Alors que certains indicateurs économiques pointent vers une possible récession, le moment est venu de s'assurer que vos fournisseurs, vendeurs et partenaires disposent des pratiques de résilience commerciale nécessaires pour faire face à la tempête financière et atténuer le risque d'interruption des services ou des livraisons qui en résulterait. Si un vendeur ou un fournisseur ne répond pas à ses attentes financières, il peut être contraint de licencier des employés, d'annuler des contrats ou d'ajuster ses efforts de développement commercial ou ses investissements.
Même si l'économie ne se dirige pas vers un ralentissement, la mise en place de procédures solides de résilience commerciale des tiers peut préparer votre organisation à d'autres perturbations potentielles. Pour vous aider à évaluer vos processus, voici cinq bonnes pratiques pour évaluer la résilience commerciale des vendeurs et des fournisseurs tiers.
1. Intégrer et appliquer des mesures relatives à la disponibilité, à la livraison et à la continuité des activités dans le contrat du fournisseur
Le processus d'accord et de gestion des niveaux de service, des délais de livraison et des processus de continuité des activités avec les vendeurs et les fournisseurs peut s'avérer assez complexe. Tout commence par le contrat. Les méthodes manuelles d'accord sur les termes, de suivi des modifications des dispositions clés et de diffusion pour approbation conduiront presque certainement à des indicateurs de performance clés (KPI) non atteints et compliqueront les discussions sur le renouvellement des contrats. C'est pourquoi il est essentiel d'automatiser le cycle de vie des contrats, depuis leur distribution et leur discussion jusqu'à leur conservation et leur révision. Une solution de gestion du cycle de vie des contrats permet
- Centraliser le suivi de tous les contrats et de leurs attributs, tels que le type, les dates clés, la valeur, les rappels et l'état.
- Offrir des capacités de flux de travail (basées sur l'utilisateur ou le type de contrat) pour faire progresser efficacement le contrat tout au long de son cycle de vie.
- Automatiser les rappels et les avis de retard pour rationaliser l'examen des contrats
- Centraliser les discussions sur les contrats, le stockage et le suivi des commentaires - avec des traces d'audit de tous les accès
- Assurer le suivi du contrôle des versions afin que toutes les parties examinent la version actuelle du contrat.
- Migrer le contrat complété vers une plateforme d'évaluation des risques pour une due diligence complète
La simplification du processus de gestion et de suivi des contrats avec les fournisseurs, des lignes rouges, des dates et d'autres attributs clés permet de s'assurer que les principales dispositions en matière de disponibilité, de livraison ou de continuité des activités sont bien gérées dès le début de la relation. Les accords de niveau de service (SLA) et les indicateurs clés de performance (KPI) peuvent ensuite être extraits du contrat pour un examen et une gestion continus, ce qui permet de disposer d'un référentiel central pour suivre de manière proactive les indicateurs clés. Si un fournisseur n'est pas en mesure de respecter ses engagements en raison de difficultés financières, les dispositions contractuelles convenues peuvent contribuer à atténuer l'impact sur votre entreprise.
2. Établir le profil et le niveau des tiers pour comprendre la criticité
Savoir quels vendeurs et fournisseurs tiers sont essentiels à vos activités est une étape importante dans l'évaluation de votre exposition au risque en cas de défaillance. Si un vendeur/fournisseur contribue directement à la fourniture de services ou de produits à vos clients, tenez compte des critères de hiérarchisation suivants :
- Lieu : Existe-t-il des considérations juridiques ou réglementaires spécifiques (par exemple, des mesures supplémentaires de protection des données pour le GDPR) ? Sont-ils exposés à des risques géopolitiques ou situés dans une zone sujette à des catastrophes naturelles qui pourraient nécessiter des sites de basculement ?
- Processus et données : Le tiers est-il en contact direct avec les processus en rapport avec le client ? Interagit-il avec les données protégées de vos clients ?
- Dépendances à l'égard des tiers : Existe-t-il des accords de sous-traitance ou le tiers est-il fortement dépendant d'un fournisseur de technologie particulier dequatrième partie(ce qui indique un risque de concentration) ?
- Situation financière et réputation : Le vendeur/fournisseur est-il en bonne santé financière et jouit-il d'une bonne réputation ?
Un processus efficace de hiérarchisation et de catégorisation vous permet de calculer le risque inhérent, tout en déterminant l'étendue et la fréquence des évaluations en cours et des autres efforts de diligence raisonnable.
3. Évaluer les pratiques de résilience des entreprises tierces par rapport aux cadres de bonnes pratiques
Une fois que les fournisseurs tiers sont intégrés et qu'une évaluation du risque inhérent a été réalisée pour déterminer la criticité, vous devez alors évaluer le tiers par rapport à un cadre normalisé de résilience de l'entreprise. Les normes NIST, ISO, SIG et autres incluent des dispositions relatives à la résilience des entreprises dans leurs cadres. Une solution d'évaluation de la résilience des entreprises permet
- Offrir de la flexibilité dans les modèles d'évaluation, en faisant correspondre automatiquement les réponses au cadre pour mesurer les meilleures pratiques ou la conformité.
- Générer automatiquement un registre des risques à l'issue de l'enquête afin que vous puissiez voir et prioriser les contrôles tiers manquants ou peu performants.
- Identifier les valeurs aberrantes dans les évaluations qui pourraient justifier un examen plus approfondi
- Automatiser les actions basées sur les résultats de l'évaluation, par exemple en augmentant la note de risque ou en lançant un processus d'analyse.
- Fournir des recommandations de remédiation pour aider le tiers à atténuer un risque ou une défaillance de contrôle.
- Cartographier les relations entre les4e et 5e parties, en montrant les dépendances et les flux d'informations.
Les évaluations de la résilience des entreprises par des tiers doivent être effectuées régulièrement, et pas seulement au début d'une relation, afin de s'assurer que les plans du fournisseur sont à jour.
4. Surveiller en permanence les tiers pour détecter les perturbations financières et opérationnelles
Les évaluations ponctuelles sont une partie précieuse et nécessaire de la gestion des risques liés aux tiers, mais beaucoup de choses peuvent se produire entre les évaluations régulières. C'est pourquoi vous devez suivre et analyser en permanence les sources publiques et privées d'informations commerciales et financières des fournisseurs, en plus des données relatives à la cybersécurité, afin de valider les réponses aux évaluations. Les sources les plus courantes sont les suivantes :
- Cyber : Forums criminels ; pages en oignon ; forums d'accès spécial sur le dark web ; flux de menaces ; sites de collage d'informations d'identification divulguées ; communautés de sécurité ; dépôts de code ; bases de données de vulnérabilités ; historique des violations de données.
- Actualités des entreprises : Activité de fusion et d'acquisition, mises à jour commerciales, nouvelles négatives, informations réglementaires et juridiques, mises à jour opérationnelles.
- Finances : Changements organisationnels et performances financières, chiffre d'affaires, pertes et profits, fonds des actionnaires, liquidités.
- Réputation : Listes de sanctions, profils de personnes politiquement exposées
Le défi auquel de nombreuses organisations sont confrontées lorsqu'elles tentent de surveiller leurs fournisseurs est le nombre considérable de sources de données qui nécessitent une curation manuelle régulière. Une solution consolidée de surveillance des risques liés aux tiers rassemblera les données provenant de ces sources et s'intégrera aux plateformes d'évaluation pour valider les résultats. Une approche plus automatisée vous aidera à être plus proactif dans la détection des perturbations potentielles des activités des tiers ou des problèmes financiers et à prendre les mesures appropriées avant que votre entreprise ne soit affectée.
5. Mettez de l'ordre dans vos affaires
Avant de demander aux vendeurs et aux fournisseurs leur plan de résilience, assurez-vous que votre entreprise en a un en place. Les éléments clés d'un plan de résilience et de continuité des activités sont les suivants :
- Inventaire des fournisseurs et des actifs : C'est ici qu'un plan de hiérarchisation et de profilage est utile.
- Procédures de continuité des activités :
Identifier la gravité des pannes ou des défaillances et documenter les plans de mise en œuvre des réponses. - Plan de communication en cas de perturbations :
Dresser des listes de contacts internes et de tiers pour les tenir à jour en fonction de l'évolution de la situation. - Plans de basculement ou de sauvegarde : Quels sont les plans, quand les mettre en œuvre et ce qui constitue une opération normale.
- Délais : Définir le rétablissement et le retour aux opérations.
Le plan de continuité et de résilience de votre organisation doit être régulièrement revu par une équipe pluridisciplinaire afin de s'assurer qu'il est à jour et pertinent pour toutes les parties de l'entreprise. Il est important de noter qu'un plan de résilience est tout aussi utile en cas de catastrophe naturelle, de pandémie, de rupture avec les fournisseurs, de problème financier ou d'incident de cybersécurité tel qu'une attaque par ransomware.
Prochaine étape : Télécharger le questionnaire gratuit sur la résilience opérationnelle et financière des tiers
Pour vous aider, vous et votre équipe, à déterminer les pratiques de résilience commerciale de vos vendeurs et fournisseurs (et à renforcer les vôtres), nous avons élaboré un questionnaire en 10 questions pour évaluer les risques opérationnels et financiers. Le questionnaire est spécialement conçu pour déterminer si les tiers ont mis en œuvre les mesures de résilience commerciale nécessaires pour maintenir leurs activités pendant les récessions et autres perturbations économiques. L'enquête peut également être adaptée pour répondre aux exigences et aux politiques spécifiques de votre organisation. Nous proposons également d'autres modèles de ressources sur la résilience des entreprises afin d'aborder des questions plus générales sur la résilience.
Téléchargez le questionnaire sur la résilience opérationnelle et financière des tiers ou planifiez une démonstration
dès aujourd'hui pour savoir comment Prevalent peut vous aider.
Note de la rédaction : Ce billet a été publié à l'origine sur Prevalent.net. En octobre 2024, Mitratech a acquis l'entreprise Prevalent, spécialisée dans la gestion des risques pour les tiers et dotée d'une intelligence artificielle. Le contenu a depuis été mis à jour pour inclure des informations alignées sur nos offres de produits, les changements réglementaires et la conformité.
