'IA. WiseTime, par exemple, se connecte de manière transparente à TeamConnect de Mitratech. Vous pouvez même accéder à la chronologie des activités de WiseTime depuis TeamConnect. Tous les numéros d'identification des dossiers sont synchronisés, de sorte qu'il n'y a pas de double saisie - lorsqu'un nouveau dossier est créé dans Mitratech, il est directement transféré dans le système de chronométrage. Il existe également des automatismes intégrés et des capacités d'intelligence artificielle qui détectent les numéros de dossier dans les activités et permettent aux utilisateurs de renvoyer l'activité directement vers leur feuille de temps pour la facturation.
De bonnes intégrations permettent d'éviter la double saisie, l'exportation/importation de données et les maux de tête liés à la désynchronisation des données. Dans la mesure du possible, il vaut la peine d'investir pleinement dans les solutions logicielles disponibles qui se connectent déjà à votre suite existante.
Faites vos recherches pour en tirer profit
Le passage d'une application à l'autre ou l'adoption d'un nouveau logiciel peut prendre du temps à toutes les personnes concernées. Il doit être intégré et déployé en interne de manière efficace avant de commencer à être utile.
En faisant vos recherches et en essayant de respecter les conseils ci-dessus, vous vous assurerez que vous n'aurez pas à faire le changement une deuxième fois, et vous obtiendrez plus rapidement un bon rapport qualité-prix. Une bonne pile technologique peut faire ou défaire une entreprise, et l'expérience d'un employé dans son rôle professionnel. Pour que vos talents soient heureux et le restent, vous devez leur fournir les bons outils.
Rejoignez WiseTime à Interact
Découvrez comment WiseTime vous permet de consacrer plus de temps à vos activités en supprimant la gestion des temps de la liste des tâches de votre équipe. Rejoignez-nous à Nashville du 14 au 17 août 2022 lors de la conférence annuelle des utilisateurs de Mitratech, Interact ! WiseTime sera présent aux côtés de leaders d'opinion de TD Bank et Mitratech pour une table ronde axée sur la technologie, Devancez le troupeau : Les avantages d'une technologie concurrentielle en matière de rétention, le 15 août 2022, de 3:15-4:00 pm CT.
Ce blog a été rédigé et soumis pour publication au blog Mitratech par WiseTime, un précieux sponsor d'Interact 2022.
Pour en savoir plus sur WiseTime, visitez le site : WiseTime - Le chronométrage autonome pour les avocats
Pour en savoir plus sur les sponsors Interact de Mitratech, veuillez consulter le site : Sponsors - Conférence des utilisateurs Mitratech Interact 2022 (cvent.com)
